淺談在智慧城市載體上構(gòu)建智慧城建檔案館

楊曉華

奎屯市作為新疆“智慧城市”的試點(diǎn)城市，堅(jiān)持信息化引領(lǐng)戰(zhàn)略，實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，建立城市公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和城市公共信息平臺(tái)?？褪谐鞘薪ㄔO(shè)檔案館館藏檔案的信息內(nèi)容含蓋了城建建設(shè)的管理信息、房屋建筑信息、城市基礎(chǔ)設(shè)施（地上建筑與地下管線、地下構(gòu)筑物）、城市土地使用、城市規(guī)劃及城市歷史等大量信息，這些信息直接支撐著城市的運(yùn)轉(zhuǎn)，是城市可持續(xù)發(fā)展的基本保證與寶貴資源，是政府決策的極為重要的依據(jù)，同時(shí)還直接關(guān)系到每個(gè)人的生存空間、生存環(huán)境，其本身就是城市公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的組成部分，也是城市公共信息平臺(tái)建設(shè)的重要內(nèi)容。緊緊抓住“智慧城市”建設(shè)的契機(jī)，轉(zhuǎn)換管理模式構(gòu)建“智慧檔案館”是奎屯市城建檔案館未來(lái)發(fā)展方向。

中辦發(fā)[2014]15號(hào)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中明確要求檔案機(jī)構(gòu)要“建立健全人防、物防、技防‘三位一體的檔案安全防范體系”，確保案安全。筆者認(rèn)為智慧檔案館=數(shù)字檔案館+三位一體+互聯(lián)網(wǎng)。

1依托數(shù)字城建檔案館、智慧城市平臺(tái)實(shí)現(xiàn)城建檔案館建設(shè)全面升級(jí)

1、數(shù)字化城建檔案館是實(shí)現(xiàn)智慧城建檔案館的基礎(chǔ)和前提

數(shù)字檔案館以數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)傳統(tǒng)載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和傳播。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，使檔案信息得以脫離傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字及電子形態(tài)存儲(chǔ)、傳播與利用，給檔案工作帶來(lái)革命性變革[1]。智慧檔案館在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，通過(guò)各類采集終端和各類有線、無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，隨時(shí)采集環(huán)境信息、物體動(dòng)態(tài)信息，增強(qiáng)智慧檔案館信息獲取、實(shí)時(shí)反饋和隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力，充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和檔案館運(yùn)行的信息，從而對(duì)于包括檔案收集、管理、利用、存儲(chǔ)、監(jiān)督等活動(dòng)在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件，為檔案管理和信息開(kāi)發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。

2、智慧城市是智慧城建檔案館重要載體

智慧城市背景下，IT基礎(chǔ)設(shè)施實(shí)現(xiàn)集約化，IT服務(wù)實(shí)現(xiàn)計(jì)量化，對(duì)數(shù)據(jù)的感知實(shí)現(xiàn)全面化，對(duì)信息的管理實(shí)現(xiàn)智能化，社會(huì)知識(shí)服務(wù)越發(fā)個(gè)性，城市管理運(yùn)作更加協(xié)同。在前期建設(shè)完善數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息化進(jìn)行深化，對(duì)館藏資源的管理進(jìn)行精細(xì)化，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行全面感知化，對(duì)檔案信息服務(wù)進(jìn)行知識(shí)化。有效地管理智能檔案系統(tǒng)，使檔案信息資源能夠很好地融入到智慧城市建設(shè)中，在確保其正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，讓市民和社會(huì)組織享受到檔案信息化帶來(lái)的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。對(duì)電子政務(wù)而言，智慧檔案館可以以方便公眾辦事、提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，為黨政機(jī)關(guān)和基層組織提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺(tái)，促進(jìn)公共事務(wù)的協(xié)同辦理，進(jìn)一步提高公共服務(wù)的便捷性。從而帶給用戶最好的體驗(yàn)，服務(wù)智慧城市建設(shè)，服務(wù)社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)城建檔案館建設(shè)的全面升級(jí)。

2智能管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“三位一體”的檔案安全防范體系

1、庫(kù)房管理現(xiàn)狀

奎屯市城建檔案館位于將要打造成4A級(jí)景區(qū)的奎屯市西公園內(nèi)，建筑風(fēng)格為現(xiàn)代中式建筑風(fēng)格，建筑層數(shù)為地上二層、局部三層，地下一層，結(jié)構(gòu)形式為框架結(jié)構(gòu)?？褪谐墙n案館檔案庫(kù)房由紙質(zhì)檔案庫(kù)及電子檔案庫(kù)組成。目前對(duì)檔案庫(kù)房的管理仍處于手工管理階段，隨著奎屯市城市的發(fā)展，每年竣工的工程資料不斷增加，對(duì)庫(kù)房恒溫、恒濕及安防設(shè)備要求也不斷增加，庫(kù)房管理壓力不斷增大，對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)備智能化管理的需求日漸迫切。

隨著智能技術(shù)廣泛普及、辦公自動(dòng)化的推廣完善，檔案庫(kù)房管理將進(jìn)一步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案的利用需求更加廣泛，對(duì)檔案資源的豐富程度、開(kāi)放程度及安全利用手段的現(xiàn)代化程度提出了更高的要求。

2、檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)

檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)切實(shí)為智慧城建檔案保駕護(hù)航，主要涉及檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)，檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)，檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)，實(shí)體檔案管理系統(tǒng)，庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)，庫(kù)房消防安全系統(tǒng)等系統(tǒng)。從電子檔案到實(shí)體檔案的收集、管理、存放、利用的一體化管理，借助PDA、條碼掃描槍等信息手段實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查看庫(kù)房管理設(shè)備的所有工作參數(shù)，如故障記錄、歷史數(shù)據(jù)、運(yùn)行曲線等，無(wú)需去實(shí)際庫(kù)房而進(jìn)行遠(yuǎn)程參數(shù)設(shè)置、設(shè)備啟停、語(yǔ)音報(bào)警等等動(dòng)作，從而提高工作效率，保證了庫(kù)房安全和檔案生存環(huán)境。

檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)將庫(kù)房所有檔案密集架智能化、一體化管理，集手動(dòng)、電動(dòng)、計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、移動(dòng)終端、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制五種控制方式于一體，受檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)一體化管理。由計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、電子控制系統(tǒng)和機(jī)械傳動(dòng)控制系統(tǒng)三部分組成。五種控制方式各自獨(dú)立，互不影響，且互相保護(hù)。并以人性化的設(shè)計(jì)為理念，智能化控制系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)化管理模式為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)宏觀自動(dòng)化架體控制、自動(dòng)人體保護(hù)、環(huán)境調(diào)節(jié)、資料的無(wú)序存放有序管理，通過(guò)檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案信息無(wú)縫對(duì)接，依據(jù)數(shù)字化檔案信息可查詢紙質(zhì)檔案最小存儲(chǔ)單元，引導(dǎo)資料提取及網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享。

3三網(wǎng)建設(shè)融入“智慧城市”

智慧城建檔案館通過(guò)辦公內(nèi)網(wǎng)（Intranet）、政務(wù)外網(wǎng)（Extranet）、互聯(lián)網(wǎng)（Internet）使城建檔案服務(wù)理念融入智慧城市的建設(shè)理念，城建檔案應(yīng)用系統(tǒng)融入智慧城市的公共信息服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，利用門(mén)戶網(wǎng)站、全疆城建檔案監(jiān)控平臺(tái)積極開(kāi)展“政務(wù)公開(kāi)”和“網(wǎng)上辦事”，公開(kāi)現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，建立政府、社會(huì)公眾暢通的城建檔案利用渠道。

1、內(nèi)網(wǎng)（Intranet）

內(nèi)網(wǎng)為辦公網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)接收和管理數(shù)字資源，將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工組織和存儲(chǔ)；向館內(nèi)用戶發(fā)布信息，并提供檢索等服務(wù)；支持館內(nèi)日常辦公；向政府外網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)提供需要的數(shù)據(jù)資源；進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理與維護(hù)。

2、政務(wù)外網(wǎng)（Extranet）

負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)城建檔案監(jiān)控平臺(tái)、查詢共享平臺(tái)進(jìn)行接收檔案信息資源；向政府專網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)，提供檢索、異地備份等服務(wù)。

3、互聯(lián)網(wǎng)（Internet）

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)城建檔案館網(wǎng)站及檔案信息服務(wù)平臺(tái)，向Internet用戶提供信息服務(wù)，提供檢索、演示等服務(wù)。

奎屯市智慧城建檔案建設(shè)按OAIS參考模型構(gòu)建“電子文件管控系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)信息包的存儲(chǔ)管理；通過(guò)數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制、信息發(fā)布管理等功能實(shí)現(xiàn)電子文件/檔案的授權(quán)、安全訪問(wèn)與利用；整個(gè)系統(tǒng)的各環(huán)節(jié)在“用戶身份驗(yàn)證與權(quán)限控制”的管理、組織與控制之下高效運(yùn)行。并通過(guò)新疆維吾爾自治區(qū)自治區(qū)的政務(wù)網(wǎng)，奎屯市城建檔案館的工程報(bào)送情況實(shí)時(shí)的上傳新疆維吾爾自治的城建檔案監(jiān)察平臺(tái)，對(duì)奎屯市的建設(shè)工程歸檔情況進(jìn)行政務(wù)公開(kāi)、誠(chéng)信公開(kāi)、曝光。同時(shí)，定期將城建檔案結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)的資源進(jìn)行異地備份到自治區(qū)。

檔案服務(wù)理念融入智慧城市的建設(shè)理念智慧城市建設(shè)尤其注重以人為本、市民參與、社會(huì)協(xié)同的開(kāi)放創(chuàng)新空間的塑造以及公共價(jià)值與獨(dú)特價(jià)值的創(chuàng)造[2]。智慧城市框架下的檔案服務(wù)理念也要與智慧城市相一致，要從用戶需求出發(fā)，不僅要形成一個(gè)豐富的檔案服務(wù)體系，更重要的是還要加強(qiáng)與用戶之間的交流，增大用戶的參與度。與數(shù)字檔案館相比較，智慧檔案館的服務(wù)范圍更加廣泛，要利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及手機(jī)閱讀提供檔案信息服務(wù)，建立一個(gè)以用戶為中心的，多元化、多平臺(tái)的全面完整的檔案服務(wù)平臺(tái)。另外，智慧檔案館還通過(guò)維基、微博、LivingLab等工具和方法強(qiáng)化用戶參與，不斷推動(dòng)用戶創(chuàng)新、開(kāi)放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新，以人為本實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展[3]。

參考文獻(xiàn)

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[3]方雪.智慧城市背景下的檔案信息化[J].管理觀察，2014，13：51-52.