高校學生檔案管理存在的問題及解決對策

李　婷

(晉中師范高等專科學校，山西 晉中 030600)

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高校學生檔案管理存在的問題及解決對策

李婷

(晉中師范高等?？茖W校，山西 晉中 030600)

摘要：檔案對于每個人來說起著至關(guān)重要的作用，高校學生檔案記錄著每一位學生求學期間的成長歷程，并且會一直伴隨其職業(yè)生涯。同時檔案也是國家和社會選拔人才的一個重要依據(jù)。但就目前來說，高校學生檔案管理制度并不完善，體系并不健全。對高校檔案管理存在的問題進行剖析，并針對當前存在的問題提出了相對完善的管理機制和解決辦法。

關(guān)鍵詞:高校學生檔案；檔案管理；存在的問題；對策研究

高校學生檔案是每一個學生在求學時期一直伴隨著自己的一份“簡歷”，它反映了學生的個人信息，家庭狀況，學習成績，在學校的成長經(jīng)歷等。高校學生檔案管理不過是一種體系，所以想要單方面地靠一些管理人員是不能夠盡善盡美地勝任這項工作的，這需要學校各方面大力支持與配合。隨著社會發(fā)展，學生的檔案也變得越來越重要，因此，高校學生檔案管理存在的問題需要盡快地解決，制度需要盡快完善。筆者旨在對高校檔案管理問題提出一些建議、發(fā)表一些見解，為能盡快解決這個難題出一份微薄之力。

一、加強高校學生檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，教育的普及，進入高校的學生也越來越多。那么，問題便來了，越來越多的學生該如何規(guī)范地管理呢？高校必須把學生檔案的管理問題放在至關(guān)重要的位置，只有管理好學生檔案，才能更加規(guī)范更加系統(tǒng)地管理好學生。

高校學生檔案記錄了每一位學生的成長歷程，在校求學期間的經(jīng)歷，是學生們的首要證明材料，對學生的職業(yè)生涯起著十分重要的作用。高校學生檔案的建立有利于思想政治工作的順利開展。有了學生檔案，學校的老師和有關(guān)人員可以對學生的狀況更加了解，可以有針對性地對每一位同學進行特定的培養(yǎng)和教育。如果學校建立了電子檔案，對于學生檔案的管理會更加得心應(yīng)手，獲取和了解每一位同學的信息也會更加快捷和方便。高校學生檔案的建立，有利于學生奮發(fā)上進，不斷進取，有助于調(diào)動學生們的學習積極性，有利于良性競爭等習慣的養(yǎng)成。學生檔案是每一個學生的成長歷程，也是各種榮耀與獎勵的見證，她承載著每一個學生對未來的期望與追求。努力地用自己的成績來充實自己的檔案，對于大學生來說會起到十分良好的促進作用，長久以來，對社會的進步有很大影響。

二、當前高校學生檔案管理存在的問題

隨著各項制度的完善和國家法律的頒布，我國高校學生檔案管理制度以及一系列管理措施都取得了一定的成效，對高校學生檔案的管理工作起到了良好的促進作用。盡管如此高校學生檔案管理也存在很多不足。

(一)學生檔案管理方面的法律法規(guī)不健全

雖然，在改革開放以后國家也頒布了部分檔案管理法，但是，迄今為止，國家并沒有發(fā)布針對高校學生檔案管理方面的專門法律法規(guī)。這就導致了諸多問題的呈現(xiàn)，比如說高校學生檔案的歸屬問題：有一些學校由于并沒有確定專門的人員來管理檔案，導致檔案的管理十分凌亂，管理的制度也是各行其是?？偟膩碚f這些都是由于沒有明確的制度，沒有明確的部門和歸屬，導致檔案管理十分的混亂，這不但給學生的未來埋下了隱患而且讓整個學校處于被動的地位，這些問題的出現(xiàn)亟待我國相關(guān)法律法規(guī)進行完善。

(二)校方對學生檔案管理不重視

對于那些只注重教學管理和教學質(zhì)量的學校來說，高校學生檔案的管理工作是可有可無的，甚至有些人認為檔案都是無關(guān)重要的。這是對檔案的重要性理解不到位的結(jié)果。這樣便直接造成了檔案的填寫不夠細致、整理也不夠完整規(guī)范，也會導致整體的材料質(zhì)量不高。沒有考慮到一些畢業(yè)生的切實需求，給畢業(yè)的學生帶來不必要的麻煩。

(三)管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，硬件設(shè)施不完善

由于法律法規(guī)的不完善，一些學校對檔案管理工作的不重視，直接導致學生檔管理的工作人員專業(yè)方面的知識素養(yǎng)不過關(guān)，存在著得過且過的想法。也導致了校方并沒有安排固定的檔案室，來統(tǒng)一安排和管理學校方面的檔案。而是將學生的檔案放在各個院系自行保存，而管理的人員也是院系里的輔導員老師。檔案的材料質(zhì)量也是非常差，紙張、文字、登記格式都非常的不規(guī)范。缺少專業(yè)的檔案管理人員，相關(guān)檔案不能進行科學、合理、有效地整理。

(四)缺少相應(yīng)的監(jiān)察機制

學生檔案對于學生和學校來說起到的作用都是至關(guān)重要的，因此，對于高校學生檔案管理的監(jiān)察也是十分重要的。一旦學生的檔案因為疏忽造成丟失，對學生就是一種無法估量的損失。在日常的學生檔案管理時，每一個管理人員和監(jiān)察人員都應(yīng)該保持公平公正的原則，保證對所有學生的檔案保持相同的責任心和耐心。但部分人員還是會做出有損公正的事情來，比如說篡改檔案。而今檔案是客觀評價一個人的重要依據(jù)，而篡改檔案是對別人的不公，是對自己的一種欺騙，也是對以后的用人單位的一種誤導。這些問題雖然不是普遍現(xiàn)象，但也實實在在地存在。建立完整的監(jiān)察制度，刻不容緩，應(yīng)保證學生有一個公正、合理、嚴謹?shù)臋n案。

三、高校學生檔案管理的改進對策

針對當前高校學生檔案管理的不足，我們應(yīng)該積極的去面對，找到解決的放法，完善管理制度。

(一)完善高校學生檔案管理的法規(guī)與制度

國家建立好完整的法律法規(guī)，校方建立完整的管理制度，是至關(guān)重要的。有了相應(yīng)的法律法規(guī)，可以更好的更加系統(tǒng)的處理學生檔案的管理問題。同時也可以時時鞭策相應(yīng)的管理人員，使大學生檔案管理工作有法可依。學校健全的制度，可以落實相應(yīng)的人員、財務(wù)、場地等有所保障。讓整個的高校檔案管理每個細節(jié)都能得到責任到人，讓相關(guān)的法律法規(guī)約束檔案管理人員的行為。

(二)加強教育力度，加強檔案管理意識

應(yīng)該提高相關(guān)部門領(lǐng)導和管理人員的檔案管理意識，他們理解程度的高低將直接影響著學生檔案管工作的水平。還應(yīng)該加大宣傳的力度，讓廣大師生都來了解檔案管理方面的知識，了解其重要性，并參與到檔案管理的工作中來，使他們認識到學生檔案與學生的學業(yè)、就業(yè)、前途緊密相連。做好學生檔案管理工作，從某種程度來說，就是對學生高度負責。如在學生檔案管理中，出現(xiàn)學生檔案丟失的情況，就會形成學生與學校的沖突，會給學生就業(yè)造成影響。所以一方面要加強管理人員的責任心，另一方面讓學生了解檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)。與此同時，也要鼓勵學生努力上進，在檔案上留下光輝的一筆。

(三)提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強硬件設(shè)施的建設(shè)

加強專業(yè)管理人員的素質(zhì)是十分必要的，作為一名高校學生檔案管理人員，需要對自己專職的領(lǐng)域有一定的了解，除此之外還要掌握管理方面的知識，學會計算機的簡單運用。不斷地將自己的知識能力運用到工作中來。特別要掌握現(xiàn)代高校檔案信息化管理的技能，適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化管理的需要。同時要加大資金投入，學校要招聘檔案管理專門人才和網(wǎng)絡(luò)信息維護人才，做好有關(guān)檔案管理人才的培訓，劃撥專門資金購買計算機和開發(fā)數(shù)據(jù)庫，在配備充足的設(shè)施基礎(chǔ)上，建立一套適合本校學生檔案管理的信息系統(tǒng)。

(四)對高校學生檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理

在當今這個信息化社會，一切都離不開網(wǎng)絡(luò)。健全的檔案信息化管理系統(tǒng)，既是學校發(fā)展的需要，也是社會發(fā)展的要求?，F(xiàn)代大學制度的建立集中體現(xiàn)在學校的現(xiàn)代化理念?，F(xiàn)代大學理念勢必要突破傳統(tǒng)思維方式和粗放型的管理形式，學校培養(yǎng)的人才素質(zhì)怎么樣都會在學生的檔案中表現(xiàn)出來，所以學生檔案管理方式的先進與否，直接體現(xiàn)了學校的管理水平和管理理念。而今大多數(shù)高校也都已經(jīng)建成了完整的信息化教學，提高了教學的水平和效率。正因如此，檔案的電子信息化管理應(yīng)是水到渠成。一旦建立起完整的學生信息檔案，能夠更加系統(tǒng)的對各類檔案進行分類匯總，也能夠方便人們查閱，還能夠節(jié)省一部分的人力資源，節(jié)省下部分資金，用于其他方面建設(shè)。提高了資源的利用率，保護措施也能因此提高。

高校學生檔案對學生就業(yè)和職業(yè)生涯是至關(guān)重要的，因此檔案管理問題的解決也刻不容緩。

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[責任編輯：何玲霞]

Problems and Countermeasures of College Students’ Archives Management

Li Ting

(JinzhongTeachersCollege,Jinzhong030600Shanxi)

Abstract:The file plays a crucial role for each person. The archives of university students record the growth process of each student, and will always be accompanied by their career. Meanwhile, it is an important basis to select talents for the state and society. However, college students file management system is not perfect. Through analysis on the problems existing in the archives management in colleges and universities, the author put forward relatively perfect management mechanism and solutions aiming at the existing problems.

Key words:College students’ archives; Archives management; Problems; Countermeasure research

DOI：10.3969/j.issn.1672-1047.2016.02.22

中圖分類號：G273

文獻標識碼：A

文章編號：1672-1047(2016)02-0075-03

作者簡介：李婷，女，山西榆次人，助理館員。研究方向：檔案管理。

* 收稿日期：2016-03-06