高校財務檔案管理與利用探索

程靖

摘 要：財務檔案是高校發(fā)展過程中經濟業(yè)務往來的真實記錄，是高校檔案的重要組成。文章認為與高校其他檔案資料相比較，財務檔案有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高，應有針對性地對高校財務檔案實施專業(yè)管理，才能做好高校財務檔案的管理與利用。

關鍵詞：高校；財務檔案；管理；利用

高校財務檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經濟業(yè)務往來的真實記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴大，高校財務檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財務檔案管理水平的高低是權衡一個高校綜合水平的一項非常重要的指標，所以，做好高校財務檔案管理是建設現(xiàn)代大學管理體系的重要工作之一。

1 高校財務檔案組成

從中國現(xiàn)代會計管理體系來看，高校財務檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計核算材料，主要包括：①會計憑證。②賬本。③工資津貼表。④財務報告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調節(jié)表。⑦會計檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財務收入收據，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據。②單位往來款票據。③學生學費收據。④校內收據。⑤服務業(yè)統(tǒng)一收據等實物票據。[1]

2 高校財務檔案的特點

2.1 真實性。高校財務檔案是記錄高校經濟業(yè)務的重要歷史資料。學校發(fā)展過程每單經濟業(yè)務往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據憑證及時真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時候出現(xiàn)任何與經濟有關系活動的憑證都必須是真實有效的，財務檔案保存的就是高校所有財務往來的直接證據。

2.2 專業(yè)性。財務會計是一門專業(yè)性較強的學科，財務檔案因其專業(yè)性特點，必須由財務部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據現(xiàn)行管理制度要求和實際需要須在財務管理部門管理保管1到2年后才會將實物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財務檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。

2.3 利用性。高校財務檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個階段：第一階段是在財務部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財務內部審核、結算和相關業(yè)務查詢；第二階段是移交學校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計、財務、總務、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學生等個人需要查找相關財務憑證展開服務的。特別是每年的高校財務審查、不同層級和目的的審計等都需要大量查閱財務憑證，以便一一核證相關問題。所以說高校財務檔案具有較高的利用性。

3 高校財務檔案管理措施管見

3.1 單獨設立財務檔案館藏庫房或財務檔案館藏專柜，專門收藏財務檔案，實施專項管理。這是根據財務檔案的真實性、專業(yè)性和利用性三大特點而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學校日?；顒雍凸芾懋a生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復制的特點，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領導意識和硬件、經費等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財務檔案設置獨立的庫房或專柜，只是任由檔案館人員根據現(xiàn)有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯放或丟失，造成不可挽回的損失。

3.2 遵循財務會計專業(yè)特性，科學制定管理規(guī)范與查閱流程。財務會計業(yè)務是每個工作日都會產生財務會計實務憑證的，時間性強，業(yè)務量大，實物憑據大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進行有效管理，才能達到方便查閱利用。

（1）按編年目錄有序上架歸檔。財務專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準，排列方法按S走向排列，上架。每個檔案柜都要做好標簽，注明該柜財務檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個小標簽就是該柜子卷宗的小說明書。

（2）柜內組件編目要詳細明了，一目了然。財務實物的賬本、附件等財務檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標簽說明，標準是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費工夫，提高利用效率。

3.3 加強檔案專業(yè)人員財務知識的提高。財務檔案管理是一項專業(yè)性特點較強的工作，一般是由財務人員收集、整理、編造卷宗，在財務部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財務工作人員整理財務實物憑據時一般都只是按照財務會計管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說的財務檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因為檔案工作人員一般都是非財務專業(yè)的，對財務會計實物憑據造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因為不熟悉財務知識，在財務檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財務檔案而需要財務人員配合的尷尬局面。所以，加強財務人員的檔案知識培訓，與加強檔案人員的財務知識普及都是非常必要的，還要創(chuàng)造條件積極促進高校財務和檔案部門的業(yè)務交流，使財務檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。

4 做好高校財務檔案利用的幾點技巧

4.1 提高檔案利用的質量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復印等利用，不外借，財務檔案更不例外。財務檔案利用率最高的是財務憑證，高校財務每年都會遇到學校財務部、審計處、高校上級財務主管部門等的審查，高校設備、后勤等部門及學生、老師對財務檔案的查詢利用。尤其是審計部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據復印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財務檔案的特殊性，實物憑證一卷的厚度達3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復印難度大，每次復印出來，很難達到工作需要的標準。但隨著科技的進步，電子影像技術，甚至是手機也可以被應用到檔案利用工作中來。如面對需要復印的憑證，可以用相機或手機把憑證拍攝成照片，利用網絡技術傳輸到電腦，再利用計算機合成WORD文檔，經過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調整等技術手段的處理，一份清晰完整的財務憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。

4.2 財務憑證查詢前后的歸檔技巧。財務檔案查詢、審計部門的審計，所涉及的原始憑據少則一個月，多則一年，甚至好幾年，有時搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復始的反復查詢利用，要求歸檔上架要恢復如初，才能為下一次的查詢工作提供準確無誤的服務。下面就財務憑證利用前后的查找、歸檔上架的實際工作技巧做一些介紹。

①整理。面對需要審計的憑證，管理人員需要預先根據查詢或審計者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計或者利用的部門工作人員使用），然后根據清單去庫房查找實體憑證。如果遇到卷宗錯放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計一批多年上百卷的，管理人員必須提前準備多個箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。

②憑證利用后歸檔。憑證審計后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計數量較大，加上現(xiàn)實庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時就非常容易出錯，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時間浪費，影響工作效率。

萬事就怕認真，做財務檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時要多加強財務知識的學習，掌握財務檔案的特點和規(guī)律，對管理的財務庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財務審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責。

參考文獻：

[1]戴敏，高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].中國證券期貨，2013年第4期

（作者單位：廣東技術師范學院檔案館 來稿日期：2015-10-17）