試論會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對策

張紅兵

摘 要：會(huì)計(jì)檔案其實(shí)就是單位關(guān)于財(cái)務(wù)方面的系統(tǒng)的文件和材料，它能真實(shí)有效的記錄和反映相關(guān)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息。會(huì)計(jì)檔案本身就是整個(gè)會(huì)計(jì)流程的一個(gè)不可分割的重要部分，但是在現(xiàn)實(shí)企業(yè)單位當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案工作卻很容易成為財(cái)務(wù)管理方面的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，究其原因是會(huì)計(jì)檔案工作處于財(cái)務(wù)管理的一個(gè)末端環(huán)節(jié)，經(jīng)常被企業(yè)單位忽略而沒有引起相應(yīng)的重視。從整體長遠(yuǎn)的方向考慮，要想提高財(cái)務(wù)管理方面的就必須完善會(huì)計(jì)檔案工作，具體分析會(huì)計(jì)檔案工作中出現(xiàn)的相關(guān)問題，找到有效可行的解決措施，完善和規(guī)劃財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理系統(tǒng)；問題對策

會(huì)計(jì)檔案能是會(huì)計(jì)流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財(cái)務(wù)方面的歷史材料等信息。完善檔案管理的相關(guān)制度是保障安全利用檔案的前提，還可以進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理水平和管理效率。但是，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理處于整個(gè)財(cái)務(wù)管理流程的末端沒有得到應(yīng)有的重視，從而容易成為財(cái)務(wù)管理的薄弱環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)管理水平。特別是進(jìn)入21世紀(jì)信息現(xiàn)代化社會(huì)，計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨以及各種先進(jìn)的技術(shù)都為收集、儲(chǔ)存、利用檔案信息提供了更便捷的方式， 但是隨之而來的檔案信息安全、商務(wù)秘密等也受到了比以往更嚴(yán)重的威脅，稍有不慎，如有丟失、損壞，將給單位帶來不可彌補(bǔ)的損失。檔案管理是一門學(xué)問，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)亟待完善。本文通過對國有事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了研究調(diào)查，分析發(fā)現(xiàn)了其中存在的相關(guān)問題，并針對提出了一些措施以促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，使之更好地為單位的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。

一、目前會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏會(huì)計(jì)檔案管理意識，忽略會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)?，F(xiàn)在很多單位會(huì)計(jì)檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息不重視。會(huì)計(jì)職位的員工培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，這就導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相嚴(yán)重脫節(jié)。會(huì)計(jì)員缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識又很容易導(dǎo)致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，特別是檔案材料制作不規(guī)范、檔案交接不及時(shí)、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題。同時(shí)，由于上上下下在思想上對會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發(fā)生都會(huì)嚴(yán)重影響著會(huì)計(jì)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2.沒有專門的行政建制，會(huì)計(jì)檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規(guī)章規(guī)定還是實(shí)際工作需要都要求設(shè)置專門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理架構(gòu)。然后，在實(shí)際單位中會(huì)計(jì)檔案工作沒有落到實(shí)處，許多單位時(shí)間運(yùn)作過程不完善、不規(guī)范，沒有設(shè)置專門的行政建制，檔案工作也是由會(huì)計(jì)人員兼職。這些兼職的會(huì)計(jì)人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，很容易出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的完善。

3.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全，管理不善。一個(gè)完善高效的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)對會(huì)計(jì)檔案資源的信息必須完整全面真實(shí)可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的作用，檔案記錄信息完整真實(shí)才能反映出單位財(cái)務(wù)現(xiàn)在情況，為企業(yè)單位發(fā)展方向做出正確的指導(dǎo)。但很多單位只重視對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會(huì)計(jì)檔案的完整性和齊全性，讓會(huì)計(jì)檔案的作用沒有得到起到應(yīng)有的作用。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲(chǔ)存等，對于價(jià)值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等一直實(shí)行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質(zhì)料質(zhì)量良莠不齊，儲(chǔ)存、查找統(tǒng)計(jì)相關(guān)資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

4.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。隨著時(shí)代進(jìn)步，檔案儲(chǔ)存方式多種多樣，為適應(yīng)不同需求往往紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，更新不及時(shí)、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現(xiàn)在會(huì)計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，出現(xiàn)一些會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱問題。

5.保密意識淡薄。很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，思想存在誤區(qū)，對經(jīng)手的大量有密機(jī)的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規(guī)范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機(jī)制，工作人員自身保密意識不強(qiáng)，相關(guān)教育培訓(xùn)也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機(jī)密，使保密工作流于空泛。

6.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。會(huì)計(jì)檔案管理工作是否能落實(shí)，是否有條不紊的進(jìn)行關(guān)鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)操作水平、職業(yè)道德等個(gè)人綜合素質(zhì)對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀(jì)，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會(huì)使會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)甚至產(chǎn)生更多的危害。這種違法行為會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，從小的范圍講，會(huì)影響單位的正常工作，使少數(shù)不法分子有可乘之機(jī)；從大處講，甚至?xí)绊憞液暧^數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與決策，危害極大。

7.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備落后。單位對會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎(chǔ)設(shè)施特別落后，保管環(huán)境差，對檔案維修不及時(shí)使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險(xiǎn)。

二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)思想宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)單位對會(huì)計(jì)檔案的根本的認(rèn)識。加強(qiáng)宣傳完善會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮的作用，市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化的時(shí)代市場競爭越來越大，掌握完善的信息十分重要，而完善會(huì)計(jì)檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲(chǔ)存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該引起重視，積極建設(shè)完善會(huì)計(jì)檔案管理體系，加大資金的投入。

2.提高會(huì)計(jì)檔案管理基層人員的綜合素質(zhì)，開辦相關(guān)知識培訓(xùn)課程。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。另外建立專門的行政機(jī)制，由專門的檔案人員對會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行鑒定、管理、維護(hù)等，加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和安全意識。檔案人員是會(huì)計(jì)檔案管理的直接操作人員，檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、學(xué)歷與會(huì)計(jì)檔案工作息息相關(guān)。檔案管理崗位需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷、復(fù)合型人才。作為檔案管理制度的直接貫徹者，檔案人員不但要具備檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識還必須有較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策。開展相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)課程，提高基層人員的業(yè)務(wù)水平、操作熟練度；加強(qiáng)基層人員的思想教育，個(gè)人素質(zhì)教育，提法律意識。嚴(yán)格按照《檔案法實(shí)施辦法》中的規(guī)定條例進(jìn)行操作；對于各單位而言，應(yīng)該積極開辦相關(guān)培訓(xùn)課程，為基層管理人員提高良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。企業(yè)應(yīng)該依法把技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容。除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。

3.建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。健全的制度才是保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實(shí)行提供根本保障。近年來我國會(huì)計(jì)檔案管理制度的建設(shè)取得了重大進(jìn)步，如《會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)》《會(huì)計(jì)檔案保管制度》《會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀制度》等規(guī)章制度都相繼頒發(fā)，但是我國相關(guān)制度還應(yīng)該繼續(xù)完善，從法律的高度切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道，并根據(jù)實(shí)際工作情況的變化及技術(shù)的革命，不斷修訂補(bǔ)充，要最終使會(huì)計(jì)檔案管理工作做到有章可循，有法可依。

4.要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定、維護(hù)、銷毀等。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條就有相關(guān)明確的規(guī)定，單位應(yīng)該按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，不偷工減料、走過場走形式等，對會(huì)計(jì)檔案資料定金進(jìn)行鑒定，有價(jià)值的分類，有損壞的進(jìn)行及時(shí)維修，不需要的定期處理。

5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。會(huì)計(jì)電算化軟件的使用給會(huì)計(jì)檔案的利用帶來諸多便利。但在實(shí)際工作中，由于不重視同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件，嚴(yán)重影響工作效率質(zhì)量，妨礙了檔案工作正常進(jìn)行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統(tǒng)管理升級的時(shí)候。對于不同形式的資料載體進(jìn)行妥善保管，比如磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。

6.加強(qiáng)檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，其中庫房是保管檔案的場所，為資料的儲(chǔ)放提供了空間，所有檔案都是存放在庫房里，庫房的安全是重中之重。因此，無論庫房的選址還是平時(shí)防盜等都應(yīng)該考慮周全， 比如防震、防火、防水、防地質(zhì)災(zāi)害、防污染、防強(qiáng)光、防塵、防高溫高濕的要求，充分考慮檔案現(xiàn)有數(shù)量和未來增長量，留足庫房空間等等。另外存放檔案的各類設(shè)施設(shè)備也應(yīng)該補(bǔ)齊不全。根據(jù)需要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，比如購買分批對檔案原件進(jìn)行封存的多節(jié)柜，在紙質(zhì)檔案館安裝自動(dòng)滅火系統(tǒng)等；做好庫房溫適度檢測、登記和調(diào)控。保濕庫內(nèi)干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中。

三、結(jié)語

總之，社會(huì)在不斷的發(fā)展進(jìn)步中，會(huì)計(jì)檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，不斷完善相關(guān)制度，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，采用有效的措施。只有如此多管齊下，才能形成會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代管理模式，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。（作者單位：中國國家博物館）

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