論高?？萍紮n案的知識資源開發(fā)

李思廣

現(xiàn)代高校是知識生產(chǎn)的重要領(lǐng)域，高?？萍紮n案是高校知識生產(chǎn)的重要表現(xiàn)形態(tài)，如何高效運用科技檔案，提升高校知識生產(chǎn)的效率和能力，發(fā)揮高校科技檔案資源在知識生產(chǎn)和社會生產(chǎn)中的作用，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值將是高?？萍紮n案管理面臨知識經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)時的重要課題

一、高?？萍紮n案與知識資源開發(fā)的有效關(guān)聯(lián)

高校科技檔案是重要的信息資源，是高校成員從事科技活動所形成的真實記錄，它不僅反映科技活動的最終結(jié)果，同時還反映科技活動的全過程，是積累經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)和提高質(zhì)量的重要文獻(xiàn)，是高校內(nèi)部最重要的載體之一，具有原始性、權(quán)威性、針對性、連續(xù)性、科學(xué)性和成套性的特點。

根據(jù)知識獲取和傳播的難易程度，知識被劃分為顯性知識和隱性知識，其中顯性知識能夠明確表達(dá)，容易實現(xiàn)知識的溝通與共享，顯性知識容易編碼的特征使知識在生產(chǎn)力發(fā)展的過程中并不能夠保持持久的競爭優(yōu)勢，高?？萍紮n案中的顯性知識包括與科技活動相關(guān)的各種法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范等，以科技檔案管理體系為主體形成的各種理論知識、科研成果、館藏檔案、資料及其加工品檢索工具、編研產(chǎn)品等等，以及檔案館能夠收集到的與科技活動和科技發(fā)展有關(guān)的其它編碼知識。與顯性知識相對的隱性知識無法成為一個文本，難以用語言清晰表達(dá)，它內(nèi)含于高校從事科技活動的成員和高?？萍紮n案管理成員的頭腦中，包括各種專業(yè)和非專業(yè)的知識、技能、人的領(lǐng)導(dǎo)能力、決策能力、管理能力、創(chuàng)新能力等等。傳統(tǒng)的高?？萍紮n案的管理工作停留在對一定范圍內(nèi)發(fā)生的科技事件進(jìn)行記載，對科技成員、科技組織發(fā)展及狀況進(jìn)行記錄，缺乏對知識的有效引入、積累、整合、流傳，難以實現(xiàn)高校組織內(nèi)知識和信息的共享和創(chuàng)新，降低了知識資產(chǎn)在高校科技活動中的地位。因此，高?？萍紮n案管理需要開發(fā)科技檔案中的信息資源，綜合運用高校各種組織高校長期科技活動形成的文化、現(xiàn)代檔案管理的流程、現(xiàn)代檔案管理的技術(shù)等手段，通過建立基于組織業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能的知識挖掘和知識共享體系，以最大化對高校從事科技活動的成員尊重，最大程度地發(fā)揮高校在科技活動中形成的知識的價值，促進(jìn)高?？萍蓟顒有纬傻臋n案由潛在生產(chǎn)力向現(xiàn)實生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

二、高?？萍紮n案知識資源開發(fā)的價值分析

現(xiàn)代高校不僅是知識傳播的重要場所，更重要的社會責(zé)任是生產(chǎn)社會發(fā)展和社會進(jìn)步所需要的知識，高?？萍紮n案中的顯性知識和隱性知識包含著許多重要的信息資源，科技檔案信息在科學(xué)研究領(lǐng)域通向生產(chǎn)領(lǐng)域的過程中，起著將現(xiàn)有科技成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益、轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的巨大作用。因此，不僅要將檔案資料收集整理好，而且要將科技檔案中有實用價值的技術(shù)信息開發(fā)出來，為社會提供利用成為高?？萍紮n案知識資源開發(fā)的重要任務(wù)。

1. 提高高校知識生產(chǎn)的效率和水平。現(xiàn)代高校的重要職責(zé)是為社會生產(chǎn)社會發(fā)展和進(jìn)步所需要的知識，高校生產(chǎn)的知識積累的記錄的形式是科技檔案。在高校知識生產(chǎn)的第一個流程是對科學(xué)研究的課題論證，對研究的科學(xué)問題進(jìn)行可行性論證，論證其理論意義、實用價值和經(jīng)濟(jì)效益。在此過程中研究人員需要綜合以往的科技成果，掌握和了解國內(nèi)外科技水平、新技術(shù)、新工藝、新成果和市場動態(tài)，從而確立研究問題可能達(dá)到的技術(shù)水平、市場目標(biāo)研究成本和研究成果的類型、數(shù)量和質(zhì)量，科技檔案為制定切實可行的目標(biāo)提供參考；科學(xué)研究的過程是建立在科技檔案的基礎(chǔ)上的，科技檔案為研究人員獲得及時的資料，并通過同步服務(wù)，避免了科學(xué)共同體內(nèi)部的重復(fù)勞動使科學(xué)研究工作成為創(chuàng)造性的勞動提供依據(jù)；科技檔案的最終完成是建立在科學(xué)問題研究鑒定以后，是科技應(yīng)用和科技推廣的起點，是聯(lián)系潛在生產(chǎn)力和現(xiàn)實生產(chǎn)力之間的橋梁。因此，高校知識生產(chǎn)的環(huán)節(jié)需要開發(fā)科技檔案知識資源，提升知識生產(chǎn)的效率和水平，加快科技檔案在生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化中的作用。

2. 加快高校學(xué)習(xí)型組織的形成和塑造。知識形成以后的價值不在于知識本身，而在于知識通過不斷運動改變自身和為社會服務(wù)的過程，生產(chǎn)知識的組織只有在知識流動的全過程上，不斷擴(kuò)大和深化與內(nèi)外部資源環(huán)境的交流互動，才能真正提升組織在知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)造中的主動地位。高校之所以能夠成為知識生產(chǎn)的重要場所，是因為高校這個知識生產(chǎn)組織能夠通過合理的制度構(gòu)建適合發(fā)揮其成員創(chuàng)造性思維的組織形態(tài)，使有機(jī)的、扁平的、符合人性的、可持續(xù)發(fā)展的知識生產(chǎn)組織形成和塑造成為可能和必要。高校內(nèi)部以知識為基礎(chǔ)的激勵機(jī)制包括知識運行機(jī)制、知識明晰機(jī)制、知識績效機(jī)制和知識獎懲機(jī)制的創(chuàng)立調(diào)動高校內(nèi)部成員將隱性知識在高校內(nèi)部共享與轉(zhuǎn)移；現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為高校隱性知識的共享與轉(zhuǎn)移提供技術(shù)保障，知識發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、知識倉庫、群件技術(shù)、知識地圖以及知識供應(yīng)鏈等代表未來管理發(fā)展趨勢的先進(jìn)技術(shù)手段提高高校隱性知識流動的范圍和效率，促進(jìn)高校隱性知識共享與轉(zhuǎn)移；而共同的文化背景為學(xué)習(xí)型組織的形成和塑造提供了內(nèi)在的驅(qū)動力。

3. 提高高?？萍几偁幜?。在科技競爭中，基礎(chǔ)研究和高新技術(shù)領(lǐng)域在現(xiàn)代社會科技經(jīng)費的大力支持下得到了快速發(fā)展，一個國家對信息的占有程度以及對信息的開發(fā)廣度和深度成為衡量發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志，基礎(chǔ)研究能力、科技轉(zhuǎn)化率和科技管理機(jī)制三個層次構(gòu)成了科技競爭力的主要內(nèi)容。高校是科研活動的主要執(zhí)行部門，高?？萍几偁幜χ苯佑绊憞铱萍几偁幜Φ纳珊桶l(fā)展，高校科技競爭力是高校利用所掌握的資源產(chǎn)出比對手更多更高水平的科研成果的能力，主要體現(xiàn)為高校及其科研機(jī)構(gòu)的科技總量、科技水平和科技潛力，是高校及其科研機(jī)構(gòu)現(xiàn)有科技資源、科技能力、科技環(huán)境、科技潛質(zhì)的綜合。高校科技競爭力并不僅僅體現(xiàn)在顯性資源，科技檔案知識資源的開發(fā)也是高校提升科技競爭力的重要途徑，高校充分開發(fā)和利用科技檔案知識資源已成為提升高?？萍几偁幜Φ谋厝悔厔莺涂陀^需求。 三、高?？萍紮n案知識資源開發(fā)的基本途徑

1. 更新高?？萍紮n案管理觀念?，F(xiàn)代信息技術(shù)和科技檔案形態(tài)數(shù)字化的趨勢使高?？萍紮n案的管理職能發(fā)生了變化，科技檔案管理在高校知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新中的基礎(chǔ)性地位日益突出，高校科技檔案知識開發(fā)要求重新規(guī)劃和完善科技檔案管理。同時，高?？萍紮n案管理人員由于熟悉科技檔案業(yè)務(wù)知識，能夠接觸高校內(nèi)部和外部的科技資源，知識角色的轉(zhuǎn)化成為高?？萍紮n案管理人員發(fā)展的趨勢，需要從科技檔案實體的保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理者、知識提供者和決策咨詢者，因此，高?？萍紮n案管理人員需要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識和相關(guān)學(xué)科知識，具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復(fù)雜的檔案資料中提煉出有價值的信息，并能及時傳遞于知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新活動中，為高?？蒲谢顒臃?wù)。

2. 重組高?？萍紮n案管理流程。高?？萍紮n案管理流程重組的核心是信息流的重組，現(xiàn)代信息技術(shù)背景下的信息流的重組不是對原有科技檔案實體管理方式細(xì)枝末節(jié)的修補，也不是利用計算機(jī)對原有手工管理程序的簡單功能合并，而是在對組織信息流程全盤考慮的基礎(chǔ)上對檔案信息流的重新定位。傳統(tǒng)科技檔案管理注重實體檔案的管理，對數(shù)字檔案管理相對滯后，造成了管理資源的浪費；根據(jù)信息流進(jìn)行管理流程重組，高?？萍紮n案管理的參與者進(jìn)行信息流程設(shè)計的過程中將隱性知識融人流程設(shè)計的環(huán)節(jié)，使隱性知識顯性化，以定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，提出科技檔案鑒定、流轉(zhuǎn)、保存等方面的具體要求，確保了整個流程的科學(xué)與高效。同時，信息流程的設(shè)計過程是高校內(nèi)部的知識傳遞、交流和共享的過程：一方面科技檔案流程參與者所蘊藏的隱性知識的得到了顯性化，另一方面通過交流和共享，他人外化的隱性知識、高校內(nèi)外部的各種顯性知識就內(nèi)化為個人新的隱性知識，這種知識不斷內(nèi)化、外化的循環(huán)促進(jìn)了知識創(chuàng)新的實現(xiàn)。

3. 建立高校科技檔案技術(shù)服務(wù)平臺。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)高?？萍紮n案由簡單編研向研發(fā)轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的保護(hù)技術(shù)向信息化管理轉(zhuǎn)變，由注重基礎(chǔ)理論研究向應(yīng)用與轉(zhuǎn)化方面轉(zhuǎn)變，因此，分散、無序的信息集中和有序化經(jīng)過篩選、鑒別、歸類和綜合過程更加結(jié)構(gòu)化、綜合化和系統(tǒng)化成為高?？萍紮n案服務(wù)的主要內(nèi)容，有效的檔案信息檢索系統(tǒng)和檢索手段、必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和搜索引擎技術(shù)以及各種知識儲備的專題數(shù)據(jù)庫群能夠?qū)崿F(xiàn)知識在高校內(nèi)部的共享與有效利用。要建立交互對話的智能服務(wù)系統(tǒng)，包括網(wǎng)上FAQ，網(wǎng)上文獻(xiàn)預(yù)約、網(wǎng)上文獻(xiàn)傳遞等各種網(wǎng)上參考咨詢服務(wù)，其所用的技術(shù)有Web交互技術(shù)、BBS網(wǎng)上公告技術(shù)、Mail遠(yuǎn)程傳送和瀏覽技術(shù)及超文本鏈接等技術(shù)。還需建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)。包括網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航、學(xué)科資源導(dǎo)航、部門資源導(dǎo)航等，資源導(dǎo)航系統(tǒng)包括一個可將定制范圍內(nèi)的資源自動采集、智能分類、自動人庫、上網(wǎng)發(fā)布、自動控制配備元數(shù)據(jù)和提供智能檢索的系統(tǒng)軟件?？衫觅Y源導(dǎo)航系統(tǒng)建立適合高校讀者的網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航庫、重點學(xué)科資源導(dǎo)航庫及高校數(shù)字資源導(dǎo)航庫。

責(zé)任編輯邱麗