淺談中小學(xué)檔案管理信息化

崔寶明

【摘 要】隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的普及，學(xué)校的信息化管理也應(yīng)該提水平、上檔次。以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，趕上時(shí)代的步伐。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué)；檔案；信息化

如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化？筆者根據(jù)中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合目前中小學(xué)校的實(shí)際狀況，就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出自己的膚淺想法。

1 中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

目前中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀，普遍存在著注重硬件實(shí)施建設(shè)，輕視檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)象，存在著上級(jí)主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的普遍不夠重視、學(xué)校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題，特別是絕大多數(shù)中小學(xué)校的檔案管理還處于人工管理模式，與學(xué)校其他方面發(fā)展極不適應(yīng)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理方式，特別是案卷多為紙質(zhì)檔案，卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數(shù)據(jù)繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索手段落后，查閱利用不便，給檔案存放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護(hù)帶來了很大困難，直接影響著檔案管理效率的提高，影響著檔案利用價(jià)值的提高。

2 中小學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

針對(duì)中小學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題，建立現(xiàn)代化的中小學(xué)校檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為：中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢(shì)：

（1）中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便、保存期限長(zhǎng)等，是紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢(shì)，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項(xiàng)服務(wù)。

（2）中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各中小學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看，盡管中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象，但也有不少經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自學(xué)在檔案管理信息化工作中獨(dú)當(dāng)一面，各顯才能，為信息化建設(shè)做出了較大貢獻(xiàn)。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會(huì)解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。

（3）中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)，具有以地區(qū)或中小學(xué)校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢(shì)。如一個(gè)中小學(xué)?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會(huì)各界提供網(wǎng)上利用服務(wù)，在中小學(xué)校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各中小學(xué)校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時(shí)，通過檔案管理信息化建設(shè)，可以促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作管理的公開化，可以通過網(wǎng)絡(luò)征集各界人士對(duì)中小學(xué)校發(fā)展的意見或建議，更便于廣大群眾對(duì)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的監(jiān)督，以利不斷改進(jìn)工作。

3 中小學(xué)校檔案管理信息化的意義

中小學(xué)校檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。

（1）教育發(fā)展表明，中小學(xué)校檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、中小學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。

（2）中小學(xué)校檔案管理信息化是中小學(xué)校其它各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高，促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。

（3）中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗(yàn)，而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和中小學(xué)校管理水平。

4 中小學(xué)校檔案管理信息化的途徑

實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作：

4.1 確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但教育主管部門、各中小學(xué)校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光，制定本地區(qū)、本部門、本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進(jìn)，共同提高的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)新局面。

4.2 建立中小學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

目前中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或?qū)W校應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī)，加快中小學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)好了，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。

4.3 穩(wěn)步推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作水平

教育主管部門和學(xué)校要結(jié)合農(nóng)村遠(yuǎn)程教育工程的實(shí)施，將檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)納入中小學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃地為中小學(xué)校配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不斷提高學(xué)校的管理水平及服務(wù)質(zhì)量和辦公信息化水平。

總之，中小學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)。

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[責(zé)任編輯：王楠]