科技工作程序對于科技檔案管理的作用與意義

李江

摘 要：檔案，是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是歷史的存照，也是生產建設活動的豐富資料的來源，檔案按照內容分有科技檔案和專門檔案等，各類檔案管理方法不盡相同，任何科技檔案的生產都有一定的邏輯程序，這種邏輯程序對于科技文件的歸檔及檔案管理有著重要的意義與作用，科技文件的歸檔時間與歸檔范圍的確定與選擇，同時也是建立科技文件的文卷、歸檔的質量、收集工作、日后利用工作的依據。而最為重要的是，可以從科技工作程序中使科技檔案形成規(guī)律。

關鍵詞：檔案的形成；科技檔案管理；檔案的規(guī)律

我們知道，科技檔案是在科技、生產活動中直接形成的，具有保存價值的科技文件。換言之，科技檔案就是伴隨著科技生產活動的進行而形成的直接記錄，它客觀反映出了科技生產工作的進程?？萍忌a活動是遵循一定的邏輯秩序的，這個邏輯秩序雖然都有一個發(fā)生、發(fā)展與結束的過程，但具體到不同科技項目（工程、產品和科研項目等）都有具體的程序上的差異，科技檔案作為一種具有依據和憑證作用的文件記錄，必然要再現記錄對象的工作程序，也即是還原出自身的形成秩序。

科技工作程序是科技檔案產生的母體和形成的基本線索，特定的程序產生特定的科技檔案，因此從科技檔案管理的角度看，科技工作程序會影響到科技檔案管理的全過程，只是這種影響的隱顯程度不同罷了，筆者經過長期的分析探討和調查研究，發(fā)現它對于科技檔案工作的影響主要體現在如下方面。

1 科技工作程序影響到科技文件歸檔時間的選擇

在實際工作中，有人認為管理檔案是檔案員的事，這種說法是錯誤的，因為產生檔案的內容并不是檔案員產生?？萍嘉募w檔不是為了管檔案，而是為了以后更好地利用檔案。所以選擇適當的歸檔時間是非常重要的。如果過早地建立科技檔案，而科技文件正在實施中，必然會使相關業(yè)務部門的業(yè)務工作受到干擾，影響科技部門對科技文件的使用，使得歸檔工作既得不到業(yè)務部門的積極配合，又無法保證科技文件歸檔的完整性。歸檔過晚， 科技工作結束或告一段落，科技文件就會因為長時間在業(yè)務部門存放，而發(fā)生文件丟失、損壞，甚至造成失密、泄密事件的事情發(fā)生，從而不利于單位和國家的利益。也會因時間過長而增加科技檔案部門接收在文件形成部門負擔。因此， 選擇適當的科技文件歸檔時間是非常重要的，它就要求業(yè)務部門和科技檔案管理部門在工作中總結積累一些更好管理經驗，制定出并落實科技文件的歸檔、保管、借用制度，保證科技文件歸檔資料齊全完整。

正確的科技文件的歸檔時間，對維護科技文件的完整和安全，確?？萍疾块T和科技檔案部門的正常工作都有一定的實際意義。綜合各種科技、生活和科技文件的形成的特點，其歸檔時間也有所不同，首先要考慮的是它是屬于那一類型的科技程序。不同的科技項目，它的工作程序也會有所不同，產生的科技文件歸檔時間也會不一樣。如基本建設工程檔案，通常情況下我們會依據其基本建設工作的程序，在項目竣工驗收時組織科技文件歸檔。但是，如果該項目的建設周期較長、形成文件量大，我們依然按照在竣工驗收時歸檔，那么就會造成工程前期或中期所產生的許多科技文件有散失、損壞和失密的危險，因此必須在依據基本建設工作的程序，確定在建設項目檔案資料管理工作要與工程建設進程同步進行，從項目申請立項開始至竣工驗收的全過程，建設單位應在職責范圍內對工程建設中所形成的文件、圖紙、資料，隨時進行積累、整理、立檔和保管，被采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失。也可以是一期工程結束或二期工程結束按時間段予以歸檔。

在實際工作中，對于基本建設和設備安裝，工程檔案資料是唯一的依據。工程資料是圍繞基本建設程序產生的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式載體。是要按照“適量充分、質量優(yōu)先、成分充實、機構合理”的標準，做好基本建設工程檔案工作，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。

工程檔案資料的收集和整理工作，要與項目建設進程同步，項目申請立項時，即應開始進行文件資料的積累和整理工作，項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。對于設備儀器科技文件，我們選擇在設備開箱時，檔案管理人員就要在場。箱內資料由檔案管理人員收集、整理、復印、保管、復印件供借閱使用。對于在施工中，對設計圖做小的變更，可以附上設計修改單位的“設計修改通知單”并在元施工圖加以修改、補充、即可。如有設計有重大改變，不宜再在元施工圖上修改、補充者、應重新繪制改變后的竣工圖。要及時補齊、修改，保證工程竣工圖的完整。這些歸檔時間類型的確定都是業(yè)務部門和科技檔案工作者依據科技工作程序共同在實踐中摸索和總結出來的，實踐證明這種選擇是正確、科學的。因此，無論以后我們面對怎樣的復雜檔案，只要選擇和明確科技文件歸檔的時間，就應該按照其工作程序進行。

2 科技工作程序是科技文件組卷的依據

相關業(yè)務部門在一項科技項目結束或告一段落以后文件在之后，需要進行對科技文件進行篩選和系統(tǒng)整理，并向檔案部門移交。科技檔案人員在整理進行組卷的時候是要遵循檔案項目文件的形成規(guī)和成套性的特點來組卷，文件組卷檔案不是一種隨意的文件組合，而是一組存在一定內在有機聯系、價值基本相同或相近的項目文件進行組合，也可以說一個案卷的成立它里面的文件必須保持項目文件內在有機聯系，就是進行文件組卷前，需要將沒有聯系或者內容毫不相干的文件從將要成卷的文件中取出，從而保證組卷中文件的內在聯系。。

科技工程項目形成在一些具體的環(huán)節(jié)中往往按照專業(yè)和結構劃分為許多更小的程序或環(huán)節(jié)、組織多頭進行，因此，在進行科技檔案項目文件組卷時，就是將在相關的科技工作子程序（表現為專業(yè)或結構）形成的科技文件組成為一個或多個案卷，可以根據其專業(yè)、工作內容對不同程序的文件進行科學合理的組卷，所以說，按照專業(yè)、結構組卷從某種意義上說也是無論采取那種組卷形式，都應該將需要組卷的文件合理地歸入對應的主題里或者是類別的案卷中，而案卷及案卷內的文件不能重份。

3 科技檔案項目質量要求

科技文件的質量狀況在很大程度影響和制約著科技檔案工作的水平的高低，科技文件能否收集齊全、完整，保證其準確性，并能夠得到妥善的保管，對于今后的項目產生、運行有著舉足輕重的影響，科技檔案的完整性、準確性與系統(tǒng)性是從歸檔科技文件那里直接繼承而來的。檔案不齊全，檔案員管得再好，也是廢的。因此，科技檔案部門必須對對上交的歸檔科技文件的質量狀況進行檢查，確保其完整、準確，而檢查的主要依據就是科技工作程序。

怎樣判定歸檔科技文件的完整性呢？我們在執(zhí)行中可以對照科技工作程序進行檢查?？萍嘉募偸前殡S著科技工作的進行而形成的，某個項目的科技文件歸檔，首先按照工作程序的先后。遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，應歸檔的文件要作到種類齊全，份數完整，每份文件不缺張少頁，依次排列后應編定頁號或件號，逐件登錄在卷內文件目錄上，逐個進行檢查，每一個大的工作程序所產生的科技文件是否都齊全，若發(fā)現缺少某個工作程序生成的科技文件要及時補救；其次檢查每一個程序的內容，根據每一個子程序、每一個工作環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現每一項工作內容的科技文件是否都齊全、完整。有了科技工作程序為依據，就可以保證每個項目歸檔科技文件的完整性。

保證歸檔科技文件的準確性一定要保持“兩個一致”首先表現在相關科技檔案材料之間，相互對應，彼此調諧，內容一直，其次，還要能夠如實地記載和反映科技對象的變化，同科技自身同樣可以依據科技工作程序。根據科技工作程序實際展開情況，來鑒別歸檔科技文件是否是對每一工作內容的真實寫照，是否真實反映出了科技工作進行真實場景。如果文件記載的內容與實際工作有出入，藉此可以明確其真實性有問題，然后查找原因（歷代修改和定稿的情況與過程），并找到真實的記錄文件。從筆者多年的調研得知，依據科技工作程序來鑒別歸檔文件真實性是一種非常行之有效的方法。

系統(tǒng)性要求歸檔科技文件具有良好的邏輯結構，能夠反映出文件之間的一種科學的邏輯聯系，這種邏輯聯系必須保證科技檔案證據作用的有效實現，其實質就是文件之間的有序化。要保證歸檔科技文件的序化，同樣是依據科技工作程序，科技工作程序是科學邏輯的具體化，按照科技工作的程序來組織和序化歸檔科技文件是體現一種科學邏輯的必然，也是對科技工作原貌的最準確再現，更加有利于依據憑證作用的發(fā)揮與實現。

4 科技檔案提供服務的依據

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產活動的科技文件。的根本目的是實現科技檔案的唯一依據，為了搞好科技檔案的利用工作，基層科技檔案工作者在工作實踐中逐步總結出了主動服務與現場服務的利用工作經驗，并確實起到了很好的利用效果，既充分發(fā)揮了科技檔案在科技生產與經濟工作中的作用，又得到了第一線的科技工作者和科技管理人員的一致好評。

主動服務和現場服務不能是盲目的，必須講求科學性，否則不僅不能搞好科技檔案的利用工作，反而擾亂了科技工作，其結果可能是適得其反。那么主動服務和現場服務的依據是什么呢？這就要求科技檔案管理人員熟悉和了解科技工作的進程（即科技工作程序），明確每個項目的科技生產工作進行到了哪一個程序或階段，這些階段需要什么性質性質內容的科技檔案材料，才能使主動服務和現場服務更有針對性，更能提高利用工作的效率。實踐證明，主動服務和現場服務只能依據科技工作程序，才能達到和實現提高科技檔案利用效率的初衷！