干部人事檔案保管、保護(hù)與利用查閱

劉德會

（黑龍江肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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干部人事檔案保管、保護(hù)與利用查閱

劉德會

（黑龍江肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：維護(hù)檔案的完整與安全，為黨和國家的干部人事工作提供服務(wù)，是干部人事檔案保管與保護(hù)工作的根本目的和任務(wù)。要防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。干部人事檔案保管與保護(hù)的基本要求是科學(xué)管理，方便利用；預(yù)防為主，防治結(jié)合；立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前；增強(qiáng)防災(zāi)意識，提高應(yīng)變能力。同時提出了干部人事檔案保管的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；保管；保護(hù)；查閱

1　干部人事檔案的保管與保護(hù)

1.1干部人事檔案保管與保護(hù)的基本任務(wù)

第一，防止干部人事檔案的損壞。干部人事檔案自形成之日開始，就處于不斷老化和損毀過程中。損毀的主要原因有兩方面，即社會原因和自然原因。社會原因包括人為地有意破壞、管理不善以及管理和利用過程中的無意損壞。自然原因包括檔案材料老化造成的自然損毀。我們應(yīng)當(dāng)運用有效的技術(shù)措施和方法，消除可能造成檔案損毀的社會因素和自然因素，把檔案的損毀率降到最低。

第二，延長干部人事檔案的壽命。干部人事檔案的保管與保護(hù)工作不僅僅在于防止檔案的損壞，而且要從根本上采取積極有效的技術(shù)措施和方法，建立符合干部人事檔案保管要求的檔案庫房。要改善檔案的保管和保護(hù)條件，消除檔案對外界不利條件的抵御能力，緩解檔案的老化趨勢，建立健全檔案保管和利用中的監(jiān)督控制機(jī)制，提高檔案的復(fù)制與修復(fù)技術(shù)，盡量延長干部人事檔案的壽命。

第三，維護(hù)干部人事檔案的完整與安全。干部人事檔案管理部門必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《干部檔案工作條例》和有關(guān)規(guī)定，集中統(tǒng)一管理檔案，嚴(yán)禁任何人私自保管干部人事檔案和檔案材料，確保檔案數(shù)量齊全完整，完好無損。主要包括兩方面：一是維護(hù)干部人事檔案的物質(zhì)安全。是指干部人事檔案管理部門要采取積極有效的技術(shù)措施和方法，科學(xué)地保管和管理干部人事檔案，防止檔案丟失和損毀。二是維護(hù)干部人事檔案的政治安全，采取嚴(yán)密的安全保密措施，嚴(yán)防檔案失密、泄密。

1.2干部人事檔案保管與保護(hù)的基本要求

第一，科學(xué)管理，方便利用。提供利用是干部人事檔案工作的最終目的。干部人事檔案保管與保護(hù)應(yīng)按照“安全保密，便于查找”原則，在確保干部人事檔案完整與安全基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，編制實用的檢索工具和管理軟件，實行科學(xué)管理，為查找檔案創(chuàng)造良好的條件。

第二，預(yù)防為主，防治結(jié)合?！胺馈笔欠罊n案丟失，防人為或自然對檔案的損壞?！爸巍笔侵冈跈n案損壞后采取的一系列補(bǔ)救措施?！胺馈笔顷P(guān)鍵，“治”是補(bǔ)充，二者互為促進(jìn)、相輔相成。

第三，立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。在干部人事檔案保管與保護(hù)工作中，既不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案而不考慮利用，也不能片面追求利用方便而忽視檔案的保護(hù)。

第四，增強(qiáng)防災(zāi)意識，提高應(yīng)變能力。鑒于水災(zāi)、火災(zāi)、地震等突然事變對檔案的巨大破壞作用，在保管與保護(hù)工作中應(yīng)增強(qiáng)防災(zāi)處突意識，未雨綢繆，做好防災(zāi)處突預(yù)案和相關(guān)準(zhǔn)備，提高防災(zāi)處突的應(yīng)變能力。

1.3干部人事檔案保管與保護(hù)的措施

檔案保管的具體措施有技術(shù)措施和制度措施。技術(shù)措施包括干部人事檔案的保管與保護(hù)所需要的物質(zhì)條件，即干部人事檔案庫房、各種設(shè)施設(shè)備以及檔案包裝材料等。還包括干部人事檔案的保管與保護(hù)所需要的技術(shù)手段，即檔案庫房防火、防盜、防霉變、防蟲害以及檔案檢索工具和管理軟件等方面的技術(shù)手段。

2　干部檔案的利用和查閱

檔案的利用和查閱是檔案管理部門的重要職能之一，干部檔案的利用是指干部檔案管理部門按查閱、借閱檔案等規(guī)定和利用單位工作的需要，提供干部檔案查閱、借閱，或出具相關(guān)證明材料等服務(wù)，是整個干部檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。

2.1干部檔案的利用

第一，編制檢索工具。做好利用工作的前提條件是編制一套合理的檢索工具，按照干部檔案的內(nèi)容和形式特征，對每份干部檔案進(jìn)行標(biāo)引和著錄，然后把形成的各個條目系統(tǒng)編排成各種檢索工具，并通過計算機(jī)進(jìn)行檢索。為了使利用者更好地掌握各種檢索工具的使用方法，編制檢索工具時應(yīng)一并編制其使用方法說明，并提供一些介紹檢索工具的使用方法。提供檔案管理人員培訓(xùn)或咨詢。

第二，創(chuàng)造利用條件。按《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，檔案保管部門應(yīng)該為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化利用手續(xù)，主動開展利用咨詢等活動。為此，干部檔案管理部門要加強(qiáng)自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平，提供閱覽、借出、計算機(jī)檢索、數(shù)字咨詢、網(wǎng)上查檔等服務(wù)。同時要全面實現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化，建立干部檔案數(shù)據(jù)庫，并嵌入黨政機(jī)關(guān)的局域網(wǎng)系統(tǒng)中，通過權(quán)限設(shè)置面向本機(jī)關(guān)所有成員開放利用。

第三，主動提供服務(wù)。干部檔案的利用者大多是單位領(lǐng)導(dǎo)和人事管理部門，干部檔案管理部門應(yīng)按這些利用者的職能和工作需要主動提供檔案服務(wù)，如每年的干部考核時，干部檔案管理部門應(yīng)該提早做好材料準(zhǔn)備工作，以提高干部考核工作的質(zhì)量和效率。干部招聘或大的人事調(diào)配時，相關(guān)部門同樣需要干部檔案部門的協(xié)助和支持，提供人事統(tǒng)計信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)，人事統(tǒng)計信息有利于人事管理部門決策，人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)的效率直接影響著干部的任職時間。從利用者的角度考慮，必須履行相關(guān)的利用手續(xù)，特別是簽字、登記手續(xù)，并按照干部檔案利用的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。利用環(huán)節(jié)是干部檔案收集、鑒定、整理、保管的目的，其他環(huán)節(jié)都是為利用環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件的，各個環(huán)節(jié)間相輔相成，融會貫通。

2.2干部檔案的查閱

干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，對檔案查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：第一，要查閱干部檔案的單位，應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫本表后才能按照程序借閱檔案。向外省、市、區(qū)查閱干部檔案，必須事先與對方相應(yīng)一級的黨組織取得聯(lián)系，征得對方同意后，才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。第二，查閱者應(yīng)在本室內(nèi)由專人監(jiān)督查閱，允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。第三，任何個人都不得查閱本人或直系親屬的檔案。

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Cadre personnel archives storage,protection and utilization

LIU De-hui
(Zhaoyuan County Talent Center of Heilongjiang Province,Zhaoyuan 166500,China)

Abstract:Maintaining the integrity and security of archives and providing service for cadre personnel of the the party and state is the fundamental purpose and mission of cadre personnel archives keeping and protection.We should prevent damage to archives,extend the life of archives and maintain the integrity and safety of the archives.Basic requirements of personnel archives custody and protection are scientific management,facilitated to use;put prevention first,combine prevention with control;make long-term prospect,ensure current management;enhance awareness of disaster prevention,improve ability of resilience.This paper also proposed measures of personnel archives custody.

Key words:Personnel archives;Custody;Protection;Consult

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）08-0140-02

收稿日期：2016-01-07

作者簡介：劉德會（1981-），男，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術(shù)工作。