民營醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

姚潔

摘 要：近幾年，國家鼓勵民間資本進入社會事業(yè)領域、參與發(fā)展醫(yī)療事業(yè)的政策不斷出臺，民營醫(yī)院如雨后春筍般不斷創(chuàng)立。然而，大多數(shù)的民營醫(yī)院的檔案管理工作卻相當薄弱，有些民營醫(yī)院甚至沒有專門的檔案管理室。醫(yī)院在運營過程中，其行政管理、醫(yī)療、科研、教學、設備、基建等各項工作都會形成具有保存價值的檔案，它記載了醫(yī)院發(fā)展的歷史變化，也貯藏著醫(yī)院在發(fā)展過程中所累積的經(jīng)驗，這些檔案對推動民營醫(yī)院的發(fā)展和提高其管理水平具有重要意義。因此，民營醫(yī)院應重視、關心和強化檔案工作，發(fā)揮檔案和檔案工作在醫(yī)院管理中的作用。

關鍵詞：民營醫(yī)院； 檔案管理；問題分析；對策

一、民營醫(yī)院檔案工作的重要性

（一）民營醫(yī)院的檔案工作可以幫助醫(yī)院提升管理水平

民營醫(yī)院在各種工作和活動中形成的具有保存價值的文件、簿冊、圖表和聲像等各種門類和各種載體的檔案，是醫(yī)院管理人員和全體醫(yī)務工作者辛勤勞動和集體智慧的產物，在醫(yī)院的發(fā)展過程中具有舉足輕重的地位，在必要時可以發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，為領導的決策提供依據(jù)。例如，人事檔案是醫(yī)院開展人才隊伍建設、考核評價的主要依據(jù)；設備檔案可以為醫(yī)院購置設備提供及時、準備的信息，避免資源浪費，是民營醫(yī)院進行宏觀調控，保障醫(yī)療技術質量的重要途徑。

（二）民營醫(yī)院的檔案可以幫助醫(yī)院提高醫(yī)療質量

病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，通過對病歷檔案資料信息的整理和分析，可以及時準確地向院領導、科室醫(yī)務人員提供提高醫(yī)療技術水平和醫(yī)療質量控制工作的重要依據(jù)，分析醫(yī)院接診患者的疾病譜變化，接診過程中是否存在缺陷。同時，也是教學科研的重要資料來源，一個成功救治的病案會對以后同樣病情的診治提供寶貴借鑒的經(jīng)驗，幫助年輕醫(yī)院在業(yè)務上少走彎路，同樣，一個死亡病例也可以讓大家吸取教訓，發(fā)現(xiàn)缺陷并去整改完善自己的醫(yī)療服務行為。因此，民營醫(yī)院的檔案在民營醫(yī)院改進醫(yī)療質量、調整服務方向、提高工作效率等方面均起到至關重要的作用。

（三）民營醫(yī)院的檔案提升醫(yī)院形象和醫(yī)院文化建設

醫(yī)院檔案真實而全面地反映醫(yī)院發(fā)展和變化的歷史，所能產生的社會經(jīng)濟效益是巨大而深遠的。它可以讓社會和醫(yī)院員工清晰了解醫(yī)院過去的發(fā)展軌跡，讓社會更好地認識醫(yī)院，從而認可醫(yī)院；讓員工接受和共同遵循自己醫(yī)院的辦院宗旨和行為準則，增加員工的歸屬感和凝聚力。

二、民營醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

從民營醫(yī)院自身分析，目前大體有三種狀態(tài)。第一種狀態(tài)存在于大型民營醫(yī)院中，因其規(guī)模較大、資金雄厚，有條件也有意識做好醫(yī)院檔案管理工作，使其更好地推動醫(yī)院管理和醫(yī)療業(yè)務的發(fā)展。在這類民營醫(yī)院中，有完善的檔案管理制度、高素質的檔案管理人員和相對先進的檔案管理設備。然而，這類民營醫(yī)院并不多。第二種狀態(tài)存在于中小型的民營醫(yī)院中，其發(fā)展速度、規(guī)模、資金一般，經(jīng)營者對檔案工作重視不夠，更注重追求利潤，對不能直接產生效益的檔案資料不注重收集、整理、保存，導致大量文件材料處于分散、無序，甚至流失狀態(tài)。第三種狀態(tài)存在于個別的民營醫(yī)院里，醫(yī)院經(jīng)營者沒有長期經(jīng)營的打算，根本無視檔案管理工作，對于辦理完畢的文件資料就隨手一放，甚至作為廢紙丟掉，需要查時根本遠處可尋。

三、民營醫(yī)院檔案管理存在的問題

大多數(shù)的民營醫(yī)院在注重經(jīng)營效益和規(guī)范管理的同時，出于對檔案管理重要性認識的不足和對人力、設施成本的考慮等原因，存在著忽略檔案管理工作、檔案管理水平低下、未開發(fā)利用等現(xiàn)象。

（一）檔案管理工作無章可循，領導重視不夠

民營醫(yī)院起步晚，沒有形成規(guī)范、合理的檔案歸檔、保存利用的管理制度，有些甚至未單獨真正開展該項工作。而建國以來的法律法規(guī)和政策中有關民營醫(yī)院的檔案工作方面的規(guī)定一直處于空白，使民營醫(yī)院的檔案管理工作無章可循。因沒有專項的檢查和考核，經(jīng)營者對檔案管理工作重視不足，在注重對病歷資料保存的同時，對財務、設備、人事、等不同種類的檔案沒有形成集中統(tǒng)一管理，導致檔案流失、不完整，常出現(xiàn)“無檔可查”的現(xiàn)象，一定程度上制約了醫(yī)院管理水平的提高，給醫(yī)院發(fā)展造成一定的影響。

（二）檔案軟硬件投入不夠，管理力量單薄

首先，大多數(shù)民營醫(yī)院都將有限的業(yè)務用房用于開展診療活動，沒有設置專門的檔案用房，或僅在庫房中劃一小塊區(qū)域堆放檔案，對維持檔案保管條件的設備沒有投入或少投入，導致部分檔案損毀。其次，對檔案信息化建設投入不足，沒有形成適合醫(yī)院發(fā)展需要的檔案信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)，檔案的網(wǎng)絡資源共享也難以完成。第三，出于對人力成本的考慮，大多數(shù)的民營醫(yī)院幾乎沒有專業(yè)化檔案管理人員，多由辦公室人員兼任，也未進行專業(yè)化的培訓，僅憑工作人員的工作熱情和個人對檔案工作的理解開展檔案管理工作，嚴重影響了民營醫(yī)院檔案管理的水平。

（三）對檔案的深層次開發(fā)、研究與整理工作開展不夠

大多數(shù)的民營醫(yī)院僅停留在對檔案的實體管理階段，未將檔案進行進一步的系統(tǒng)化整理和加工，檔案利用的效率和效益都不理想。筆者曾受當?shù)匾凰駹I醫(yī)院的邀請，協(xié)助其做建院十周年的宣傳，由于上述的各種檔案管理不尚的原因，一些對醫(yī)院發(fā)展變化具有重要意義的文檔、照片都無法找到，使其宣傳畫冊的效果大打折扣。此外，如果沒有將會議紀要、收發(fā)的文件作為檔案妥善保管，有可能會做出與已有的規(guī)定相悖的決定，給醫(yī)院經(jīng)營帶來困難，造成不必要的失誤。

四、新形勢下的民營醫(yī)院檔案工作對策

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是民營醫(yī)院目前和今后所面臨的任務，也是民營醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向和趨勢。

（一）樹立創(chuàng)新的民營醫(yī)院檔案管理新理念，加強領導，注重宣傳，增強全員檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的前提。要加強檔案法的學習及宣傳，讓醫(yī)院領導、中層干部和全體員工都充分認識檔案的重要性，特別要強化民營醫(yī)院經(jīng)營者的檔案管理責任意識，實現(xiàn)從“要我建檔”到“我要建檔”的檔案價值觀轉變，把檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分、作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容來抓。增強民營醫(yī)院的全員檔案意識，才能保證民營醫(yī)院的檔案管理工作順利進行。

（二）建立健全民營醫(yī)院檔案管理制度，拓展檔案的歸檔范圍

制訂并逐步完善檔案管理的各項制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、標準化，是民營醫(yī)院檔案管理的關鍵。隨著科技創(chuàng)新檔案管理手段和水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

（三）完善檔案管理工作人員與機構設置，提高檔案管理人員素質

重視民營醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化建設，民營醫(yī)院應當設立專職檔案管理人員，并選送去進行專業(yè)化的檔案管理培訓，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習，提高民營醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識水平。通過不斷學習、總結探索檔案管理工作，推動民營醫(yī)院檔案管理水平提高。

（四）加強檔案管理的硬件投入，實現(xiàn)民營醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理

一是要設立規(guī)范的檔案庫房，配備規(guī)范化的檔案裝具、排架，提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備和“防光、防塵、防有害氣體、防蟲”措施，使檔案得到安全保管。二是加大資金投入，引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，實現(xiàn)檔案管理電子化，即方便使用者及時查找、閱讀，也節(jié)省時間、空間、人力，提高工作效率。

（五）充分開發(fā)利用檔案，為民營醫(yī)院的發(fā)展助力

檔案管理的最終目的就是提供利用，民營醫(yī)院要重視檔案的利用服務功能，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。不斷開展多種編研活動，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。同時，還可以利用綜合檔案開設具有特色的醫(yī)院發(fā)展史、技術力量、科研教學、榮譽室等醫(yī)院檔案陳列室，促進醫(yī)院文化建設，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用。

五、總結

總之，檔案管理是民營醫(yī)院管理中的一個薄弱環(huán)節(jié)，應按照務實、創(chuàng)新、高效的原則，嚴格技術標準和規(guī)范，并在不斷開發(fā)利用檔案信息資源的過程中不斷總結、提高，才能實現(xiàn)民營醫(yī)院檔案管理的一體化、專業(yè)化和現(xiàn)代化。