關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的要點(diǎn)分析

肖紅飛

摘 要：隨著我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)而成為一種必然趨勢(shì)。本文分析檔案現(xiàn)代化管理的含義和我國(guó)當(dāng)前的檔案管理存在的問(wèn)題，總結(jié)檔案現(xiàn)代化管理的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；要點(diǎn)

當(dāng)今社會(huì)，隨著科技的迅猛發(fā)展以及信息化建設(shè)的不斷深化，新技術(shù)、新方法已在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)不斷創(chuàng)新發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，提高現(xiàn)代化管理水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，才能適應(yīng)新形勢(shì)下經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需要，才能更好發(fā)揮檔案的信息資源作用，真正做到為改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)?！笆濉睍r(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)是：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會(huì)奮斗目標(biāo)相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國(guó)家治理的檔案事業(yè)發(fā)展體系。創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，將成我國(guó)下一階段檔案工作的發(fā)展方向。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理的現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會(huì)效益的工作方法。檔案的現(xiàn)代化管理是以現(xiàn)代化理念為指導(dǎo)，通過(guò)加強(qiáng)現(xiàn)代化管理的意識(shí)，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案管理人員的素質(zhì)，積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，健全檔案管理體系，從而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，保證檔案管理工作有序、高效的開(kāi)展。

2 檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理的現(xiàn)代化是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理的現(xiàn)代化也是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案的管理?yè)?dān)負(fù)著管理國(guó)家檔案資料的重任，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式，已無(wú)法完全解決檔案工作中面臨的種種新問(wèn)題。在當(dāng)前這個(gè)科技發(fā)達(dá)、信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理方式的改革，已經(jīng)是大勢(shì)所趨，如果不借助先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段，不運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理方法，就會(huì)造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。怎樣做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的跨越式發(fā)展，只有加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，加快檔案信息化建設(shè)步伐，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，高效開(kāi)展文件歸檔、檔案整理、安全保管和開(kāi)發(fā)利用，建成高水平檔案管理系統(tǒng)，為社會(huì)提高便捷、高效的檔案服務(wù)，滿(mǎn)足當(dāng)今信息時(shí)代社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求。

3 檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)不強(qiáng)。

當(dāng)前，我國(guó)的檔案管理工作大多采用傳統(tǒng)的管理模式，一些領(lǐng)導(dǎo)者管理觀念落后，固步不前甚至抵觸一些現(xiàn)代化理念，這就造成了檔案管理的管理模式落后，影響了其現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.技術(shù)和設(shè)備相對(duì)落后。

當(dāng)前我國(guó)的檔案管理普遍存在人才缺乏的問(wèn)題，先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備沒(méi)有得到很好的運(yùn)用，由于人才的缺失及資金的缺乏等因素的影響，導(dǎo)致管理效率低下。檔案管理者要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠操作和維護(hù)先進(jìn)設(shè)備，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代化的需求。

3.缺少系統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。

科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，許多單位只從自身利益出發(fā)，無(wú)法形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

4.管理方式落后。

目前我國(guó)許多單位的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工、半手工階段，缺乏系統(tǒng)的信息化操作，即便有電子檔案，也只限于基本信息的記錄上。當(dāng)前的檔案整理、分類(lèi)方法及著錄標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)落后，不能滿(mǎn)足檔案數(shù)字化的要求。

4 實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的措施

1.增強(qiáng)現(xiàn)代化管理的意識(shí)。

實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要有現(xiàn)代化管理意識(shí)。首先要從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化管理的必要性和重要意義；其次要更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，把檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)聯(lián)系起來(lái)，積極開(kāi)發(fā)檔案資源；再次還要加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用意識(shí)，為檔案的信息化管理奠定思想基礎(chǔ)；同時(shí)管理者要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)上嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案管理的高質(zhì)量。

2.加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃。

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)。首先，要把檔案管理工作納入到現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的計(jì)劃當(dāng)中，保證管理的現(xiàn)代化方向；其次要制定一系列的現(xiàn)代管理標(biāo)準(zhǔn)，如購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，積極推廣應(yīng)用軟件等，著手多方面進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃布置；再次要加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，做到具體問(wèn)題具體分析，加強(qiáng)檔案管理單位之間的相互配合，借鑒其成功經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理人員是檔案管理的操作者，提高檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理具有極大的推動(dòng)最優(yōu)。提高管理人員的素質(zhì)可從以下幾個(gè)方面入手：一是加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，為人才的進(jìn)修、培訓(xùn)和自學(xué)提供制度和經(jīng)濟(jì)支持；二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的政治思想培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任心的培養(yǎng)。三是定期進(jìn)行對(duì)檔案管理人員的理論知識(shí)和相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高他們的理論水平和綜合素質(zhì)。四是加強(qiáng)檔案管理者的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。檔案管理的現(xiàn)代化離不開(kāi)先進(jìn)信息技術(shù)的支持，如系統(tǒng)軟件的運(yùn)用，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及信息存儲(chǔ)技術(shù)的使用，必須提高管理人員這類(lèi)現(xiàn)代化技術(shù)的使用水平。

4.加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的運(yùn)用，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華指出：把檔案信息化作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。檔案管理的信息化是指以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理的高效性。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，其次是逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，再次是促進(jìn)檔案信息的二次開(kāi)發(fā)，還有保證電子數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理的現(xiàn)代化離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的支持。比如充分利用多媒體、互聯(lián)網(wǎng)、微縮技術(shù)、數(shù)據(jù)科技等先進(jìn)技術(shù)，配備相應(yīng)的管理軟件，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為檔案的現(xiàn)代化管理配備互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，為檔案管理提供先進(jìn)設(shè)備的支持。檔案部門(mén)必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下功夫，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案工作才能在信息時(shí)代中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5.建立健全的檔案管理體系。

檔案的現(xiàn)代化管理離不開(kāi)健全的檔案管理體系的支持。如果無(wú)章可循，無(wú)法可依，那檔案管理工作必然陷入混亂，其現(xiàn)代化管理更是無(wú)從談起。通過(guò)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供科學(xué)的準(zhǔn)則，保證檔案管理工作高效、有序的開(kāi)展。還有數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行，檔案信息資源的共享等，都需要健全的管理體制的保障。只有把檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都納入到健全的管理體系中，才能真正實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

[1]郝飛，宋曉紅.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，19：105-106.

[2]楊銳.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].山西檔案，2013，S1：32-34.

[3]方文蓉.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，13：258.

[4]陳艷平.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，03：77.

[5]戴桂芳.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化若干問(wèn)題的思考[J].黑龍江科技信息，2011，35：200.