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    事業(yè)單位檔案管理存在的問題

    2016-03-21 08:21:28李長麗
    卷宗 2016年1期
    關鍵詞:事業(yè)單位管理發(fā)展

    李長麗

    摘 要:對于事業(yè)單位來說,他們的信息就是所儲存的檔案,因為檔案上記錄著事業(yè)單位的一切信息。為使事業(yè)單位能發(fā)展的更好,我們就要對檔案進行管理。本文主要介紹的就是事業(yè)單位中檔案管理出現(xiàn)的問題以及如何處理這些問題。

    關鍵詞:事業(yè)單位;管理;發(fā)展

    這是一個信息的時代,對于一個事業(yè)單位來說,跟隨著時代的潮流走是很重要的,所以事業(yè)單位檔案是很重要的。但是現(xiàn)在的事業(yè)單位都不是很重視檔案管理這個問題,導致了事業(yè)單位得發(fā)展停滯不前。

    1 淺析事業(yè)單位中檔案管理的重要性

    在現(xiàn)在這個信息飛速發(fā)展的時代,信息的重要性越發(fā)的凸顯了出來,在一個事業(yè)單位中,檔案主要的任務就是進行記錄一些重要的信息,然后進行保存,等到有用的時候再拿出來,它的作用就是保存信息,方便以后的查詢。檔案可以說是對事業(yè)單位的一個整體的記錄,不論是它的工作方式還是工作計劃都有詳細的記錄,而這些東西都是事業(yè)單位重要的私密,是不能提前泄露出去的,所以保護檔案的安全很重要。除此之外,對檔案進行很好地整理和分類對事業(yè)單位的發(fā)展還是很有利的。所以,檔案管理對事業(yè)單位是很重要的。

    2 簡述事業(yè)單位出現(xiàn)的問題

    2.1 記錄檔案的方式很落后

    檔案最基本的作用就保證所記錄信息的正確性,以及檔案要能長期完好保存,但是在現(xiàn)在很多的事業(yè)單位在進行記錄檔案的時候依舊用最原始的方法,用筆在紙上進行記錄,這種方法的效率非常低,正確性也得不到保證,最主要的就是這種檔案是最不安全的,容易出現(xiàn)意外,導致出現(xiàn)檔案遺失的情況,所以,這種傳統(tǒng)的方法比較落后。

    2.2 事業(yè)單位高層對檔案管理沒有足夠的重視

    事業(yè)單位是盈利性的組織,它的存在意義就是為了盈利,而檔案管理沒有明顯的盈利,所以很多事業(yè)單位得高層領導都不是很重視檔案管理,他們認為,檔案管理只是為了記錄一點小事,對事業(yè)單位沒有明顯的貢獻,所以對檔案的建立不重視。這主要的原因就是高層沒有真正理解檔案的重要性。

    2.3 缺乏專業(yè)性人才

    對于每一個事業(yè)單位來說,檔案的建立是少不了的,為了事業(yè)單位以后的發(fā)展,如何建立檔案就變得很重要了。檔案建立的方式與事業(yè)單位的發(fā)展有著很重要的作用,而這種檔案建立的方式是需要專人來進行親自操作的,但是在現(xiàn)在,檔案的重要性還不是每個人都能看清的,所以就出現(xiàn)了非專業(yè)人才來進行記錄檔案,這種事情的后果就是檔案資料缺失、檔案資料泄漏,等等,嚴重的影響了檔案的建立。

    3 事業(yè)單位對檔案管理的提升措施

    3.1 引進新技術來進行記錄

    傳統(tǒng)檔案的記錄方式是用筆在紙上進行記錄,然后進行分類儲存,但是這種記錄檔案的方式已經(jīng)過時了,它有很多的缺點,例如:記錄的信息不完全;記錄的效率慢;儲存的時間不是很長;最主要的就是不能經(jīng)受住意外的發(fā)生?,F(xiàn)在不同了,隨著信息技術的發(fā)展,我們已經(jīng)開始用計算機來代替紙筆進行檔案的記錄了,它的好處就是記錄的信息完全;效率快;不受外界環(huán)境的影響。

    3.2 使得高層了解檔案的重要性

    檔案建設的好壞主要看的就是事業(yè)單位高層人員得態(tài)度,有好的態(tài)度檔案的建設才會被得到重視,所以讓高層人員了解檔案的重要性,認識都檔案對事業(yè)單位所帶來的好處是巨大的,只要有好的檔案,事業(yè)單位才能扎實好的基礎,才能有更好的發(fā)現(xiàn)潛力。

    3.3 培養(yǎng)專業(yè)性的人才

    在現(xiàn)在很多的事業(yè)單位對檔案的建立都不是很重視,因為檔案所帶來的利益是不明顯的,因此,對于檔案管理這方面的人才事業(yè)單位都沒有進行培養(yǎng),使得這種人才變得越來越少。但是檔案的建立在現(xiàn)在來說,它變得越來越重要了,它需要專業(yè)的人才來進行檔案的記錄,使得檔案更加的規(guī)范化。所以我們要開始培養(yǎng)專業(yè)的人才,使得這些人才能很快的掌握技術,來幫助事業(yè)單位進行檔案管理。

    4 總結

    隨著信息時代的到來,人們都已經(jīng)認識到了信息的重要性,尤其是對于事業(yè)單位來說,信息就變得尤為重要了。事業(yè)單位記錄信息的方法主要就是以檔案的形式進行記錄,使得信息能很好地進行處理和保留。檔案的管理對于事業(yè)單位的發(fā)展是很重要的,做好檔案的管理工作,會使得事業(yè)單位在以后的發(fā)展中立于不敗之地。

    參考文獻

    [1]聞武.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策[J].行政事業(yè)資產與財務.2011(22).

    [2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導報.2011(20).

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