人事檔案管理存在的問題及措施

肖 波（四平市鐵東區(qū)教育局干部檔案館 吉林四平 136001）

?

人事檔案管理存在的問題及措施

肖 波
（四平市鐵東區(qū)教育局干部檔案館 吉林四平 136001）

摘 要：教育人事檔案是人才信息的重要載體，是知人善任、選賢舉能的重要工具，也是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，所以做好教育人事檔案的管理尤為重要，目前人事檔案管理仍存在一些問題，探尋有效地解決措施，是每一個檔案管理者應(yīng)面對的重要課題。

關(guān)鍵詞：教育人事檔案管理 問題 措施

教育人事檔案能歷史的充分地反映職工的個人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)、工資待遇、獎勵懲罰等文件資料，是教育人才信息的重要載體，是組織人事部門選賢舉能的重要工具，教育人事檔案管理更為重要，本文著重談教育人事檔案管理工作中存在的問題及措施。

一、教育人事檔案管理存在的問題

1．對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

長期以來，大部分人對人事檔案工作存在誤區(qū)，認(rèn)為只要“守好攤、不丟失、做好日常查借就行，”往往忽視人事檔案管理工作，使得干部人事檔案不能高質(zhì)量為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2．在硬件及設(shè)備上，雖然配備了檔案室和設(shè)備，但由于檔案數(shù)量多，庫房擁擠，閱覽室沒有得到充分利用，庫房防潮、防蟲、防盜等手段也只停留在較低的水平上。

3．對教育人事檔案工作投入的資金不足，現(xiàn)代化管理水平不高。

二、教育人事檔案管理改進(jìn)措施

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教育人事檔案也進(jìn)入一個信息化時代，傳統(tǒng)的方法已滿足不了當(dāng)代社會的步伐。由于資金投入有限，導(dǎo)致人事檔案缺乏專業(yè)性，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，管理技術(shù)也很陳舊。查借檔案還停留在原始的手工操作方式，由于反復(fù)多次調(diào)用原件，使得檔案紙張變脆，字跡褪色，不利于檔案完整保存。

1．大力宣傳人事檔案管理工作，提高人事檔案管理意識

人事檔案是體現(xiàn)職工個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況及獎勵處罰的文件資料，是人事部門、組織部門等考量職工的重要依據(jù)，如何讓領(lǐng)導(dǎo)和各部門支持檔案工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，形成人人懂檔、人人重檔的良好格局，使各級領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，關(guān)心管檔人員的生活待遇和業(yè)務(wù)水平，調(diào)動管理人員工作的積極性，切實(shí)解決人事檔案管理工作中的困難。

2．提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任感

提高管檔人員素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)能力和知識水平，還要提高政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)，要加大管理人員培訓(xùn)力度，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，要有解放思想，更新觀念的意識，不斷提高適應(yīng)本崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，愛崗敬業(yè)，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員。

3．針對庫房防潮防蟲問題上，要不定期不定時地打開門窗，通風(fēng)換氣，按時投放防蟲藥，定期檢查檔案柜中的檔案是否有蟲咬或霉變的現(xiàn)象。配齊空調(diào)、去濕機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫房的溫濕度。

4．建立健全管理制度，尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料的收集、歸檔、裝訂整理等管理制要細(xì)化，阻止虛假材料、手續(xù)不完全及填寫不完整的材料進(jìn)檔，保障人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。使干部人事檔案科學(xué)、完整、全面地為組織人事部門服務(wù)

5．加大人事檔案投入資金，配備檔案所需的硬件設(shè)備并投入到實(shí)際工作中，這樣管檔人員才能較快地掌握計(jì)算機(jī)方面的知識，使其充分發(fā)揮作用。實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息，大大提高了檔案的利用效率。

人事檔案的作用在于提供利用價值，更好地為人事等部門服務(wù)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，尋求好的管理辦法，必將推動人事檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案價值的發(fā)揮。