事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化對策研究

摘 要 檔案管理作為事業(yè)單位內部管理系統(tǒng)中的一項重要內容，對于維系事業(yè)單位正常運轉，有著十分重要的意義，然而現在事業(yè)單位在管理上還存在著一些缺陷，尤其是在管理的規(guī)范化方面還有著很多制約條件，必須認真予以解決。

關鍵詞 事業(yè)單位 檔案 規(guī)范化管理 對策研究

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

在我國改革開放幾十年的歷史背景下，我國的事業(yè)單位在改革的浪潮中也取得了不菲的成績，作為事業(yè)單位系統(tǒng)下的一部分，檔案管理是否規(guī)范與標準對事業(yè)單位工作的有序進行有著非常重要的影響，也決定了新一輪的事業(yè)單位改革能否有序進行，因此對檔案管理的重視將會提高事業(yè)單位的改革的順利與否，然而在檔案管理中，還是出現了很多不合規(guī)范的問題，事業(yè)單位檔案管理水平的提升被事業(yè)單位檔案管理的嚴重制約，也可以說，阻礙了事業(yè)單位的改革進程。所以，事業(yè)單位要非常重視檔案管理帶來的價值，明確對檔案管理的認識，并采用一系列的補救措施，才會使事業(yè)單位的檔案管理進入更為正確的途徑。

1檔案管理在事業(yè)單位規(guī)范化管理中存在的問題

1.1事業(yè)單位對檔案規(guī)范化管理的重視程度還不夠

檔案管理的正規(guī)與否決定了事業(yè)單位的工作質量是否達標，檔案管理在事業(yè)單位系統(tǒng)中所占的比例可想而知，在事業(yè)單位的改革浪潮中，大多數事業(yè)單位對檔案管理的價值有了一定的明確，但是還是有部分事業(yè)單位對檔案管理所帶來的價值不夠重視。他們認為檔案管理不會帶來太多的經濟效益，在事業(yè)單位的結構中，檔案管理所占有的分量變得微乎其微，單位領導對于檔案管理這一領域也沒有起到足夠的重視，對檔案管理領域也沒有投入大量的技術支持、資金支持，這就導致了檔案管理的事業(yè)單位工作人員沒有明確他們工作的價值性，玩忽懈怠，擅離職守，在紀律和崗位上沒有起到該有的作用，在一定程度上阻礙了檔案管理的發(fā)展。

1.2檔案管理制度缺乏一定的規(guī)范

雖然從總體上看，現如今我國的大部分國家部門都已經建立了檔案管理制度，并且把檔案管理作為事業(yè)單位體系中的一項重要環(huán)節(jié)，在制度上也給予了高度重視。然而在制度建設方面，事業(yè)單位領導對于它的價值沒有明確的認識。例如，一把手雖然對其部門和職員做了明確要求，當并沒有將檔案管理制度融入到各個部門，這就造成了檔案管理部門與其他部門之間的合力不夠。另一方面，雖然領導對檔案管理制度方面做了硬性要求，對工作人員的行為規(guī)范做了整飭，然而由于執(zhí)行力不夠，部門仍然我行我素，制度如白紙一張。

1.3檔案管理模式缺乏一定的規(guī)范

在現代社會，科學技術不斷提高，事業(yè)單位并沒有 使用符合計算機科學技術的檔案管理軟件、照相機、掃描儀的等輸入設備。在舊的模式下，檔案管理的高勞動低效率自然缺乏規(guī)范性的要求。不僅如此，它還具有“封閉性”、“重復性”等特殊性質，這就導致了檔案管理在開發(fā)和利用方面非常不足，直接形成了對于他的規(guī)范化建設難以展開。

1.4檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)性

由于缺乏對檔案管理的重視，我國事業(yè)單位對其工作人員人員的任用資格依舊很低，他們始終認為這項工作是個不需要技術、不需要能力甚至只需要簡單的識字基礎就行，初中畢業(yè)即可勝任，只要態(tài)度端正、做事頭腦靈活就會做得出色。一方面員工在專業(yè)知識方面不過硬，導致了面對信息化等高操作軟件方面難以應付，在高任務的情況下往往難以堅持，工作效率大大降低，對事業(yè)單位的運行帶來了潛在的危機；另一方面，員工在職業(yè)素養(yǎng)方面也難以達到要求，工作缺乏穩(wěn)定性，經常出現員工突然辭職或者檔案泄露等一系列情況發(fā)生，所以在對檔案管理工作人員的招聘上，應注明為檔案管理專業(yè)或者是受到文化與道德熏陶的高級知識分子，只有在對負責檔案看管工作人員的任用上把好關，檔案工作的規(guī)范化改革將會由內而外散發(fā)出創(chuàng)新。

2加強檔案管理規(guī)范化的對策

2.1加強對于檔案管理規(guī)范化的重視

事業(yè)單位領導對檔案管理部門的重視表現為：經常對檔案管理部門進行實地考察訪問；對檔案管理遇到的工作問題予以討論解決；對檔案管理部門提出工作期望；加大對檔案工作部門的資金技術的投入、以及對檔案工作工作人員的福利支出等等。這樣既能表現出檔案管理受到關注，提高規(guī)范化建設的積極性；又能將事業(yè)單位宏觀改革方針與檔案收管工作的特殊性結合起來，提出一條更有實際意義的改革路線。

2.2加強檔案管理制度規(guī)范化

制度的長期性與穩(wěn)定性要求，檔案工作要想規(guī)范化改革就必須進行制度上的改革，摒棄不合規(guī)范、不適應于新型社會的管理體系，建立新的符合事業(yè)單位改革局勢、新型社會的科技水平、外國引進的高水平管理技術。首先國家要拿出對檔案管理的強制性手段，有功必賞，有過必罰，讓檔案管理的員工能及時認識到自己的工作狀態(tài)，有則改之，無則加勉。第二，加強對員工進行培訓，讓他們學會如何使用計算機來進行檔案管理。第三，要加強對員工的慰問，多對他們進行開導，鼓勵他們在這個行業(yè)里發(fā)光發(fā)熱，奉獻青春。

2.3加強檔案管理模式規(guī)范化

檔案管理模式規(guī)范與否已經嚴重影響了事業(yè)單位機關部門能否繼續(xù)向前發(fā)展，所以對檔案管理的運行模式進行整改，具有重大的現實意義，它是人們對檔案管理（下轉第168頁）（上接第130頁）服務是否到位的評判依據。健全的模式能影響整個系統(tǒng)的運行效率，對于檔案管理，也不例外，所以要加強規(guī)范化建設的進程，加大對檔案管理的科技方面的成本投入。如計算機科學技術設備、計算機輸出設備、檔案管理用于電腦運行的相關軟件、以及計算機可移動硬盤等，通過以上先進的技術進行投入，對不利于模式運行的制度予以摒棄，如此才能提高檔案管理的運行效率及工作質量。從另一方向上來說，加強檔案管理對網絡建設，讓工作人員在計算機面前就能對檔案進行收集、錄入系統(tǒng)、規(guī)范化管理、條目化存儲。對比以前，檔案會占有大量的用地，一旦著火，檔案灰飛煙滅，給國家及社會帶來嚴重的損失。我們要加強在對檔案的潛力進行挖掘，讓它顯現出新的機制。

3總結

綜上所述，我國雖然在事業(yè)單位等機關部門做出了一定的，取得了一定的發(fā)展。其中檔案管理的工作占有的比例非常重大，因此，加強檔案管理的標準化建設能對事業(yè)單位能否正常工作起著非常重大的作用和影響。事業(yè)單位是否能按照規(guī)定進行運行完全取決于檔案管理工作是否落實到了實處。所以，黨和國家機關的負責人要對檔案管理工作加強警惕，引起重視，加強建設工作，提高工作效率。對部門要加大成本投入，制定章程，依法治理，讓檔案管理更加規(guī)范，在如今的特殊形式下，與事業(yè)單位的改革齊頭并進，做好領路羊的工作。

作者簡介：孫慧麗，女，1972年10月出生，大專行政管理專業(yè)，開封市教育衛(wèi)生保健站助理館員，研究方向：檔案管理。

參考文獻

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