進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的運(yùn)用

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為貫徹落實(shí)國務(wù)院辦公廳《關(guān)于城市公立醫(yī)院改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見》精神，改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)分級分流診療，合理配置醫(yī)療資源，北京市醫(yī)管局積極推進(jìn)“非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通平臺項(xiàng)目，在北京友誼醫(yī)院等14家市屬醫(yī)院開展“非急診全面預(yù)約掛號”試點(diǎn)工作，目的是通過規(guī)范各類預(yù)約掛號形式和管理模式，建立市屬醫(yī)院統(tǒng)一的移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用平臺，推進(jìn)三卡合一，解決窗口掛號排隊(duì)時(shí)間長、繳費(fèi)環(huán)節(jié)多等問題，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)院際間患者就診信息的共享，改善患者就醫(yī)體驗(yàn)。

1 “非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通平臺項(xiàng)目

“非急診全面預(yù)約掛號”項(xiàng)目是指除急診患者外，其余患者(包括醫(yī)保與非醫(yī)?；颊?均需通過電話、網(wǎng)絡(luò)、各種移動終端設(shè)備、醫(yī)生工作站等“線上”形式，以及現(xiàn)場窗口預(yù)約、現(xiàn)場自助機(jī)等“線下”形式進(jìn)行全面預(yù)約掛號，逐漸減少現(xiàn)場窗口掛號排隊(duì)和窗口繳費(fèi)排隊(duì)，同時(shí)實(shí)行全面實(shí)名制預(yù)約，掛號繳費(fèi)“全流程”。通過“非急診全面預(yù)約掛號”，解決現(xiàn)場掛號排隊(duì)時(shí)間長、繳費(fèi)排隊(duì)時(shí)間長、無效預(yù)約、患者就醫(yī)卡過多等問題，實(shí)現(xiàn)“多卡合一”。

北京友誼醫(yī)院(以下簡稱“我院”)為實(shí)現(xiàn)與京醫(yī)通的對接，積極完成信息系統(tǒng)改造，根據(jù)《非急診全面預(yù)約京醫(yī)通平臺接入流程》《非急診全面預(yù)約京醫(yī)通平臺醫(yī)院接口規(guī)范》《非急診全面預(yù)約京醫(yī)通平臺專線部署方案》等文件，梳理“非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通項(xiàng)目上線后患者就診流程的變化、接口改造范圍、評估改造的可行性和難點(diǎn)，運(yùn)用項(xiàng)目管理中進(jìn)度管理的科學(xué)方法，落實(shí)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，穩(wěn)步推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。

2 進(jìn)度管理概述

項(xiàng)目管理是項(xiàng)目的管理者在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理[1-4]，通過對全過程的有效控制，以達(dá)到項(xiàng)目所要達(dá)成的目標(biāo)。項(xiàng)目管理不是一個(gè)既定的程式，中間會出現(xiàn)很多不確定因素或不可預(yù)測的事件，是不斷變化和修正的過程。進(jìn)度管理在整個(gè)項(xiàng)目管理過程中的控制作用尤為重要，是確保項(xiàng)目按時(shí)完成所需的過程。在項(xiàng)目管理的過程中，進(jìn)度管理貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)階段，通過使用科學(xué)的項(xiàng)目管理方法和技術(shù)，進(jìn)行測量和監(jiān)督管理，對實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比對，從而發(fā)現(xiàn)偏差，采取有效的措施進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和修正，保證項(xiàng)目嚴(yán)格按進(jìn)度執(zhí)行。由于項(xiàng)目執(zhí)行過程中，存在很多不可預(yù)測的情況和突發(fā)狀況，因此進(jìn)度管理成為項(xiàng)目管理過程中的難點(diǎn)。進(jìn)度管理作為項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的組成部分，對項(xiàng)目的成功起著決定性作用。進(jìn)度管理過程包括定義活動、排序活動、估算活動資源、估算活動工期、制定進(jìn)度計(jì)劃以及進(jìn)度控制6個(gè)部分[5]。

3 “非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通平臺信息系統(tǒng)改造項(xiàng)目進(jìn)度管理的實(shí)踐

3.1 定義活動

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度管理過程中，對活動的定義是項(xiàng)目進(jìn)度管理的首要任務(wù)。定義活動是指明確信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)措施。首先，我們根據(jù)非急診全面預(yù)約京醫(yī)通平臺相關(guān)文件的要求，確定項(xiàng)目范圍及項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(Wak Breakdown Stractare，WBS)。然后對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，在重要的活動上定義里程碑或者檢查點(diǎn)，以便對項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)行監(jiān)控。

3.2 排序活動

排序活動是對信息系統(tǒng)項(xiàng)目的所有內(nèi)容進(jìn)行安排和調(diào)整[6]。在定義了項(xiàng)目活動之后，根據(jù)活動清單、項(xiàng)目范圍說明書、里程碑清單等內(nèi)容，對項(xiàng)目的活動內(nèi)容進(jìn)行排序，并確定它們之間的依賴關(guān)系。通過前導(dǎo)圖的方法，將所有活動之間的依賴關(guān)系整理成網(wǎng)絡(luò)圖，明確系統(tǒng)對接與專線部署等項(xiàng)目中各個(gè)活動的先后次序，盡量使可以并行、互不影響的子任務(wù)同時(shí)進(jìn)行，從而保證項(xiàng)目的完成時(shí)間。統(tǒng)籌安排人員和時(shí)間，充分利用資源，提高效率。

3.3 估算活動資源

估算活動資源是對項(xiàng)目建設(shè)所需要的資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，并核定項(xiàng)目建設(shè)的總體成本，判斷項(xiàng)目建設(shè)的整體難度。活動資源估算需要細(xì)致考慮項(xiàng)目執(zhí)行所需的資源，以及各種資源的所需數(shù)量及使用方式。為了更準(zhǔn)確地對資源進(jìn)行估算，應(yīng)先將項(xiàng)目進(jìn)行分解，然后對每個(gè)子系統(tǒng)逐步進(jìn)行估算，最后進(jìn)行匯總。此過程經(jīng)常采用專家估算法和類比法，如在估算過程中發(fā)現(xiàn)以往從未遇到過的技術(shù)點(diǎn)或難點(diǎn)，應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注，可通過向行業(yè)內(nèi)專家咨詢或依靠技術(shù)人員提前試驗(yàn)的方式，對所需資源進(jìn)行科學(xué)估算。在資源安排的過程中，應(yīng)重點(diǎn)考慮人員的合理性，如由經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員，承擔(dān)技術(shù)難度相對較大的工作，從而保證整個(gè)項(xiàng)目的穩(wěn)步推進(jìn)，不會因?yàn)槟骋粋€(gè)子項(xiàng)目遇到瓶頸而影響整體進(jìn)度。

3.4 估算活動工期

估算活動工期是進(jìn)度管理的重要內(nèi)容，同時(shí)也是進(jìn)度管理在時(shí)間上的重要體現(xiàn)[7]。做好活動工期的估算，有助于項(xiàng)目進(jìn)度管理的有序開展。由于項(xiàng)目實(shí)施過程中相關(guān)不確定因素眾多，因此在項(xiàng)目實(shí)施中，我們使用三點(diǎn)估算法(能夠更客觀地反應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)度，尤其在專線接入的實(shí)施過程中)，將施工時(shí)間劃分為樂觀時(shí)間、最可能時(shí)間和悲觀時(shí)間。

3.5 制定進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃是進(jìn)度管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目進(jìn)度管理的重要內(nèi)容。在項(xiàng)目中，應(yīng)以定義的項(xiàng)目活動為依據(jù)，制定詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃表，內(nèi)容包括任務(wù)工作量、開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、任務(wù)版本號等。在實(shí)際的操作過程中，我們使用關(guān)鍵路徑法確定項(xiàng)目的總工期。若發(fā)現(xiàn)一些活動可以進(jìn)行時(shí)間壓縮，就采用甘特圖法確定每個(gè)任務(wù)的工作量、開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，進(jìn)一步完善進(jìn)度計(jì)劃，并將工作任務(wù)表派發(fā)給每個(gè)人，使其明確自己的工作任務(wù)時(shí)限。制定進(jìn)度計(jì)劃由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核和監(jiān)督，當(dāng)出現(xiàn)延期或一些不可預(yù)料的情況，需采取應(yīng)對措施?；陧?xiàng)目建設(shè)的難度，在進(jìn)度計(jì)劃制定過程中應(yīng)保證進(jìn)度計(jì)劃的科學(xué)性和可行性，以便能夠滿足項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需要。

3.6 進(jìn)度控制

要高度重視進(jìn)度計(jì)劃的落實(shí)和執(zhí)行?？紤]到項(xiàng)目建設(shè)的復(fù)雜性，在進(jìn)度控制中應(yīng)充分考慮影響項(xiàng)目的各種因素，避免因意外延誤工期。項(xiàng)目實(shí)施過程中，我們采取周例會的形式，反復(fù)對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查和質(zhì)量控制。周例會時(shí)對當(dāng)前項(xiàng)目完成情況進(jìn)行匯報(bào)，對當(dāng)前存在的問題、項(xiàng)目進(jìn)展過程中的難點(diǎn)進(jìn)行討論與糾正，根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度，對于出現(xiàn)的偏差找出原因快速調(diào)整，確保項(xiàng)目順利有序進(jìn)行。為提高周例會效率，我們擴(kuò)大了邀請范圍，由信息系統(tǒng)開發(fā)的工程師、京醫(yī)通團(tuán)隊(duì)、信息中心、門診辦、醫(yī)保辦、財(cái)務(wù)處等相關(guān)部門共同參加。

4 存在的問題及需要改進(jìn)的地方

目前，我院“非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通平臺信息系統(tǒng)改造項(xiàng)目還在進(jìn)行中，雖然進(jìn)展順利，但也存在一定問題。

4.1 加強(qiáng)溝通與協(xié)作

由于該項(xiàng)目涉及的使用科室眾多，范圍甚廣，項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通不暢，可能導(dǎo)致一些不確定因素的發(fā)生。因此，增強(qiáng)技術(shù)人員與使用部門的有效溝通與協(xié)作，能夠促使項(xiàng)目實(shí)施順暢[8]。我院在“非急診全面預(yù)約掛號”京醫(yī)通平臺信息系統(tǒng)改造過程中，落實(shí)了周例會制度，匯總項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的各類問題，并與相關(guān)部門逐一進(jìn)行討論，理順項(xiàng)目過程中的難題，從而推進(jìn)項(xiàng)目有序開展。后續(xù)實(shí)施過程，應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)人員與使用部門的溝通，并建立及時(shí)溝通機(jī)制，及時(shí)解決問題。

4.2 靈活運(yùn)用進(jìn)度管理方法

項(xiàng)目實(shí)施過程中，我們發(fā)現(xiàn)進(jìn)度管理的眾多方法和模式不能只是機(jī)械地套用，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，尋求適合項(xiàng)目本身的方法和方式。項(xiàng)目實(shí)施過程中會出現(xiàn)一些不確定因素，因此應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，適時(shí)采取恰當(dāng)?shù)姆椒ǎ拍軌驅(qū)?xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行恰當(dāng)調(diào)整，保證實(shí)施效率[9]。如信息系統(tǒng)改造過程中，可能遇到專線搭建或自助機(jī)具未及時(shí)到位的情況，或者系統(tǒng)對接實(shí)施過程中參數(shù)錯(cuò)誤，造成對接失敗等諸多問題。針對以上問題，應(yīng)及時(shí)糾正，并調(diào)整時(shí)間或項(xiàng)目的先后順序，避免項(xiàng)目過程中存在的時(shí)間縫隙，影響項(xiàng)目推進(jìn)。

4.3 計(jì)劃制定應(yīng)粗細(xì)有度

我院信息項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中，計(jì)劃制定過于細(xì)致。由于項(xiàng)目復(fù)雜，過程中存在很多不確定性，過細(xì)的計(jì)劃將會面臨更多調(diào)整，導(dǎo)致工作量驟增。因此，在項(xiàng)目計(jì)劃制定的過程中，既要避免計(jì)劃過于粗放，也要避免計(jì)劃過于細(xì)致。好的進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)既能夠容易發(fā)現(xiàn)問題，也能夠保證業(yè)務(wù)連貫性，僵化的管理不能適應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的諸多變化[10]。因此，科學(xué)地制定計(jì)劃，必須粗細(xì)有度。我院應(yīng)采用粗細(xì)結(jié)合的方法，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度遇到困難時(shí)，及時(shí)對精細(xì)的計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，使之符合整體計(jì)劃的時(shí)間要求，這樣既不影響項(xiàng)目進(jìn)度，又可以保證靈活應(yīng)變，能夠更好地推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。

4.4 激勵(lì)員工積極性

本次信息項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中，缺乏有效的激勵(lì)措施，未充分調(diào)動員工或成員的工作積極性，導(dǎo)致項(xiàng)目完成時(shí)間相對滯后。應(yīng)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部建立適宜的獎(jiǎng)懲制度，確立每一個(gè)子項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，并根據(jù)任務(wù)清單的內(nèi)容，對完成情況進(jìn)行階段性考評，根據(jù)考評結(jié)果，給予相應(yīng)的激勵(lì)，從而推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施?？荚u內(nèi)容應(yīng)具有科學(xué)性和可操作性，避免不能服眾的負(fù)面結(jié)果出現(xiàn)。

5 結(jié)語

醫(yī)院信息項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中情況復(fù)雜，影響項(xiàng)目進(jìn)度的問題多種多樣[11]。對所有參與者來說，項(xiàng)目推進(jìn)的過程都是一個(gè)反復(fù)學(xué)習(xí)、實(shí)踐與調(diào)整的過程，進(jìn)度管理與項(xiàng)目成敗密切相關(guān)。項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)格把關(guān)，運(yùn)用科學(xué)的方法，盡可能減少由于進(jìn)度問題所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目進(jìn)度管理沒有既定的程式，在過程中需不斷調(diào)整，因此探索適合項(xiàng)目本身的進(jìn)度管理模式尤為重要。我院在“非急診全面預(yù)約”京醫(yī)通平臺信息系統(tǒng)改造項(xiàng)目中，科學(xué)運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行組織和實(shí)施，通過進(jìn)度管理對項(xiàng)目過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管和控制，從而保證了項(xiàng)目的有序推進(jìn)。