檔案管理科學(xué)化管理分析

孫亞君 吳敏

作為黨和國(guó)家工作的重要組成部分，提高檔案管理科學(xué)化水平是深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是推動(dòng)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的重大課題。提高檔案管理科學(xué)化水平，其內(nèi)涵就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理，以科學(xué)制度保障檔案管理，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作的地位和作用越來(lái)越突出，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，融入社會(huì)生活的方方面面，成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。其管理水平的高低將直接影響決策的制定，也關(guān)系著廣大人民群眾的切身利益。面對(duì)檔案管理任務(wù)越來(lái)越重、信息服務(wù)功能越來(lái)越強(qiáng)的新形勢(shì)，提高檔案管理科學(xué)化水平的要求日益緊迫。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

1、檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

2、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。

3、檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見(jiàn)，在未來(lái) 20 年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的保障體系

提高檔案管理科學(xué)化水平是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)檔案管理工作的全方位加強(qiáng)和改進(jìn)，既需要在組織領(lǐng)導(dǎo)上加大力度、強(qiáng)化措施，把提高科學(xué)化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設(shè)、能力素養(yǎng)等各個(gè)方面有新的提升，從而形成與形勢(shì)發(fā)展要求相適應(yīng)的保障體系。

（一）強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀念

提高科學(xué)化水平是檔案工作貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn)，必須著力轉(zhuǎn)變不適應(yīng)、不符合科學(xué)發(fā)展的思想觀念，著力解決影響和制約檔案工作科學(xué)發(fā)展的突出問(wèn)題，把科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)到檔案工作的方方面面。要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。增強(qiáng)安全意識(shí)，正確處理信息公開(kāi)與信息安全的關(guān)系，自覺(jué)維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定，維護(hù)人民的合法權(quán)益。增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，弘揚(yáng)改革創(chuàng)新精神，注重研究新情況、把握新規(guī)律、解決新問(wèn)題，克服因循守舊、墨守陳規(guī)的思想和做法，以新的思維對(duì)待新的形勢(shì)，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。

（二）完善相應(yīng)制度體系

加強(qiáng)制度建設(shè)、建立良性運(yùn)行機(jī)制，是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。要從宏觀立法和微觀運(yùn)行方面，完善有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，形成推進(jìn)工作創(chuàng)新、促進(jìn)科學(xué)化水平提高的制度約束和政策導(dǎo)向。從黨和政府來(lái)說(shuō)，要把推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，納入干部實(shí)績(jī)考核的重要內(nèi)容。從一個(gè)部門(mén)、單位來(lái)說(shuō)，要重視檔案管理工作，完善相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)，落實(shí)工作責(zé)任制，注重發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。具體到檔案管理部門(mén)，要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，從檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)管理制度，使整個(gè)工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)深化內(nèi)部體制機(jī)制改革，通過(guò)職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等具體措施，激發(fā)內(nèi)部潛力，增強(qiáng)工作活力，充分調(diào)動(dòng)干部職工的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

（三）提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

檔案管理是一門(mén)科學(xué)，特別是新形勢(shì)下檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)，對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。檔案管理人員不僅應(yīng)具備基本操作技能（具體包括檔案文書(shū)立卷，檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引，檔案的保護(hù)、開(kāi)發(fā)等），而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，同時(shí)還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細(xì)致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。要適應(yīng)新的形勢(shì)和要求，重視加強(qiáng)政治理論、業(yè)務(wù)知識(shí)和各類新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)能力，建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案管理隊(duì)伍。樹(shù)立“檔案工作也是生產(chǎn)力，檔案管理同樣出效益”的觀念，不斷創(chuàng)新管理方式、方法，拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅(jiān)持“人才是第一資源”，重視檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊(duì)伍，為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。

提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)的需要?，F(xiàn)在，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)及手機(jī)等新興媒體的普及程度越來(lái)越高， QQ、微博、微信等手機(jī)即時(shí)通信工具的使用率達(dá)到61. 5%?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏及應(yīng)用和傳播等都帶來(lái)了深刻變革，系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的多元化需求日益增長(zhǎng)，特別是《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》的頒布實(shí)施，賦予了公眾更多的檔案知情權(quán)，也賦予了檔案管理更大的社會(huì)責(zé)任，這對(duì)檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設(shè)以及服務(wù)功能提升，都提出了更高要求。為順應(yīng)這一新趨勢(shì)，檔案管理必須站在信息技術(shù)前沿，把握人民群眾需求的新變化，努力提高科學(xué)化水平，使其更好地服務(wù)社會(huì)、造福人民。