金蝶K3V11外購入庫財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理流程

胡志宙

摘要：ERP 是業(yè)務(wù)處理與財(cái)務(wù)處理相結(jié)合的一體化管理信息系統(tǒng)，在ERP教學(xué)中應(yīng)體現(xiàn)其業(yè)務(wù)流程的整體性和連貫性。本文以外購入庫業(yè)務(wù)為例，介紹了金蝶ERP財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理的操作流程，案例涉及了供應(yīng)鏈、財(cái)務(wù)管理模塊中的采購、倉存、成本核算、應(yīng)付和總賬系統(tǒng)，最后還提供了系統(tǒng)啟用后選項(xiàng)修改的方法。

關(guān)鍵詞：金蝶 ERP 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 外購入庫

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）03-0127-02

ERP包括了財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人力資源和財(cái)務(wù)等模塊，模塊間有互相的數(shù)據(jù)接口，將企業(yè)所有資源進(jìn)行整合和集成管理，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估。目前，ERP部分教材和教學(xué)，多采用文字描述業(yè)務(wù)或原始憑證樣圖來記賬的方法，把ERP各個(gè)模塊分開教學(xué)，業(yè)務(wù)不連貫甚至使用各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，無法使學(xué)生了解ERP對企業(yè)資源的計(jì)劃和控制的特性。因此建議教學(xué)中應(yīng)采用基于以業(yè)務(wù)為主線的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程的教學(xué)方法。

假定有如下采購業(yè)務(wù)：某公司A材料和B材料的計(jì)劃單位成本價(jià)分別為29元和110元。向南方公司購進(jìn)A材料1 300公斤，B材料700公斤，發(fā)票采購單價(jià)分別為31和115元（不含稅價(jià)），貨到后收到南方公司開出增值稅專用發(fā)票及380元運(yùn)費(fèi)的費(fèi)用發(fā)票，款項(xiàng)未付。該業(yè)務(wù)涉及了供應(yīng)鏈的采購和倉存管理，還涉及了財(cái)務(wù)的成本核算、憑證管理、應(yīng)付和總賬系統(tǒng)。首先由采購人員完成的采購、入庫等業(yè)務(wù)處理，其單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門，再由財(cái)務(wù)人員通過單據(jù)關(guān)聯(lián)的方式完成采購發(fā)票填制并傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)付賬款的核算。期末，財(cái)務(wù)通過勾稽、入庫核算完成材料成本的核算并使用憑證模板生成憑證，其財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化和模塊間的操作流程如下：

一、供應(yīng)鏈系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

ERP系統(tǒng)啟用前須按用戶業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)置，供應(yīng)鏈的參數(shù)設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置/存貨核算/系統(tǒng)設(shè)置中進(jìn)行，具體設(shè)置不再贅述，需注意的兩項(xiàng)參數(shù)是：（1）如果啟用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，需在供應(yīng)鏈整體選項(xiàng)中勾上第7項(xiàng)“若應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)未結(jié)束初始化，則業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)票不允許保存”，以確保供應(yīng)鏈新增的采購發(fā)票傳遞到應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)。（2）核算系統(tǒng)選項(xiàng)中的第22項(xiàng)“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項(xiàng)。暫估沖回是指在一會(huì)計(jì)期內(nèi)，采購的材料已入庫但發(fā)票未收到，不能確定價(jià)格，為避免出現(xiàn)賬實(shí)不符情況，期末財(cái)務(wù)人員根據(jù)入庫單進(jìn)行估價(jià)入賬處理，下月初沖回。系統(tǒng)提供了原商業(yè)和原工業(yè)的模式，不勾為使用原商業(yè)模式，反之則為原工業(yè)模式。

原商業(yè)模式憑證模板生成憑證的方式是外購入庫、采購發(fā)票及其費(fèi)用發(fā)票各自獨(dú)立生成憑證，業(yè)務(wù)單據(jù)之間相互沒有直接的數(shù)據(jù)交叉。原工業(yè)模式外購入庫憑證模板的方式是以一套相互勾稽的外購入庫單和采購發(fā)票及其費(fèi)用發(fā)票為最小單元生成憑證。對于材料的采購和入庫，如采用計(jì)劃成本法，那么憑證分錄涉及“材料采購”“進(jìn)項(xiàng)稅額”“銀行存款”“應(yīng)付賬款”“應(yīng)付票據(jù)”“原材料”“材料成本差異”等科目。外購入庫單和采購發(fā)票單據(jù)間的材料、增值稅和往來科目等數(shù)據(jù)有相互的交叉，因此應(yīng)該選擇原工業(yè)模式的憑證生成方式。

二、供應(yīng)鏈采購業(yè)務(wù)處理

金蝶采購業(yè)務(wù)的流程為：采購申請單→采購訂單→收料通知單→外購入庫單。新增業(yè)務(wù)單據(jù)如采購訂單有手工錄入增加、源單類型或下推（上拉）式關(guān)聯(lián)三種方法。源單類型和下推（上拉）式關(guān)聯(lián)都是通過關(guān)聯(lián)其他單據(jù)來生成記錄，關(guān)聯(lián)是指單據(jù)間建立一種傳遞業(yè)務(wù)信息的關(guān)系，即在連續(xù)的業(yè)務(wù)處理中，將某一流程單據(jù)的業(yè)務(wù)信息傳遞給下一流程單據(jù)，譬如外購入庫單傳遞到采購發(fā)票，供應(yīng)鏈的采購發(fā)票審核后傳遞到財(cái)務(wù)模塊應(yīng)付系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)的方式使二者之間保持業(yè)務(wù)的連續(xù)性，同時(shí)也減少大量相同信息的重復(fù)錄入，建議新增業(yè)務(wù)單據(jù)使用這兩種方法。

上述流程涉及采購和倉存的管理，其過程并非每步驟都必須的，但是外購入庫單是必須的，它是倉管人員收貨入庫的憑證，也是財(cái)務(wù)人員據(jù)以記賬、核算成本的重要原始憑證。外購入庫單的采購方式有現(xiàn)購、賒購和委托加工，如是賒購還需設(shè)往來科目。倉庫人員無須錄入單價(jià)（財(cái)務(wù)成本核算），計(jì)劃成本法下單據(jù)會(huì)自動(dòng)顯示其物料屬性中預(yù)設(shè)的計(jì)劃成本價(jià)，錄入收料倉庫為原材料。如圖1所示。

三、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理

（一）采購及其費(fèi)用發(fā)票的錄入。采購發(fā)票是采購管理的關(guān)鍵單據(jù)，它涉及采購成本，是采購管理與存貨核算及應(yīng)收應(yīng)付接口，是聯(lián)系財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要橋梁。財(cái)務(wù)收到供應(yīng)商公司開具的購貨和費(fèi)用發(fā)票后，在外購入庫單的序時(shí)簿中使用下推生成購貨發(fā)票（專用）。在物料的單價(jià)中必須錄入實(shí)際采購價(jià)格，往來科目選擇應(yīng)付賬款。新增費(fèi)用發(fā)票，必須填采購發(fā)票單號(hào)和計(jì)入成本費(fèi)用兩項(xiàng)，發(fā)票審核后自動(dòng)傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)。在采購發(fā)票序時(shí)簿處完成外購入庫單、采購和費(fèi)用發(fā)票三者的勾稽。勾稽的作用是采購發(fā)票與外購入庫單進(jìn)行實(shí)際成本的確認(rèn)。

（二）存貨核算。在供應(yīng)鏈存貨核算/入庫核算/外購入庫核算進(jìn)行成本的核算，核算是使入庫單的成本與采購發(fā)票保持一致。選擇按重量的分配方式，然后再核算。系統(tǒng)將計(jì)算了承擔(dān)運(yùn)費(fèi)后的實(shí)際成本價(jià)格反寫到外購入庫單的物料單價(jià)中，此時(shí)查看對應(yīng)入庫單菜單，可見A、B材料實(shí)際成本單價(jià)分別為31.19和115.19元。

（三）憑證模板設(shè)置。在存貨核算/憑證管理中選取計(jì)劃成本法部分的外購入庫條目，新增一張賒購的憑證模板，如圖2設(shè)置憑證模板的各個(gè)分錄選項(xiàng)。

按原工業(yè)模式，憑證模板以相互勾稽的外購入庫單、采購及其費(fèi)用發(fā)票為單元生成憑證，包括了原材料、進(jìn)項(xiàng)稅額、材料成本差異、運(yùn)雜費(fèi)和應(yīng)付賬款科目。分錄1上的“單據(jù)上物料的存貨科目”是所購買材料的物料屬性中物料的存貨科目（在系統(tǒng)設(shè)置/基礎(chǔ)資料/公共資料/物料中設(shè)置），因在物料屬性中計(jì)劃方法采用“計(jì)劃成本法”，“外購入庫單計(jì)劃成本”直接取物料屬性中的計(jì)劃單價(jià)。單據(jù)上的往來科目是取外購入庫單或采購發(fā)票單據(jù)上所設(shè)置的“應(yīng)付賬款”科目。分錄摘要設(shè)置可選“摘要單元”直接取單據(jù)上的數(shù)據(jù)，如向[外購入庫.供應(yīng)商]購買[外購入庫.物料名稱]生成摘要。通過核算項(xiàng)目選取單據(jù)上的核算項(xiàng)目。因模板包括了計(jì)劃成本法所涉及的業(yè)務(wù)發(fā)生科目，缺少上述任一項(xiàng)，都會(huì)導(dǎo)致憑證模板借貸不平衡而無法保存模板。

（四）生成憑證。憑證模板預(yù)置成功，在存貨核算/憑證管理/憑證生成選外購入庫，點(diǎn)擊重新設(shè)置，在檢索單據(jù)中勾上需生成憑證的單據(jù)，并在計(jì)劃價(jià)憑證模板中選中預(yù)設(shè)的模板，點(diǎn)擊生成如下憑證（見圖3）。

憑證生成后傳遞到財(cái)務(wù)模塊的總賬系統(tǒng)，在總賬的會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿中系統(tǒng)模塊標(biāo)記該憑證由采購管理生成。

（五）應(yīng)付系統(tǒng)。采購發(fā)票審核后可在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的應(yīng)付系統(tǒng)的發(fā)票處理中查詢，費(fèi)用發(fā)票則在其他應(yīng)付單中處理。用戶可在應(yīng)付系統(tǒng)中查詢、修改付款計(jì)劃和到期后通過下推生成對應(yīng)的付款單，完成應(yīng)付單的核銷并生成付款憑證。

四、系統(tǒng)啟用后參數(shù)選項(xiàng)的修改

教學(xué)中不少學(xué)生在設(shè)置憑證模板時(shí)才發(fā)現(xiàn)采用了系統(tǒng)默認(rèn)的原商業(yè)模式，此時(shí)“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項(xiàng)處為灰色，提示“系統(tǒng)已啟用，當(dāng)前參數(shù)不可修改”。系統(tǒng)一旦啟用后用戶無法再修改選項(xiàng)，但可直接修改K3后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的t_Systemprofile數(shù)據(jù)表。在SQL Server Management Studio中選取賬套數(shù)據(jù)庫，執(zhí)行如下SQL語言查詢：SELECT * FROM t_Systemprofile where fkey='makezanguvoucher'。

查詢表中MakeZanGuVoucher為“外購入庫生成暫估沖回憑證”選項(xiàng)，F(xiàn)Value是邏輯型字段，0表示不選即采用默認(rèn)的原商業(yè)模式，1則為原工業(yè)模式，因此只需執(zhí)行如下SQL語言更新FValue值為1，重進(jìn)K3系統(tǒng)后已改為原工業(yè)模式：Update t_Systemprofile set FValue=1 where fkey='makezanguvoucher'。

以經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)為主線、財(cái)務(wù)處理為核心的教學(xué)方式，可使財(cái)務(wù)專業(yè)學(xué)生在學(xué)習(xí)軟件具體操作的同時(shí)，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程并體會(huì)到ERP對企業(yè)物流、資金流和信息流的集成管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]金蝶軟件公司編.金蝶K/3V11.0標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

[2]金蝶軟件公司編.金蝶K/3V11.0供應(yīng)鏈培訓(xùn)教材[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2009.