電力基建工程檔案規(guī)范化管理的研究

國網(wǎng)福建武平縣供電有限公司 李 莉

電力基建工程檔案規(guī)范化管理的研究

國網(wǎng)福建武平縣供電有限公司 李 莉

國家的不斷進步和發(fā)展促使電力需求不斷增大，為了滿足逐漸增大的電力需求，我國加強了對電力事業(yè)的投入。其中，電力基建工程檔案管理是電力建設(shè)和發(fā)展的過程中尤為重要的一個環(huán)節(jié)，管理人員必須進一步加強基建工程檔案的管理，完善管理體系，從而確保檔案資料的完善和準(zhǔn)確。本文就電力基建工程檔案規(guī)范化管理進行了相關(guān)的探討和研究。

電力；基建工程；檔案；規(guī)范化

電力基建工程檔案的規(guī)范化管理對電力事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)尤為重要，我國在進行電力工程建設(shè)的過程中必須重視這一環(huán)節(jié)，加強對各類檔案資料的管理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。在電力建設(shè)之中，基建工程檔案包括許多內(nèi)容，從該項目成立開始，這個項目所使用過的所有圖紙、影音視頻、文字等資料都是非常重要的檔案資料。這些資料和檔案不僅僅是使電力工程建設(shè)更加規(guī)范化的重要工具，也是電力工程建設(shè)過程中必備的法律憑證。這些檔案涉及工程建設(shè)的工作人員資料、施工過程、建設(shè)周期等內(nèi)容，所以必須對其進行謹(jǐn)慎的、規(guī)范化的管理。

1.我國在電力基建檔案管理工作中存在的問題

（1）檔案的存放不夠系統(tǒng)

目前，大部分的電力工程建設(shè)所需要的時間較長，因此檔案資料繁多復(fù)雜。通常，大規(guī)模電力工程基建檔案的管理會由多個管理人員完成，往往前期的管理人員和后期的管理人員并不相同，且不同的管理人員存放方式、記錄方式各有不同，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)偏差，在存放的過程中也會出現(xiàn)檔案缺失的情況。例如，檔案中的某些合同簽署時間存在偏差、工程名稱前后不同等等問題。這類情況的出現(xiàn)嚴(yán)重的影響了檔案資料的準(zhǔn)確性，使其喪失了原本應(yīng)有的存在意義和法律效用。

（2）檔案的內(nèi)容不夠規(guī)范、完整

檔案資料包含的內(nèi)容繁多、復(fù)雜，在實際的電力基建檔案管理工作之中，管理人員之間沒有統(tǒng)一規(guī)范的記錄方式，缺乏專業(yè)的管理能力和管理水平，從而導(dǎo)致檔案資料在記錄的過程中就存在漏洞和問題。此外，由于保存方式不同且缺乏科學(xué)性，從而導(dǎo)致檔案在長期的保存中出現(xiàn)丟失和破損等問題。這些問題都嚴(yán)重的影響了檔案保存的質(zhì)量。

（3）檔案的管理缺乏保障

目前，我國電力企業(yè)或單位對電力基建檔案管理缺乏重視，從而導(dǎo)致檔案管理的監(jiān)督機制不夠完善和嚴(yán)格，缺少相應(yīng)的管理保障。施工單位對檔案管理不夠重視，沒有科學(xué)的管理手段和統(tǒng)一的管理方式，在工程建設(shè)初期沒有及時進行檔案的記錄和跟進，導(dǎo)致工程的初期檔案不夠完善。此外，管理檔案的相關(guān)部門沒有指派專門的管理人員，常常導(dǎo)致檔案的丟失，并且沒有及時對缺失的檔案進行完善。此外，由于監(jiān)督工作的松懈，檔案資料的內(nèi)容沒有進行及時的核對，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)、記錄等出現(xiàn)大小不等的偏差，影響檔案的準(zhǔn)確性。不僅如此，由于對檔案管理的不重視，檔案管理工作缺少完善的設(shè)備和豐厚的資金，管理人員也缺乏專業(yè)性，從而導(dǎo)致檔案管理苦難重重，在管理的過程中不斷出現(xiàn)問題和漏洞。最終，檔案管理無法滿足電力工程建設(shè)的要求，二者脫節(jié)，從而使檔案管理工作喪失其應(yīng)用的作用和意義。

2.實現(xiàn)電力基建檔案規(guī)范化管理的有效方案

（1）規(guī)范工程檔案的管理方式

為了進一步規(guī)范工程檔案的管理方式，管理工作要從三個方面著手改善：首先，管理人員需要在工程建設(shè)的前期就進行檔案和資料的搜集，制定相應(yīng)的錄入方式和搜集時間。如果在施工前期沒有進行規(guī)范的檔案收集和管理，后期的檔案管理工作難度會不斷的加大；其次，由于工程持續(xù)的時間較長，資料檔案會由多個管理人員經(jīng)手保管。為了確保檔案的完善和準(zhǔn)確，管理人員一定要及時核對檔案內(nèi)容，制定統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案保存方式。在檔案交接的過程中認(rèn)真核對檔案數(shù)量，避免檔案的缺失。如果檔案資料出現(xiàn)缺失，管理人員一定要進行及時的補檔，避免影響后期檔案管理工作和工程建設(shè)；最后，管理人員要對工程建設(shè)的進程有一定的了解，對工程建設(shè)的情況進行實地的探查和了解，根據(jù)實際情況完善檔案內(nèi)容，保障檔案的準(zhǔn)確性。

（2）規(guī)范檔案的記錄內(nèi)容和記錄方式

在檔案記錄的過程中，由于記錄人員不同，檔案的內(nèi)容和記錄方式也會存在一定的差異，這些差異會影響檔案資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范化。因此，規(guī)范檔案的記錄內(nèi)容和記錄方式是必不可少的。為此，相關(guān)的管理部門必須制定一個系統(tǒng)、完善的記錄方式，規(guī)范檔案錄入的內(nèi)容，保障內(nèi)容的具體和完善，以及不同管理人員錄入的內(nèi)容相互一致。此外，檔案管理人員還要對檔案的內(nèi)容進行定期的、規(guī)范化的校對，及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的漏洞和問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題管理人員要進行及時的糾正，根據(jù)工程建設(shè)的實際情況對資料檔案進行及時的查缺不全。

（3）加強對檔案管理的重視和監(jiān)督

電力工程建設(shè)周期長，涉及諸多內(nèi)容，參與工作的人員較多，如果沒有足夠的重視和嚴(yán)格的監(jiān)督，會導(dǎo)致管理難度的增大和管理漏洞的增多。因此，加強檔案的管理和重視是必不可少的。為此，管理部門要從多個方面入手：首先，要加強建設(shè)企業(yè)或單位對檔案管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入，確保設(shè)備的健全和完善。完善的工作設(shè)備和豐厚的資金支持能夠有效確保管理工作的效率；其次，要建立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門或機構(gòu)，將檔案管理的工作進一步程序化和具體化，確保檔案的管理工作能夠按部就班，降低疏漏的出現(xiàn)；最后，要安排相應(yīng)的管理人員進行檔案管理工作進行監(jiān)督，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作內(nèi)容，提升管理人員的責(zé)任感，建立相應(yīng)的責(zé)任機制和監(jiān)督機制，從根本上確保管理工作的完善和準(zhǔn)確。

（4）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作效率能夠從根本上保障檔案管理工作的質(zhì)量。為此，管理部門不僅要加強對管理工作的重視，還要加強對管理工作人員的培養(yǎng)和訓(xùn)練，定期對工作人員進行審核和培訓(xùn)。此外，還要對管理人員進行嚴(yán)格的篩選和考核，確保應(yīng)聘人員具有相關(guān)的工作經(jīng)驗、相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任感。鼓勵檔案管理人員積極進進行實地考察，了解工程的整體進程和實際進展情況，根據(jù)實際情況進行檔案和資料的記錄和歸納。除此之外，還要制定一個科學(xué)的動態(tài)管理制度，通過這項制度來保障檔案管理工作的效率和連貫性，進一步降低工作過程中可能出現(xiàn)的疏漏。明確各個管理人員的工作內(nèi)容和管理范圍，協(xié)調(diào)各個部門之間的配合，加強部門之間的同步率，減少檔案調(diào)動過程中可能出現(xiàn)的缺失情況。通過完善和規(guī)范的管理手段、管理措施來保證管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而進一步提升檔案管理工作的專業(yè)性和質(zhì)量。

3.結(jié)語

綜上所述，在電力工程建設(shè)過程中，電力基建檔案管理工作是必不可少的，其對電力工程的展開和規(guī)范起到了十分重要的作用。因此，加強電力基建檔案管理工作，使其更加科學(xué)規(guī)范是電力建設(shè)過程中一項十分重要的工作內(nèi)容。相關(guān)的管理部門和建設(shè)單位要加強對這項工作的認(rèn)可和支持，提升該工作的效率，保障工程施工的順利進行。

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