人力資源視角下人事檔案管理工作優(yōu)化

張婷

摘 要：文章首先針對(duì)當(dāng)前階段，我國(guó)企業(yè)環(huán)境中人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及不足展開(kāi)必要的分析，而后進(jìn)一步在此基礎(chǔ)之上，就如何切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理工作的建設(shè)與優(yōu)化，使其成為人力資源管理系統(tǒng)，乃至于整個(gè)組織管理工作體系的重要支持力量加以討論，對(duì)于推動(dòng)檔案自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)同樣意義重大。

關(guān)鍵詞：人力資源；人事檔案；管理；優(yōu)化

當(dāng)前時(shí)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，歸根結(jié)底還是要將動(dòng)力落在人這一重要資源元素之上。只有企業(yè)環(huán)境中人的發(fā)展，才能推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，也才能有效塑造企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因此人力資源管理工作的核心，也正在于此。人事檔案管理和人力資源管理從職能層面看是一個(gè)有機(jī)的整體，二者相輔相成共同發(fā)展。一直以來(lái)，人事檔案工作都承擔(dān)著為人力資源管理提供必要依據(jù)的重要職責(zé)，并且成為企業(yè)環(huán)境中知識(shí)管理的重要支柱。但是在新的時(shí)代環(huán)境之下，人事檔案并未實(shí)現(xiàn)有效的與時(shí)俱進(jìn)，也因此成為企業(yè)管理工作體系中的短板。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，人事檔案管理工作相對(duì)而言存在諸多不足，這些不足通常并非人事檔案管理工作自身的退化，而更多表現(xiàn)為不能保持與企業(yè)整體環(huán)境共同進(jìn)步。尤其是在人力資源管理的視域之下，這種不足就顯得尤為突出，而同時(shí)也必須承認(rèn)，正是這種不足，成為推動(dòng)人事檔案管理工作縱深發(fā)展的重要力量。總體而言，有如下幾個(gè)方面問(wèn)題，成為人事檔案管理工作領(lǐng)域，阻礙人力資源工作深入的突出表現(xiàn)。

首先，人事檔案的發(fā)展更多是一種傳承，這種傳承的狀態(tài)決定了人事檔案管理工作仍然圍繞管理與控制而展開(kāi)，這對(duì)于當(dāng)前組織環(huán)境而言明顯已經(jīng)不再適用。人事檔案的管理工作目前更多僅僅是負(fù)責(zé)檔案的保管，以一種被動(dòng)的姿態(tài)實(shí)現(xiàn)檔案的接收，而對(duì)于檔案的利用并沒(méi)有加以重視。但是當(dāng)前企業(yè)環(huán)境中，檔案作為一種重要的資料，其自身的價(jià)值只有在不斷的利用過(guò)程中才能體現(xiàn)出來(lái)，但是當(dāng)前人事檔案并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，更多體現(xiàn)出一種“只進(jìn)不出”的特征。

其次，人事檔案管理工作沒(méi)有與人力資源管理體系保持一致。人力資源管理工作一方面以組織的利益作為中心，另一個(gè)方面將人自身的發(fā)展視為重要的目標(biāo)進(jìn)行推動(dòng)，而人事檔案管理工作通常表現(xiàn)為僅服務(wù)組織需要，而對(duì)于人自身的發(fā)展需要保持一種相對(duì)的漠視態(tài)度，從而對(duì)于人的發(fā)展沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)用的推動(dòng)作用。

最后，從機(jī)構(gòu)的設(shè)置角度看，負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的部門(mén)相對(duì)而言比較獨(dú)立，與其他相關(guān)人力資源部門(mén)以及工作人員的聯(lián)系并不緊密。這種狀況同樣來(lái)源于對(duì)傳統(tǒng)的傳承，但是卻會(huì)因此造成人事檔案管理工作與企業(yè)管理工作體系的脫節(jié)，進(jìn)一步影響到檔案本身的價(jià)值發(fā)揮。

二、切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理工作發(fā)展

一直以來(lái)認(rèn)識(shí)檔案都是企業(yè)管理工作中不容忽視的重要元素，其價(jià)值的深入發(fā)揮，直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與人的發(fā)展，因此必須給予充分的重視。在這樣的思路之下，有如下兩個(gè)方面的工作亟待引起關(guān)注：

（一）建立開(kāi)放人事檔案體系

只有開(kāi)放的態(tài)度，才能推動(dòng)人事檔案管理工作發(fā)展，也才能發(fā)揮人事檔案自身的價(jià)值。對(duì)于開(kāi)放而言，首先應(yīng)當(dāng)從檔案信息的收錄方面保持開(kāi)放。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作通常僅僅包括比較少的信息，諸如培訓(xùn)以及崗位變動(dòng)，以及重大處分和獎(jiǎng)勵(lì)等才會(huì)記錄在內(nèi)。但是當(dāng)前社會(huì)環(huán)境之下，組織環(huán)境中的員工無(wú)論是學(xué)習(xí)還是工作，都會(huì)更加具有主動(dòng)意識(shí)，對(duì)應(yīng)的檔案信息也應(yīng)當(dāng)保持開(kāi)放態(tài)度積極將相關(guān)信息納入到檔案體系中來(lái)，唯有如此才能通過(guò)檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)于一個(gè)人的盡量完整的反映，也只有這樣的檔案才是具有積極價(jià)值的檔案體系。其次，從應(yīng)用的角度看，人事檔案管理工作一直都將檔案信息放置于相對(duì)閉塞的環(huán)境中，只有少部分管理人員可以看到。這種狀態(tài)一方面失去了對(duì)于檔案信息以及相關(guān)工作的監(jiān)督，更為重要的在于無(wú)法在實(shí)際的工作過(guò)程中有效發(fā)揮檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息環(huán)境之下，應(yīng)當(dāng)視檔案信息的敏感程度適當(dāng)開(kāi)放，便于相關(guān)工作人員以及檔案主人查詢(xún)，一方面實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息準(zhǔn)確程度的提升，另一個(gè)方面也能夠有效體現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值。

（二）建立完整完善的人事檔案管理體系

對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步完善，是人事檔案管理工作的必然發(fā)展方向，在這一層面同樣存在兩個(gè)方面的主要問(wèn)題。其一在于需要讓人事檔案管理工作與人力資源管理工作保持高度的契合狀態(tài)，協(xié)同發(fā)揮作用；其二則在于需要以科學(xué)的眼光看待人事檔案管理工作的發(fā)展，使其符合事物發(fā)展的一般規(guī)律，從而幫助實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。對(duì)于前者而言，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)發(fā)展的角度明確人力資源管理工作的價(jià)值和整體發(fā)展目標(biāo)，并且以此作為指導(dǎo)人事檔案管理工作深入開(kāi)展的重要武器。而對(duì)于后者，則需要以科學(xué)的發(fā)展觀看待人事檔案管理工作，以發(fā)展的態(tài)度看待當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的形勢(shì)，結(jié)合社會(huì)和組織的發(fā)展，進(jìn)一步落實(shí)人事檔案未來(lái)的發(fā)展方向，避免出現(xiàn)發(fā)展過(guò)程中的偏差。

三、結(jié)論

人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)而言，有著不容忽視和替代的價(jià)值，只有深入分析其現(xiàn)有狀況，并且以科學(xué)的眼光看待其發(fā)展，才能找到人事檔案管理工作的方向，才能推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)發(fā)展。實(shí)際工作中，只有不斷發(fā)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題，并且切實(shí)提出對(duì)應(yīng)的建議和措施，注意加以落實(shí)，積極收集反饋信息，才有可能獲取到良好的效果。

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