合同面簽的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

□周思陽

合同面簽的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

□周思陽

合同簽署是合同成立與生效的重要環(huán)節(jié)，銀行業(yè)務(wù)主要采用合同面簽形式，面簽是指當(dāng)事人在銀行人員面前進(jìn)行簽訂合同的全過程。本文總結(jié)合同簽訂環(huán)節(jié)以及具體面簽過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出防范措施。

一、合同簽署環(huán)節(jié)的可能風(fēng)險(xiǎn)

簽署合同的行為實(shí)際上是自然人或法人意思行為的表現(xiàn)形式，簽字或簽章是否真實(shí)就代表著其意思表示的真實(shí)與否。簡單的說，簽署環(huán)節(jié)將直接影響合同的效力。

（一）合同不能成立的情形。當(dāng)雙方當(dāng)事人在書面合同上簽字或者蓋章完成后，合同成立。若簽字或蓋章不清晰，無法確定是否為當(dāng)事人，其可以主張合同不成立，從而逃避相應(yīng)合同義務(wù)。實(shí)踐中，有的客戶簽字時(shí)字跡過于潦草或者采用所謂藝術(shù)簽名形式，無法清晰鑒別所簽字跡，容易產(chǎn)生在日后的糾紛中客戶否認(rèn)該字跡為自己所簽的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同效力瑕疵的情形。

1.無民事行為能力人、限制行為能力人簽訂合同。在民法領(lǐng)域中，將自然人分為三類：第一類為完全民事行為能力人。即年滿十八周歲并具有完全民事行為能力的自然人有權(quán)獨(dú)立進(jìn)行民事行為，或者年滿十六周歲，其日常生活以自己的主要收入作為主要來源，在法律上也被視為完全民事行為能力人。第二類是自然人的年齡在十周歲到十六周歲之間，或者不能完全辨認(rèn)自己行為的精神病人在民法中被視為限制行為能力人，只能進(jìn)行與年齡以及智力相符合的民事行為，比如純獲益行為或者日常購買文具，但是與銀行簽訂商業(yè)上的合同不屬于使其純獲益行為，而且明顯超出了此階段年齡可以進(jìn)行的活動。第三類為不滿十周歲的自然人以及不能辨認(rèn)自己行為的精神病人就屬于無民事行為能力人。后兩類行為能力人的簽字行為或者需要得到其法定代理人的同意或者由其法定代理人代理。銀行在業(yè)務(wù)實(shí)踐中為了避免產(chǎn)生不必要的爭議，應(yīng)盡量注意防范這些情況的出現(xiàn)。

2.無權(quán)代理人等訂立的合同。根據(jù)《合同法》的規(guī)定，如果簽訂合同的對方當(dāng)事人無權(quán)或者代理權(quán)終止后仍然以被代理人名義訂立的合同，在被代理人拒絕追認(rèn)的情形下，對被代理人不發(fā)生效力，由該當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。雖然《合同法》中也有表見代理的規(guī)定，但是銀行需要就“有理由相信”這點(diǎn)進(jìn)行舉證，并取得法院的認(rèn)同，這就增加了訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。所以如果前來簽訂合同的自然人不是該企業(yè)的法定代表人，銀行應(yīng)一律取得法定代表人的特別授權(quán)書，避免出現(xiàn)主體權(quán)利不定的風(fēng)險(xiǎn)。

二、具體面簽過程中的風(fēng)險(xiǎn)

合同面簽中出于風(fēng)險(xiǎn)管控，銀行一方面核實(shí)簽字主體的身份，確保簽字的法律效力；另一方面可以有效地告知客戶合同條款內(nèi)容，避免產(chǎn)生不必要的爭議。根據(jù)銀行的業(yè)務(wù)種類，可分為自然人面簽和公司面簽兩種情形。

（一）自然人面簽合同中的風(fēng)險(xiǎn)。合同簽約的主體主要為自然人，在簽署合同過程中主要的風(fēng)險(xiǎn)為簽字無效、無權(quán)代理簽字、共同債務(wù)承擔(dān)等風(fēng)險(xiǎn)。

1.身份核實(shí)過程中的風(fēng)險(xiǎn)。一是需要注意的是核實(shí)簽約主體是否具備相應(yīng)的民事行為能力。如果簽約主體為無民事行為能力人，則其訂立的合同從始至終就沒有產(chǎn)生過效力；如果簽約主體為限制行為能力人，那么除部分特定合同外，均需經(jīng)過法定代理人確認(rèn)后才能產(chǎn)生效力。民事行為能力的劃分最主要的標(biāo)準(zhǔn)就是年齡和精神狀態(tài)，所以可以借助有效證件進(jìn)行核實(shí)年齡信息。二是對具備完全民事行為能人，應(yīng)注意核實(shí)自然人身份的真實(shí)。目前比較常用的做法是提供居民身份證件、護(hù)照等有效證件。偽造、變造證件、證件不清晰等情況是常見的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。工作人員在簽署合同時(shí)，務(wù)必要注意核實(shí)證件，比對照片等信息，確保簽約主體的真實(shí)。

2.授權(quán)委托簽字的風(fēng)險(xiǎn)。由于自然人簽字不容易識別是否為本人簽署，因此應(yīng)盡量避免在對私業(yè)務(wù)中授權(quán)委托簽字的情形。如果因?yàn)榍闆r特殊，需要授權(quán)委托簽字時(shí)，應(yīng)注意查看授權(quán)書的內(nèi)容，以及授權(quán)的簽字情況，避免產(chǎn)生不必要的爭議。

3.多個簽字主體的風(fēng)險(xiǎn)。在一些自然人面簽中，如果需要提供夫妻、父母子女等共同簽字的情形，應(yīng)盡量要求相關(guān)主體進(jìn)行親自面簽。由于此類主體的關(guān)系較為親密，實(shí)踐中經(jīng)常會出現(xiàn)為了簡便，簽約主體中一方代隨意替另一方簽字的情形。一旦發(fā)生爭議，另一方會以非本人簽字為由進(jìn)行抗辯，進(jìn)而影響合同的效力。

4.簽字時(shí)使用可涂改筆的風(fēng)險(xiǎn)?？赏扛墓P最初是為了簡便在校學(xué)生使用水筆時(shí)不易涂改而產(chǎn)生，但是現(xiàn)在的不法分子也將目光盯向了此類特殊的水筆。因?yàn)榭赏扛墓P書寫后的紙上外觀和正常的水筆沒有明顯的差異，也不會馬上顯示出其特殊之處。但是有的銀行柜面業(yè)務(wù)中已經(jīng)發(fā)生收到客戶所書寫的支票在特定燈下顯示的金額與肉眼看到金額不符的情形。更有甚者,有的客戶經(jīng)理發(fā)現(xiàn)客戶簽訂的協(xié)議中,所有關(guān)于義務(wù)部分的簽名在一些時(shí)日后消失不見的情形。所以如果用其簽訂合同，會對銀行造成一定風(fēng)險(xiǎn)。

（二）公司面簽中的風(fēng)險(xiǎn)。公司面簽的對象一般為公司的法定代表人或法定代表人的授權(quán)代表。銀行在簽訂合同時(shí)，主要面對來自于印章和簽字效力的風(fēng)險(xiǎn)問題。

1.公章或印章的風(fēng)險(xiǎn)。若當(dāng)事人雙方無特別約定，合同上僅有當(dāng)事人蓋章，合同即可成立。如果合同中約定，“合同自當(dāng)事方簽字并加蓋印章時(shí)成立”，則兩者同時(shí)具備時(shí)合同成立。在實(shí)踐中，要嚴(yán)格注意合同中該相關(guān)條款。

（1）公章。在簽訂合同過程中，使用企業(yè)公章是最為常見的形式。銀行人員首先要確保加蓋的公章名稱和企業(yè)在其營業(yè)執(zhí)照上的名稱完全一致。其次，作為公司處理內(nèi)外部事宜的印章，加蓋公章的文件、合同等即代表了公司行為，具備相應(yīng)的法律效力。合同簽訂過程中較為常見的風(fēng)險(xiǎn)情形就是偽造公章，因此簽字人員應(yīng)注意對比信貸簽章樣本,核實(shí)合同上加蓋公章的真實(shí)性、清晰度，以避免不必要的爭議。

（2）分公司印章。根據(jù)《公司法》的規(guī)定，分公司沒有獨(dú)立的法人資格，除非總公司對其有特別授權(quán)，分公司才可以在授權(quán)范圍內(nèi)以自己的名義開展業(yè)務(wù)活動。這也意味著分公司只有在總公司授權(quán)范圍內(nèi)，以自己的名義對外簽訂合同是有效的。在簽署合同的過程中，如果未審查分公司簽署合同的權(quán)利范圍，可能會對合同的效力產(chǎn)生爭議。因此，如果對方加蓋的為分公司印章，應(yīng)注意審查總公司對其的授權(quán)內(nèi)容、期限、額度以及營業(yè)執(zhí)照等信息。

（3）職能部門印章等。一些公司出于管理便捷、使用方便等需求，自行刻制職能部門的印章。職能部門屬于企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是企業(yè)出于經(jīng)營管理的需要，為處理特定事務(wù)而設(shè)立的機(jī)構(gòu)部門，屬于企業(yè)的一部分。職能部門印章主要是為了便于內(nèi)部的管理，不能對外產(chǎn)生相應(yīng)的法律效力。企業(yè)的職能部門不具備獨(dú)立的法人資格，沒有簽署合同的權(quán)利。如果使用職能部門印章簽署的合同，將存在較大的爭議。

2.法定代表人簽字的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同法的規(guī)定，雙方采用書面形式訂立合同的，自雙方簽字或者蓋章時(shí)，合同成立。法律規(guī)定公司的法定代表人代表法人行使職權(quán)，其以法人名義實(shí)施行為的法律后果由法人承擔(dān)。因此除非當(dāng)事人另有約定，合同中僅有法定代表人簽字，合同即可成立。常見的風(fēng)險(xiǎn)情況有：

一是合同簽訂過程中，偽造法定代表人的簽字、法定代表人簽字不清晰等情況也是常見的風(fēng)險(xiǎn)。在公司的法定代表人簽訂合同時(shí)，銀行應(yīng)注意驗(yàn)證該人是否為該公司在工商系統(tǒng)中登記的法定代表人。這個信息除了前期獲得必要資料外，也可以在“全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”中查詢確認(rèn)。簽訂合同的實(shí)踐中，經(jīng)常存在公司用法定代表人的私人印章代替其本人簽字的情形。雖然加蓋私人印章的行為也是法定代表人簽字的一種形式表現(xiàn)，但私人印章由于沒有工商備案，發(fā)生爭議時(shí)比較難以核實(shí)其真實(shí)性。因此，在合同簽訂過程中，建議盡量采取親筆簽字的情形。如果實(shí)在不能取得親筆簽名，也應(yīng)取得該法定代表人出具的關(guān)于使用私人印章的特別授權(quán)書。

二是公司的法定代表人超越權(quán)限代表公司簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)。在此種情形下，一般該代表行為有效，除非相對人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其超越代表權(quán)限。實(shí)踐中，銀行應(yīng)注意核實(shí)法定代表人的權(quán)限范圍，一般可以通過查看公司章程、股東會或董事會的決議與授權(quán)等資料獲知其權(quán)限。另外需要注意，國際上一般以簽字為合同生效的條款。因此在簽訂涉外合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核外方主體簽字的真實(shí)、有效性，避免產(chǎn)生不必要的爭議。必要時(shí)，首先要求查看該外方主體的公司章程中關(guān)于簽章有無特別的要求，比如對外擔(dān)保情形下，是否有不光需要加蓋公司公章，同時(shí)需要特定董事的親筆簽名的規(guī)定。其次可以通過相應(yīng)的法律文件、現(xiàn)場見證、法律公證等方式確認(rèn)外方簽字人的身份的真實(shí)性，確保簽字的效力。

3.授權(quán)委托簽字的風(fēng)險(xiǎn)。一般而言，法定代表人對外代表公司進(jìn)行合同的簽署，但法定代表人可以授權(quán)特定人員簽署合同。遇到授權(quán)簽署合同的情況時(shí)，相對人應(yīng)注意查看授權(quán)委托書的內(nèi)容，注意核實(shí)授權(quán)的范圍、授權(quán)的期限，以及確認(rèn)授權(quán)人和被授權(quán)人的簽字等內(nèi)容。若未能進(jìn)行有效核實(shí)授權(quán)內(nèi)容，可能會出現(xiàn)無權(quán)代理、越權(quán)代理等風(fēng)險(xiǎn)。

三、防范措施

（一）制定合同簽署制度，規(guī)范面簽流程。一是上下一致，落實(shí)專門部門管理，強(qiáng)調(diào)合同面簽的重要性。行內(nèi)應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理辦法或由法律事務(wù)管理部門負(fù)責(zé)合同簽署環(huán)節(jié)的管理，負(fù)責(zé)面簽環(huán)節(jié)工作的協(xié)調(diào)與管理。二是制定面簽操作規(guī)程，規(guī)范面簽環(huán)節(jié)工作要求。作為銀行內(nèi)控管理中的一部分，行內(nèi)應(yīng)對合同的面簽環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照操作規(guī)程落實(shí)，包括面簽人員、面簽資料、面簽形式等內(nèi)容。

（二）落實(shí)雙人面簽規(guī)定，避免道德風(fēng)險(xiǎn)。在合同面簽的過程中，銀行應(yīng)實(shí)行雙人面簽的規(guī)定，即由客戶經(jīng)理和風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理共同實(shí)施面簽。由于所處崗位不同，職責(zé)規(guī)定和考核要求的區(qū)別，雙人面簽可以有效降低一人簽字產(chǎn)生的道德風(fēng)險(xiǎn)。

（三）靈活采用簽字的形式，注意留存簽約相關(guān)證據(jù)。對于個人業(yè)務(wù)客戶，可以盡量要求簽字主體到行內(nèi)特定地點(diǎn)進(jìn)行簽約。這是基于行內(nèi)一般有監(jiān)控錄像等設(shè)施，可以便于記錄簽約的過程，為可能發(fā)生的糾紛保留證據(jù)。對于一些重大業(yè)務(wù)，必要的時(shí)候可以對簽約情況進(jìn)行公證。此種方式盡管在簽字過程中會增加簽約成本，但是一旦發(fā)生糾紛，可以直接申請法院采取執(zhí)行措施，將有效降低訴訟風(fēng)險(xiǎn)。此外，對于合同中簽字還是蓋章的問題，在符合行內(nèi)規(guī)定的前提下，基于簽字的靈活性可以選擇簽字或者簽章。但是原則上還是建議簽字并加蓋章的方式，這樣可以提高對方偽造的成本。

（四）做好合同簽字前準(zhǔn)備。合同的面簽過程，其實(shí)就是簽字、蓋章兩個關(guān)鍵問題。簽字需要確定的就是簽字主體是否有權(quán)，簽字是否真實(shí)。蓋章就是需要確定該章是否具有相應(yīng)效力，是否為真實(shí)的印章。因此，在簽約前，客戶經(jīng)理或風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理應(yīng)做好對簽約主體資格的調(diào)查，這個環(huán)節(jié)一般在業(yè)務(wù)盡職調(diào)查環(huán)節(jié)完成，主要是確保簽約主體具備相應(yīng)的資質(zhì)和簽約能力。如果是授權(quán)簽字的情況，就需要規(guī)范授權(quán)代理的行為，檢查授權(quán)書中的內(nèi)容。另外，客戶經(jīng)理或風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理還應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)公章的審查，確保相應(yīng)的印章可以用來確認(rèn)合同效力。

（五）檢查面簽過程中風(fēng)險(xiǎn)細(xì)節(jié)。簽訂合同過程中，負(fù)責(zé)簽訂合同的銀行人員應(yīng)注意檢查法定代表人或者其授權(quán)代表以及自然人的簽字字跡是否可以清晰辨認(rèn)；加蓋的印章是否清晰可辨；是否需要加蓋騎縫章。相對方簽署完畢后，注意檢查合同內(nèi)容是否有替換、修改等。如果合同文本簽訂后又進(jìn)行了部分修改，雙方應(yīng)在修改的地方加蓋印章確認(rèn)。必要時(shí)，應(yīng)該統(tǒng)一使用銀行人員帶去的正常水筆。

根據(jù)《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人訂立合同形式多樣，書面形式是我們在工作中最常用的形式，實(shí)踐中，是否加蓋印章、是否簽字等等都不是認(rèn)定合同成立、生效的唯一決定性因素，但若不注意這些因素將會給業(yè)務(wù)的開展、合同的履行帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)。作為金融服務(wù)行業(yè)，要在樹立服務(wù)客戶為中心的理念的同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)控管理，規(guī)范面簽的操作規(guī)程，必須具備高度的誠信意識與合規(guī)意識，才能有效降低合同面簽過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：農(nóng)業(yè)銀行南京城北支行）