論企業(yè)檔案管理社會化問題

楊良

摘 要：改革開放以來，越來越多的企業(yè)從原來的幾個人，擴展到現(xiàn)在成百上千個人，規(guī)模也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式也越來越制約企業(yè)的發(fā)展。在全球經(jīng)濟快速發(fā)展的趨勢下，企業(yè)檔案社會化成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)為了提高發(fā)展速度、管理水平、降低管理成本，將檔案交給社會中專門從事檔案管理服務的機構(gòu)進行管理。這也就衍生出企業(yè)檔案管理社會化的問題，本文從檔案管理社會化問題進行分析，探討檔案管理社會化必然性、可行性和表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵字：檔案管理；社會化；問題

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等方面的信息，記錄著企業(yè)發(fā)展的歷史，對于每個企業(yè)而言，檔案發(fā)揮著不容忽視的作用。隨著企業(yè)改革的進一步推進，傳統(tǒng)的高度依附人事檔案管理的模式，越來越不能適應現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展。為了適應市場經(jīng)濟下建立的發(fā)展潮流，我國企業(yè)的改革可以借鑒國外先進的管理技術(shù)，如檔案管理社會化，將企業(yè)檔案管理從企業(yè)中剝離出來，交由專門的部門負責，形成新型的管理制度。

1.企業(yè)檔案管理社會化的必然性

現(xiàn)代企業(yè)制度下，需要企業(yè)檔案管理做出與時俱進的創(chuàng)新，以便為企業(yè)發(fā)展做出高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務，推進檔案社會化建設。

1.1 統(tǒng)籌社會資源，優(yōu)化資源配置

隨著經(jīng)濟的市場化，員工也從原有的終身制變?yōu)榱似赣弥?，加大員工自由度的同時，也為企業(yè)檔案管理工作增加了負擔。檔案管理社會化，有效的實現(xiàn)了社會分工細化，利用外界的資源為自身服務，不僅可以減少企業(yè)資金和成本的投入，而且提高了檔案的利用率，為更多的人提供就業(yè)機會，促進社會共同進步。在選擇檔案管理機構(gòu)時可以提高資源利用率，統(tǒng)籌社會資源，達到共贏的目的，實現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置。這不僅是社會的需要，也是企業(yè)和人事單位的需要。

1.2 節(jié)約成本，提高利用率

現(xiàn)在企業(yè)的競爭是人才和科技的競爭，科技、人才、時間共同構(gòu)成了經(jīng)濟的要素，企業(yè)要在競爭激烈的市場中脫穎而出，就需要有便捷、高效的檔案管理為保障。原有的人事檔案管理中有“不規(guī)范、分散性”等特點，給職工管理帶來很大的困難，制約了人才的流通。同時，管理中存在檔案管理利用率低，消耗的費用高等問題，將企業(yè)檔案管理社會化，委托專門的機構(gòu)管理檔案，可以有效的節(jié)約成本。同時社會上檔案管理機構(gòu)可以提供專門化、規(guī)范化、科學化的服務，即調(diào)高了檔案的利用率，也降低了企業(yè)的成本，既可以推動企業(yè)的自身發(fā)展，又能實現(xiàn)檔案達的雙重利用，達到雙贏。

1.3 現(xiàn)代化企業(yè)建設的重要內(nèi)容

現(xiàn)代化企業(yè)的建設包含多方面的內(nèi)容，檔案管理是其中重要的組成部分。在競爭激烈的市場經(jīng)濟浪潮下，企業(yè)必須裁掉制約企業(yè)發(fā)展的無關(guān)部門，輕裝上陣。我國是法治大國，為了維護職工的勞動權(quán)益，將職工檔案從企業(yè)中分離出來，交由專門的負責機構(gòu)進行管理。因此要適應新時期經(jīng)濟發(fā)展的需求，我們就要進行檔案管理創(chuàng)新，進行檔案管理社會化。

2.企業(yè)檔案管理可行性分析

2.1 外包手段的出現(xiàn)

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作規(guī)模也在不斷地擴大，企業(yè)需要投入大量的人力和物力保證企業(yè)檔案管理工作進行。這種“勞民傷財”的管理模式，與當前時代背景下的企業(yè)發(fā)展目標相違背，增加了企業(yè)的負擔，長此以往，對企業(yè)的發(fā)展非常不利。必須通過一些方式對其改革，外包形式出現(xiàn)了。外包業(yè)務的出現(xiàn)，解決了檔案管理工作難的特點，企業(yè)將檔案通過外包的形式承包給社會上專門機構(gòu)，它不僅可以科學化進行管理檔案，而且可以便捷有效的進行管理，減少了企業(yè)資本的投入，提高了檔案利用率和企業(yè)競爭力。

2.2 科學信息技術(shù)化

社會化的本質(zhì)即為信息化，現(xiàn)代的時代是信息的化的時代，信息技術(shù)遍布于世界各個角落，同時滲透到生活、工作的方方面面，它也為企業(yè)檔案的管理工作提供了一定的技術(shù)支持。企業(yè)將人事檔案委托給專門的機構(gòu)管理，這樣不僅保證檔案的真實性和安全性，也減少了企業(yè)負擔，雙方只要依靠簡單的信息工具，就可以進行交流。既為企業(yè)提供了快捷、高效、科學的管理服務，同時又通過先進的信息化和科學化的手段對檔案進行管理。企業(yè)不需要花費大量資金的情況下，時時了解到檔案內(nèi)容與動態(tài)。

2.3 健全機構(gòu)與中介服務

在加快提升檔案管理空間、中介公司建設步伐和檔案信息服務水平的同時，我們還要努力推進相關(guān)法律法規(guī)制度。市場經(jīng)濟又是法制經(jīng)濟，我們在推進檔案管理工作社會化的同時也要出臺相應制度，使建設進程在法律軌道內(nèi)運行。我國出臺的相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定了中介機構(gòu)的義務和權(quán)力，保證了企業(yè)檔案管理工作的合法權(quán)益。檔案管理社會化有法律依據(jù)依靠，也為檔案管理社會化提供了支撐。經(jīng)濟的快速發(fā)展，促進了中介市場不斷改革，在服務形式和服務內(nèi)容上都有了很大的明顯，與之前相比都有了很大的提高，更加的科學化和規(guī)范化。通過這些方式保證社會發(fā)展對企業(yè)檔案的需要，更好的為企業(yè)與社會發(fā)展服務。在這方面，政府和企業(yè)在積極轉(zhuǎn)變觀念的同時，也要善于借鑒一些大國家的經(jīng)驗，在經(jīng)濟的建設中少走彎路，加快改革步伐。

3.企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)形式

3.1 集中統(tǒng)一的管理形式

現(xiàn)在我國檔案社會化的主要表現(xiàn)形式是統(tǒng)一集中管理，這同以前企業(yè)檔案管理社會化使用過得管理手段相比，主要以下幾點優(yōu)勢：首先，通過統(tǒng)一的管理模式，可以減少企業(yè)當中不必要的資金輸出，降低企業(yè)管理成本，提升便捷性；其次，在傳統(tǒng)的管理模式中，按照文化程度進行劃分，不僅會影響到企業(yè)檔案管理工作的有效性，也會影響到企業(yè)的未來發(fā)展；最后，集中統(tǒng)一社會化檔案管理，解決了企業(yè)檔案管理工作混亂和效率低等問題，使檔案管理工作走上專業(yè)化和集約化的道路。

3.2 集約化管理

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)信息管理資產(chǎn)和知識產(chǎn)權(quán)的重要組成部分，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)等工作環(huán)節(jié)是否順利進行。社會化檔案管理模式不僅能保證檔案的真實性、可靠性、穩(wěn)定性，同時也減少了管理力度，保證企業(yè)其他工作的順利進行。傳統(tǒng)的管理一般只有一套計算機系統(tǒng)，沒有科學的管理辦法，加之企業(yè)人事流動較大，這都增加了企業(yè)檔案管理的負擔。企業(yè)通過管理集約化，通過網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)管理，大大增加了工作效率。隨著科學技術(shù)不斷應用，集約化管理模式越來越完善，檔案管理工作更加高效、快捷、安全、方便。

3.3 杜絕自帶檔案的現(xiàn)象

很多企業(yè)對檔案管理不重視，允許自帶檔案，往往會造成人員檔案難管理以及檔案丟失等現(xiàn)象。但檔案對于個人來說又是十分重要的，實行檔案社會化管理不僅確實保證了人員的切身利益，也避免了一些檔案管理中不良現(xiàn)象。

4 結(jié)語語

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的管理模式已不能滿足時代的需求。新型企業(yè)的崛起需要快速、高效的檔案管理模式，適應經(jīng)濟的快速發(fā)展。檔案管理社會化的模式，投入少，專業(yè)化程度高，整體檔案的質(zhì)量及管理科學化程度高，對于企業(yè)的發(fā)展來說是一個不錯的選擇。實行檔案管理社會化，不僅推動了我國企業(yè)檔案管理發(fā)展，而且為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了重要參考依據(jù)。

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