談ERP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)的重要性

張愛榮

摘 要：企業(yè)ERP系統(tǒng)是基于數(shù)據(jù)運(yùn)行的，有了數(shù)據(jù)它才有靈魂。在各種數(shù)據(jù)中，物料主數(shù)據(jù)的工作量最大。對物料主數(shù)據(jù)的梳理和維護(hù)工作貫穿于整個(gè)項(xiàng)目中，而物料主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性對企業(yè)成功運(yùn)用ERP系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用。結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了ERP系統(tǒng)中物料主數(shù)據(jù)中存在的問題，分析了其重要性，總結(jié)了保證其質(zhì)量的方法，以期為日后的相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：物料主數(shù)據(jù)；ERP系統(tǒng)；數(shù)據(jù)梳理；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.05.046

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，建立一個(gè)ERP系統(tǒng)并不困難，難的是如何讓它真正產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。近年來，各大企業(yè)在信息化建設(shè)方面投入了大量的資金，但是，相關(guān)系統(tǒng)上線后的實(shí)際應(yīng)用效果卻不明顯，有的甚至上線不成功或者上線后掉線，導(dǎo)致它們的利用率變低，不能充分發(fā)揮相應(yīng)的功能。

1 物料主數(shù)據(jù)的重要性

作為管理改造工程的ERP系統(tǒng)項(xiàng)目，它用在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，80%以上的時(shí)間都花在了完成三大任務(wù)上，即宣傳培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和管理變革，它們?nèi)币徊豢?。影響ERP系統(tǒng)運(yùn)行的因素有很多，其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是關(guān)鍵。在這些數(shù)據(jù)中，物料主數(shù)據(jù)的數(shù)量最大，也最關(guān)鍵。物料主數(shù)據(jù)主要記錄某種物料的各種參數(shù)、屬性及其相關(guān)信息，比如物料編碼、物料描述、計(jì)量單位、物料類型（原材料、半成品、成品）、工廠、庫存地點(diǎn)、銷售組織、來源類型（自制件/采購件）和財(cái)務(wù)成本信息等。這些信息反映了企業(yè)現(xiàn)有資源、現(xiàn)有生產(chǎn)能力和目前的工作流程?？梢哉f，物料主數(shù)據(jù)是牽一發(fā)而動全身的，它是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中的基礎(chǔ)。

2 物料主數(shù)據(jù)工作中存在的問題

不管是采用人工統(tǒng)計(jì)的方式管理企業(yè)，還是采用信息化的方式管理企業(yè)，在運(yùn)用ERP系統(tǒng)之前，物料主數(shù)據(jù)工作中普遍存在以下幾個(gè)問題。

2.1 不重視前期數(shù)據(jù)梳理工作

很多企業(yè)把所有的數(shù)據(jù)梳理工作推給ERP系統(tǒng)。但是，這樣存在很多弊端，比如加大實(shí)施工作量、延長實(shí)施周期、提高實(shí)施成本。鑒于實(shí)施進(jìn)度的關(guān)系，如果匆匆梳理物料主數(shù)據(jù)，必然會影響數(shù)據(jù)質(zhì)量和具體實(shí)施效果。

2.2 缺少物料主數(shù)據(jù)梳理方案

很多企業(yè)賦予了物料主數(shù)據(jù)中物料編碼一定的意義，也就是看到物料編碼就能知道該編碼代表的是什么物料，即物料名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)等，以便于工作人員識別。采用這種方案大大增加了編碼工作量，但是，其實(shí)際應(yīng)用效果較差，缺乏靈活性，而且更改物料屬性時(shí)無法更改編碼。因此，如果數(shù)據(jù)梳理方案不合理，ERP系統(tǒng)運(yùn)行后真正有用的內(nèi)容也很少，是在浪費(fèi)工作人員的時(shí)間和精力。

2.3 認(rèn)知錯誤

在工作過程中，工作人員認(rèn)為外部實(shí)施顧問會幫助企業(yè)梳理好物料主數(shù)據(jù)，對他們抱有很大的期望。其實(shí)，在物料主數(shù)據(jù)梳理方面，顧問只會教給員工如何梳理數(shù)據(jù)，并現(xiàn)場演示，然后交給他們一個(gè)模板，剩下的工作還得由他們獨(dú)立完成，而且數(shù)據(jù)質(zhì)量也是由他們把控的。

2.4 物料主數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范

同一庫存物品采用不同的物料描述就會重復(fù)編碼，使得計(jì)劃員和采購員分不清用哪個(gè)編碼下計(jì)劃、下采購單，害怕影響生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)而出現(xiàn)庫存有貨但仍采購或者某些備件放了很多年都沒有被使用的情況。這也是影響企業(yè)成本和經(jīng)濟(jì)效益的重要因素之一。ERP系統(tǒng)的工作宗旨是，同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的編碼要保持唯一性，但是，重復(fù)編碼與ERP系統(tǒng)的宗旨相背離，會直接影響后續(xù)所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。雖然采用了信息化的管理方式，財(cái)務(wù)仍然會出現(xiàn)對不上賬目的情況。重復(fù)編碼不僅會加大工作人員的工作量，降低工作效率，還會因?yàn)槟承╆P(guān)鍵統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失真而造成決策失誤。這一系列的連鎖反應(yīng)都是由最基礎(chǔ)的物料主數(shù)據(jù)引起的。由此可見，物料主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性對ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施影響很大。

2.5 物料主數(shù)據(jù)操作權(quán)限混亂

各部門導(dǎo)入各部門的碼，每個(gè)部門只能識別本部門導(dǎo)入的碼，進(jìn)而出現(xiàn)了同一物料主數(shù)據(jù)在不同部門賦予不同值的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)編碼。

2.6 歷史原因

鑒于歷史原因，企業(yè)中的很多物料主數(shù)據(jù)不完整，而且臺賬與實(shí)際情況不符。這些都給后續(xù)工作造成了一定的困擾。企業(yè)要想采用ERP系統(tǒng)實(shí)施管理，就必須先進(jìn)行資產(chǎn)核實(shí)工作，梳理企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)。但是，這樣無形加大了ERP系統(tǒng)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)的難度。

3 保證物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效方法

3.1 領(lǐng)導(dǎo)積極參與

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)積極參與是梳理過程能夠順利進(jìn)行的有力保障。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視這項(xiàng)工作，才能極大地調(diào)動員工的工作積極性，培養(yǎng)他們的責(zé)任感，各部門才能配合完成工作。如果涉及到部門內(nèi)部不愿意公開的數(shù)據(jù)，更需要高層領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。由此可知，采用ERP系統(tǒng)更多的是變革管理方式。

3.2 制訂相關(guān)規(guī)章制度

由項(xiàng)目組制訂詳細(xì)的物料主數(shù)據(jù)梳理和維護(hù)流程及相關(guān)制度。領(lǐng)導(dǎo)的支持是工作能夠順利進(jìn)行的保證，而科學(xué)的管理制度就是約束工作人員行為的基礎(chǔ)。在具體工作中，要將數(shù)據(jù)梳理工作責(zé)任到部門，責(zé)任到人，工作結(jié)點(diǎn)要由責(zé)任人簽字確認(rèn)。

3.3 成立數(shù)據(jù)組

數(shù)據(jù)組應(yīng)該由高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，由業(yè)務(wù)部門人員和信息部門人員組成。數(shù)據(jù)包括靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)上線前，靜態(tài)數(shù)據(jù)梳理工作可以提前開始。物料主數(shù)據(jù)方面的工作可從確定了使用哪一種ERP系統(tǒng)后就開始準(zhǔn)備，即組織數(shù)據(jù)組人員參加培訓(xùn)，搜集表格模板等。物料主數(shù)據(jù)梳理不只是一個(gè)部門的工作，當(dāng)ERP系統(tǒng)上線后，數(shù)據(jù)可在系統(tǒng)中共享，各部門都需要查詢使用，且數(shù)據(jù)梳理模板必須經(jīng)過各部門流轉(zhuǎn)才能反映它們的真實(shí)需求。確定了數(shù)據(jù)梳理模板后，就可以開始搜集、制作數(shù)據(jù)。為了保證ERP系統(tǒng)上線后能夠順利運(yùn)行，模板中有些字段是必填項(xiàng)，要讓每個(gè)成員明白模板中字段的意義和要求。數(shù)據(jù)組要根據(jù)ERP系統(tǒng)的計(jì)劃上線時(shí)間合理安排工作，定期召開小組會議，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。另外，各部門要及時(shí)溝通，保證工作能夠順利進(jìn)行。

3.4 制訂物料編碼規(guī)范

ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，而編碼是系統(tǒng)識別和檢索數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識。凡是納入系統(tǒng)管理的物料、員工、供應(yīng)商等都需要編碼。在制訂物料編碼規(guī)范時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：①盡量使用數(shù)字編碼；②不使用特殊符號和容易混淆的符號；③變動屬性不在編碼中體現(xiàn)；④編碼越短越好；⑤不使用有實(shí)際意義的編碼；⑥編碼要反映物料的分類和順序；⑦編碼長度要統(tǒng)一。在制訂物料編碼規(guī)范之前，要按照國家標(biāo)準(zhǔn)將現(xiàn)有物料描述規(guī)范化，即一類物料只有一個(gè)名稱，避免重復(fù)編碼。

4 結(jié)束語

要想ERP系統(tǒng)能夠成功運(yùn)行，三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)。在該系統(tǒng)上線前，要確保物料主數(shù)據(jù)梳理工作的準(zhǔn)確性；在該系統(tǒng)上線后，相關(guān)部門要嚴(yán)格執(zhí)行《數(shù)據(jù)維護(hù)流程及制度》，確保上線初期物料主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，保證系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，使其真正為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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