電子時代人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實踐

趙慶鵬

摘要：在今天信息時代不斷發(fā)展的，電子檔案管理從西方走進了中國，為人力資源的管理和利用創(chuàng)造條件，為各種重要的活動提供相應的人事數(shù)據(jù)和信息支持。但是，人事檔案的管理公里較為繁雜，涉及內(nèi)容較為廣泛，因此，文章主要通過對電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建進行探討和分析，努力將電子人事檔案管理工作做到規(guī)范化，促進檔案管理的價值的提高，增加企業(yè)的效益。

關(guān)鍵詞：電子人事檔案管理；系統(tǒng)構(gòu)建；實踐

當前，各企業(yè)之間都實現(xiàn)信息化辦公，根據(jù)目前我國的企業(yè)信息化的辦公形式，其電子人事檔案的管理也必須實現(xiàn)電子信息的現(xiàn)代化，在檔案管理的構(gòu)建、使用和保存等方面都要求互聯(lián)和共享。企業(yè)中的人事的管理是個復雜的管理方式但目的都是為企業(yè)的發(fā)展和增收提供服務。因此，要實現(xiàn)人事檔案的電子化，必須在人事檔案的建立、具體工作的開展等問題進行電子信息化。電子人事檔案管理系統(tǒng)在實際操作中，能夠?qū)σ蛐姓芾矸指顚е路稚⒃诓煌芾聿块T的信息，為提高企業(yè)的服務質(zhì)量、效益等提供了客觀的依據(jù)。

1電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

因企業(yè)的發(fā)展時間和規(guī)模均不相同，因此，各企業(yè)間的人事檔案資料也有所不同，要想讓全企業(yè)上上下下的員工都滿意，就必須建立起一套完善的電子人事檔案管理系統(tǒng)，確保各項工作的順利開展。一般來說，電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要包括：建立認識檔案管理系統(tǒng)、形成電子人事檔案管理機制、建立人事檔案特征模型、聯(lián)動運行電子人事檔案管理系統(tǒng)、電子人事檔案管理風險控制、電子人事檔案管理效果評估等六個方面，通過建立符合企業(yè)要求的人事檔案特征模型，對檔案收集和整理進行全面檢查，聯(lián)動人力資源相關(guān)業(yè)務崗位，做好檔案完善；控制檔案管理風險，做好管理效果評估。

然而，建立起一臺完整的電子人事檔案管理系統(tǒng)需要考慮到以下幾個方面：識別，在一個電子人事檔案管理周期開始之際，需要識別檔案管理的目標、工作程序、員工考核標準等，以便日后的工作的開展；評價，從開始制定計劃時，需要計劃的實施、考核等緩解需要落實并按系統(tǒng)規(guī)定要求操作，評價正是衡量這些環(huán)節(jié)的標準，使其能夠更好的實行；確定相關(guān)組織成員，人事相關(guān)組織成員主要包括人事經(jīng)理、人事專員以及相關(guān)單位的認識管理人員；管理制度，電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要一套明確的管理制度，用制度去規(guī)范檔案的收集、轉(zhuǎn)遞、查借閱以及日常管理等活動；明確相關(guān)工作流程，這主要包括認識檔案手機整理工作流程、人事檔案轉(zhuǎn)入工作流程、認識檔案轉(zhuǎn)出工作流程以及檔案查閱工作流程等；確定工作標準，包括人事檔案收集整理工作標準、人事檔案代管工作標準；配套支持表單，包括人事檔案轉(zhuǎn)入確認表、人事檔案轉(zhuǎn)出清單、在職在崗人員名冊等；做好風險控制，包括人事檔案真實性風險控制、紙質(zhì)檔案與信息化數(shù)據(jù)匹配風險幾個方面。

2電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體開展

2.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內(nèi)容存履歷材料、自傳或報告?zhèn)€人有關(guān)的事項材料、考察或考核所需要的相關(guān)材料、學歷學位或職稱以及相關(guān)的培訓材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎勵材料、違法違紀等相關(guān)材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料。看過上述這些，人事管理人員便很容易對企業(yè)員工的相關(guān)檔案進行檢查，然后再據(jù)此進行修訂等。

2.1建立相應的工作制度

對于企業(yè)的具體工作，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況，對于每年發(fā)生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應的記載，同時，公司在開展項目時，除了提交相應的紙質(zhì)材料之外，還需要提供相應的電子材料，以便存檔之用。此外，針對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，當員工的管理權(quán)限出現(xiàn)變動時，需要形成相應的紙質(zhì)材料以及電子材料，按照企業(yè)的要求轉(zhuǎn)往人力資源部進行相應的管理，直到相關(guān)崗位得到確認之后，移交人力資源部檔案室進行存檔。同時，材料的存檔必須做到填寫合乎規(guī)范、取得相應的手續(xù)或流程、前后所出現(xiàn)的信息抑制等，否則，需要對材料進行進一步的考核或拒收。

2.3電子人事檔案查閱

針對企業(yè)中部分員工出于工作需要或個人要求等原因，需要查閱檔案時，首先需要填寫相關(guān)申請，經(jīng)人力資源部負責人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無故進行查閱。

3電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體維護

3.1做好電子人事檔案管理系統(tǒng)管理

建立統(tǒng)一的管理標準建立健全電子人事檔案管理系統(tǒng)，對電子人事檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理，設(shè)立統(tǒng)一的管理標準。要加強對電子人事檔案管理的監(jiān)管，設(shè)立相關(guān)部門執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時，還要建立科學、統(tǒng)一的管理標準，并對需要存檔的電子信息的真實性進行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

3.1.1做好電子人事檔案系統(tǒng)的保密工作

電子認識檔案是利用網(wǎng)絡系統(tǒng)對電子文檔進行管理保存的，網(wǎng)絡的特點之一是具有很強的開放性，即使相距很遠依然可以通過網(wǎng)絡直接獲取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子人事檔案作為國家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強的保密性。由于網(wǎng)絡的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會導致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網(wǎng)絡的開放性是無法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網(wǎng)絡開放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

3.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理

電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運行，也可以通過某些軟件把格式進行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計算機的復制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣的呈現(xiàn)，這一定程度上方便了人們對電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認原來的文檔格式。雖然如此，計算機的強大功能能夠能夠?qū)﹄娮尤耸聶n案等資料進行保護。電子文檔的格式可以輕易的通過計算機轉(zhuǎn)換，并且電子人事檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就會消失。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動的原始文件資料，并對其進行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準確性。

3.2培養(yǎng)建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應該不斷提高自身的素質(zhì)，加強對電子計算機的學習，培養(yǎng)專業(yè)化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個角度上來說，要引進先進的電子計算機的專業(yè)技術(shù)，通過不斷的學習電子計算機的知識，培養(yǎng)高素質(zhì)、思想端正、擁有高度的責任感的人從事檔案的工作。從另外一個角度上說，專業(yè)的培訓對現(xiàn)有的電子人事檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機技術(shù)。隨著電子人事檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是對電子人事檔案工作人員應該追求的目標，現(xiàn)代化的檔案管理的程度，其的關(guān)鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平以及他們對電子計算機知識的補充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法，建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，順應信息時代的電子人事檔案管理的隊伍。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各企業(yè)對于電子人事檔案管理系統(tǒng)的工作的重視程度越來越深，通過構(gòu)建和開展于電子人事檔案管理工作，能夠?qū)⑵髽I(yè)人力資源管理系統(tǒng)的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為實際行動，利于企業(yè)的長遠發(fā)展。