企業(yè)銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制研究

□文/周雪（新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院　新疆·烏魯木齊）

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企業(yè)銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制研究

□文/周雪
（新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院新疆·烏魯木齊）

［提要］本文闡述企業(yè)銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一般流程，分析各個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)及產(chǎn)生的后果，并從職責(zé)劃分、銷售合同控制、發(fā)貨和發(fā)票過賬控制、應(yīng)收賬款管理以及售后管理等方面提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:業(yè)務(wù)流程；銷售風(fēng)險(xiǎn)；內(nèi)部控制

收錄日期:2015年11月8日

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營都是以追求利潤最大化為目標(biāo)。銷售和收款作為企業(yè)經(jīng)營中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)有著非常重要的地位，它決定了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價(jià)值的最終實(shí)現(xiàn)，是企業(yè)現(xiàn)金流入的最終環(huán)節(jié)。然而，在追求高利潤的同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)容易伴隨著管理上的漏洞而產(chǎn)生。因此，加強(qiáng)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制顯得尤為重要，安全、完善的內(nèi)部控制是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營控制風(fēng)險(xiǎn)的有效措施，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金良性循環(huán)的重要保證。

一、企業(yè)銷售業(yè)務(wù)一般流程

銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利和資金周轉(zhuǎn)的必要環(huán)節(jié)，銷售與收款的一般流程依據(jù)企業(yè)模式而有所差異，但基本流程可以統(tǒng)一歸納為簽訂銷售合同，企業(yè)發(fā)貨以及收款核算三項(xiàng)。企業(yè)的銷售流程主要包括:收到客戶訂單、對客戶進(jìn)行信用審批、依據(jù)訂單安排發(fā)貨、開具銷售發(fā)票、收款并對應(yīng)收賬款清賬等，其中每一個(gè)步驟必須相互制約，環(huán)環(huán)相扣，否則過程管理將存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，而內(nèi)部控制以控制流程為主線，通過有效的內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)規(guī)避、降低銷售風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)銷售風(fēng)險(xiǎn)的識別與成因

銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生會(huì)伴隨著銷售合同、貨物發(fā)票以及應(yīng)收賬款的產(chǎn)生，銷售與收款的內(nèi)部控制是由銷售內(nèi)部控制和應(yīng)收賬款內(nèi)部控制共同組成的，因此企業(yè)內(nèi)部控制的不完善，銷售和收款環(huán)節(jié)將會(huì)出現(xiàn)很多問題，甚至出現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)失控的情形。以制造業(yè)為例，企業(yè)的銷售風(fēng)險(xiǎn)主要存在于以下幾個(gè)方面:

（一）銷售合同風(fēng)險(xiǎn)。銷售合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同訂立的目的和履行是雙方能夠達(dá)成未來安排的保證，是維護(hù)雙方利益、避免糾紛的依據(jù)。銷售合同簽訂是否規(guī)范，直接影響到銷售人員的經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)也牽連到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際銷售合同簽訂過程中，合同簽訂的不規(guī)范，如出現(xiàn)要約、合同、合同修改協(xié)議或者訂單不符合公司的商務(wù)政策，從而引起與客戶的訴訟糾紛，或未遵守與商務(wù)事項(xiàng)有關(guān)的法定義務(wù)，尤其是競爭法方面的義務(wù)，包括與競爭者串通、市場主導(dǎo)地位的濫用、轉(zhuǎn)售價(jià)格安排等，導(dǎo)致企業(yè)形象受損，造成客戶損失，甚至被排除公共市場。

（二）出貨風(fēng)險(xiǎn)。銷售合同簽訂以后，企業(yè)將依據(jù)訂單安排出貨，制造業(yè)企業(yè)出貨流程主要包括安排發(fā)貨部門按出貨單發(fā)貨，向客戶出具賬單并提供發(fā)票。發(fā)貨部門和發(fā)票業(yè)務(wù)必須相互獨(dú)立，遵守職責(zé)劃分規(guī)則，否則出貨環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的或不當(dāng)?shù)馁J方票據(jù)，發(fā)票造假，收受不正當(dāng)傭金或提供不合理的折扣造成企業(yè)利益受損、失去客戶，甚至出現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)濫用、盜竊現(xiàn)象，從而引起爭議或訴訟。此外，各部門責(zé)任混亂，訂單、交貨和發(fā)票可能出現(xiàn)差異，將會(huì)導(dǎo)致公司額外管理成本和運(yùn)營成本的上升。

（三）應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。賒銷是形成應(yīng)收賬款的主要原因，賒銷是一種信用銷售方式。企業(yè)在擴(kuò)大銷售時(shí)，銷售人員忽視了對客戶信用額度和還貸能力的調(diào)查，未能識別法律上不存在的客戶、正在清算的客戶或破產(chǎn)客戶，或者未能采取有效的追討欠款措施，造成應(yīng)收賬款的增加。此外，企業(yè)財(cái)務(wù)部門與銷售部門溝通不夠，賬務(wù)不能及時(shí)地與銷售部門核對，銷售與核算脫節(jié)，致使應(yīng)收賬款問題不能及時(shí)暴露。還有一些企業(yè)在應(yīng)收賬款的臺賬管理、定期清查、事后控制上做得很不到位，造成企業(yè)僅僅是在其資產(chǎn)負(fù)債表的補(bǔ)充資料中只按賬齡法對應(yīng)收賬款的數(shù)額進(jìn)行簡單的分類，平時(shí)則沒有對應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理。

（四）其他風(fēng)險(xiǎn)。主要包括客戶損失風(fēng)險(xiǎn)和會(huì)計(jì)記賬管理風(fēng)險(xiǎn)，客戶損失主要表現(xiàn)在競標(biāo)環(huán)節(jié)整體報(bào)價(jià)不具備競爭力，銷售部門和物流、供應(yīng)、生產(chǎn)等部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)，造成產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)或售后服務(wù)不佳，影響公司形象等。會(huì)計(jì)記賬風(fēng)險(xiǎn)主要是由于記賬缺失或錯(cuò)誤，引起對營業(yè)額、應(yīng)收賬款、發(fā)票或貸方票據(jù)指標(biāo)估值偏差，訂立不利的合同條款，導(dǎo)致成本或擔(dān)保條款估算錯(cuò)誤，造成不必要損失等。

三、企業(yè)銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制管理

（一）職責(zé)劃分控制。職責(zé)劃分的目的在于防止和發(fā)現(xiàn)雇員的錯(cuò)誤、欺詐行為，以及與客戶的串謀行為。在風(fēng)險(xiǎn)控制上應(yīng)做到職責(zé)明確，相互監(jiān)督。如與客戶接觸的銷售人員不得擁有進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)并編輯客戶信息的權(quán)限，應(yīng)收賬款和實(shí)收賬款應(yīng)由不同的人負(fù)責(zé)處理，開票有專人負(fù)責(zé)，授權(quán)客戶貸方票據(jù)的人員必須不同于記錄貸方票據(jù)的人員，處理訂單的人員不得擁有修改價(jià)格數(shù)據(jù)的權(quán)限，負(fù)責(zé)發(fā)貨的人員必須不同于記錄訂單的人員、開票人員以及管理應(yīng)收賬款的人員等。銷售部和財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期確認(rèn)，確保所有與職責(zé)劃分相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)均已得到有效控制。

（二）銷售合同控制。對任何新客戶，在開立賬戶及進(jìn)行訂單流程前，應(yīng)當(dāng)對客戶進(jìn)行評估，評估內(nèi)容主要包括客戶在法律上是否有效成立，客戶經(jīng)濟(jì)狀況的穩(wěn)定性，銷售前景，客戶在行業(yè)內(nèi)的聲譽(yù)等。對所有客戶，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)部的協(xié)助下制定其信用等級限制，如果發(fā)現(xiàn)新客戶有潛在的收款風(fēng)險(xiǎn)，則應(yīng)當(dāng)采用嚴(yán)格的支付條款（例如保證金或者預(yù)付全款）。在滿足以上情況下，合同控制應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注銷售定價(jià)、合同審批以及合同存檔。首先，對銷售定價(jià)的控制，只有被授權(quán)人員方可對信息系統(tǒng)中的價(jià)格進(jìn)行更新，任何對價(jià)格信息的創(chuàng)制和修改，都應(yīng)當(dāng)由不具有價(jià)格修改權(quán)限的人員進(jìn)行審核，以識別錯(cuò)誤或未經(jīng)授權(quán)的改動(dòng)。此外，對于折扣或特別銷售條款的審核，應(yīng)按照程序由適當(dāng)?shù)墓芾韺痈鶕?jù)其權(quán)限進(jìn)行審核同意，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)程序，對特別條款的審核情況進(jìn)行跟蹤；其次，在合同審批控制上，公司法律部應(yīng)當(dāng)制定一般交易所使用的標(biāo)準(zhǔn)合同，以供使用。若客戶要求對原始合同進(jìn)行修改，應(yīng)當(dāng)草擬合同修訂協(xié)議，合同修正協(xié)議需經(jīng)主管律師審核。所有的合同在發(fā)給客戶前應(yīng)當(dāng)由適當(dāng)?shù)墓芾韺痈鶕?jù)其權(quán)限進(jìn)行審核同意，與銷售政策不符的要約或報(bào)價(jià)需經(jīng)銷售經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)；第三，合同存檔控制，公司應(yīng)該制定正式程序，該程序應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法規(guī)，存檔程序應(yīng)當(dāng)包括保存紙質(zhì)和電子文件的方法、保存的地點(diǎn)、文件的安全性等。

（三）銷售發(fā)貨和發(fā)票控制。銷售合同審批完成后需形成可內(nèi)部追蹤的發(fā)貨單，發(fā)貨部門必須審核發(fā)貨單是否齊全，只有在收到審核批準(zhǔn)的發(fā)貨單并經(jīng)確認(rèn)后倉管部門才能發(fā)貨，以防止倉管員工未經(jīng)允許私自發(fā)貨，同時(shí)也防止客戶臨時(shí)改變或取消訂單。整個(gè)發(fā)貨過程中，各部門具有審批權(quán)限的員工必須在發(fā)貨單上簽字，防止盜貨、舞弊等現(xiàn)象發(fā)生。

發(fā)票是會(huì)計(jì)部門記錄銷售收入的依據(jù)，及時(shí)準(zhǔn)確的發(fā)票控制是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的有力保障，企業(yè)銷售發(fā)票控制不嚴(yán)，將會(huì)引起企業(yè)財(cái)務(wù)狀況不真實(shí)和舞弊行為的產(chǎn)生。在發(fā)票控制上，必須保證發(fā)票開具編號的連貫性，發(fā)票時(shí)間和內(nèi)容的真實(shí)性，以便發(fā)票過賬時(shí)的核查與歸檔。發(fā)票內(nèi)容必須保證客戶名稱、訂單數(shù)量和產(chǎn)品價(jià)格與訂單或合同上一致。對于發(fā)票的審核，必須有獨(dú)立于開票員工的審核員進(jìn)行審核，并安排專人定期對發(fā)票與應(yīng)收賬款進(jìn)行核定，進(jìn)行歸檔與保存。

（四）應(yīng)收賬款的管理。企業(yè)想要持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，其產(chǎn)品除了依靠廣告、質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等手段外，賒銷也是擴(kuò)大銷售的重要手段之一。由于賒銷是一種信用銷售方式，在給企業(yè)帶來發(fā)展和利益空間的同時(shí)，應(yīng)收賬款也給企業(yè)帶來了很多成本的增加。所以，對應(yīng)收賬款的控制影響到企業(yè)整體財(cái)務(wù)及運(yùn)營狀況的健康發(fā)展。

筆者認(rèn)為，在應(yīng)收賬款方面，企業(yè)首先應(yīng)對客戶進(jìn)行年度信用額度審核，所有客戶均應(yīng)被授予一個(gè)信用額度，財(cái)務(wù)部和銷售部應(yīng)當(dāng)至少每年一次對客戶的信用等級限制進(jìn)行審核更新，審核應(yīng)當(dāng)根據(jù)客戶的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息和商務(wù)關(guān)系進(jìn)行，并對客戶賬戶或客戶詳情進(jìn)行記錄；其次對應(yīng)收賬款的審核上，企業(yè)應(yīng)當(dāng)確保所有的應(yīng)收賬款和票據(jù)均已記錄在正確的賬戶中，定期審核客戶應(yīng)收賬款的賬齡，定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行調(diào)節(jié)，并根據(jù)應(yīng)收賬款明細(xì)表和賬齡表，做好壞賬準(zhǔn)備以采取特定的行動(dòng)。在處理壞賬核銷時(shí)，企業(yè)應(yīng)準(zhǔn)確的判斷該款項(xiàng)是否為壞賬，如果是壞賬，核銷時(shí)應(yīng)在應(yīng)收賬款明細(xì)賬上清晰地記載以便于查詢管理。此外，新的財(cái)務(wù)制度明確規(guī)定全面推行壞賬備抵法，其方法主要有銷貨百分比法、賬齡分析法、應(yīng)收賬款余額比率法，用于補(bǔ)償因債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，逾期未履行償債義務(wù)，已無法收回的壞賬損失；再次企業(yè)要建立聯(lián)合制度、綜合協(xié)調(diào)應(yīng)收賬款工作。企業(yè)內(nèi)部成立由銷售部門、經(jīng)營部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)管部門等共同參與組成的應(yīng)收賬款專門機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)、銷售、監(jiān)管等人員的積極性，及時(shí)收賬。對于應(yīng)收賬款專門機(jī)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)該制定相關(guān)的規(guī)章制度，約束各部門的職責(zé)，保證各部門責(zé)任明確、各司其職，避免出現(xiàn)問題無人問責(zé)的局面。同時(shí)，各部門之間應(yīng)該定期進(jìn)行交流溝通，及時(shí)反饋信息，分解落實(shí)清理應(yīng)收賬款的目標(biāo)任務(wù)，確保應(yīng)收賬款的及時(shí)清收和催收，挽回或減少壞賬損失。

（五）售后服務(wù)管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定對客戶投訴進(jìn)行記錄和追蹤的程序，售后部門至少每月一次審核投訴列表，確保所有投訴均在適當(dāng)期限內(nèi)處理完畢，以便改進(jìn)措施。對于退回商品的接收，退回貨物的數(shù)量和商品代碼應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查，并錄入到庫存管理系統(tǒng)中。所有退回商品應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，并由適當(dāng)?shù)墓芾韺舆M(jìn)行批準(zhǔn)，對接收的退回商品應(yīng)當(dāng)立即通知會(huì)計(jì)部，以便及時(shí)開具貸方票據(jù)。

四、總結(jié)

完善的銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制是企業(yè)生存發(fā)展、拓展市場、實(shí)現(xiàn)利潤的重要渠道，公司應(yīng)依據(jù)自身情況，因地制宜，通過職責(zé)劃分控制、銷售合同控制、發(fā)貨和發(fā)票過賬控制、應(yīng)收賬款管理以及售后管理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的構(gòu)建，嚴(yán)格執(zhí)行，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)良好穩(wěn)定地發(fā)展。

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中圖分類號:F27

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