新時期血站檔案管理工作信息化建設(shè)探討

李鵬，聞武，張軍開封市中心血站，河南開封　475000

新時期血站檔案管理工作信息化建設(shè)探討

李鵬，聞武，張軍
開封市中心血站，河南開封475000

血站業(yè)務(wù)檔案管理工作是血站各項工作的基礎(chǔ)。隨著無償獻血事業(yè)日益發(fā)展，血站工作中需要管理的檔案日益增多，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠遠不能滿足當前血站檔案管理工作的需求。導(dǎo)致目前血站普遍存在檔案管理中的問題：領(lǐng)導(dǎo)對采供血檔案管理工作缺乏重視，專業(yè)人才隊伍薄弱，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準等。針對目前狀況，有以下對策：加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，加強專業(yè)人才培養(yǎng)，建立健全血站檔案管理工作標準，加快血站檔案管理信息化進程，提高血站檔案利用率?？傊?，我們應(yīng)當依靠先進的信息化管理模式來不斷加強和提高血站業(yè)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的有效利用，促進無償獻血事業(yè)發(fā)展。

血站；檔案管理；信息化

［Abstract］The business filemanagementwork in blood station is the foundation of various jobs in blood station，with the increasing development of non-remunerated blood donation，the file needed to be managed in blood station ismore and more，and the traditional filemanagementmodel is far from meeting the file management work demands in current blood station，and the issues such as lack of leader's attention to the blood collecting and supplying filemanagementwork，weak professional team and lack of unified standards are common in the filemanagementwork in blood station at present，in order to solve these problems，we should accelerate the digital transformation work of business file resources，enhance the cultivation of professionals，construct and improve the file management working standards in blood station，accelerate the blood station filemanagement information process and improve the file utilization rate of blood station.All in all，we should constantly enhance and improve the blood station business filemanagement level，improve the effective utilization of files and promote the development of non-remunerated blood donation relying on the advanced informationmanagementmodel.

［Key words］Blood station；Filemanagement；Information

近年來，我國的無償獻血事業(yè)飛速發(fā)展，無償獻血人數(shù)日益增多，各種經(jīng)血液傳播疾病越來越多，同時采取輸血治療的患者經(jīng)血液感染疾病的風險也越來越大，對血站采供血工作的安全、有效也提出了新的、更高的要求［1-2］。我國采供血檔案研究最早始于1997年，至今已經(jīng)有近20年的歷史，2012年達到頂峰，近年來熱度不減，涉及醫(yī)藥衛(wèi)生方針政策與法律法規(guī)研究、檔案及博物館、計算機軟件及計算機應(yīng)用、臨床醫(yī)學(xué)、行政法及地方法制、特種醫(yī)學(xué)、公安、民商法、文化、法理、法史、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、宏觀經(jīng)濟管理與可持續(xù)發(fā)展等12個學(xué)科。文獻來自期刊、報紙、會議等多種媒體。研究涉及社會科學(xué)與自然科學(xué)的工程技術(shù)、行業(yè)技術(shù)指導(dǎo)、基礎(chǔ)研究、行業(yè)指導(dǎo)、基礎(chǔ)與應(yīng)用基礎(chǔ)研究、專業(yè)實用技術(shù)、職業(yè)指導(dǎo)、大眾科普、政策研究等多個層次。采供血業(yè)務(wù)檔案管理在血站整體事業(yè)發(fā)展中舉足輕重的地位日益顯現(xiàn)。這就要求我們血站在努力加強血液采集供應(yīng)和質(zhì)量控制安全的同時，也要嚴格遵循國家相關(guān)規(guī)定，認真做好血站檔案整理、收集、分類和保存工作［3］。

1　血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義

檔案是科學(xué)研究的可靠依據(jù)，有利于推動技術(shù)進步和無償獻血事業(yè)發(fā)展。采供血業(yè)務(wù)檔案包括采供血全過程中所形成的原始記錄，是采供血機構(gòu)依法開展血液管理業(yè)務(wù)工作的重要憑證。血站業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的高低既能反映血站業(yè)務(wù)水平，同時也可以反映血站的整體管理水平。隨著《獻血法》《醫(yī)療事故管理條例》等法律、法規(guī)的頒布實施，血站法律意識、質(zhì)量意識得到日益提高，業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量也越來越受到重視，雖然血站對業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量控制采取了一系列的措施，但在整個控制過程中，存在一些問題和弊端?！堆竟芾磙k法》第二十八條規(guī)定：“獻血、檢測和供血的原始記錄應(yīng)當至少保存十年”。血站每一個工作環(huán)節(jié)、每一個具體步驟都要準確無誤地記錄下來，保證其可追溯性。此外，在輸血糾紛事件中，血站負有舉證的責任［4］。近年來，隨著全國采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)展，血站的檔案管理工作也取得了持續(xù)的提高，各地血站都在不斷規(guī)范基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)檔案，同時依法管理作為建設(shè)、管理檔案事業(yè)的戰(zhàn)略目標也已經(jīng)確立，采供血機構(gòu)的檔案管理事業(yè)正穩(wěn)步向信息化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。但是我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理理念正在面臨著新的挑戰(zhàn)。因為目前信息化檔案管理被持續(xù)普及，檔案管理模式與檔案服務(wù)方式在慢慢轉(zhuǎn)變，因此我們必須積極探索檔案質(zhì)量工作的新方法、新措施、新途徑，以提高檔案管理質(zhì)量與效益。

2　目前血站檔案管理中普遍存在的問題

2.1領(lǐng)導(dǎo)對血站檔案管理工作重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)干部認識不到血站檔案管理工作的重要地位，不重視檔案管理工作，認識不到檔案管理是血站工作的一個重要環(huán)節(jié)［5］。在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中明確指出：所有員工對其職責范圍內(nèi)的質(zhì)量負責，法定代表人為血站質(zhì)量第一責任人，法定代表人應(yīng)負責質(zhì)量管理體系的建立、實施、監(jiān)控和改進；確保資源的合理、有效配置；定期審核質(zhì)量管理體系并記錄和保留管理審核的情況和內(nèi)容。每名血站員工都應(yīng)充分了解本職崗位在采供血工作中的重要性，領(lǐng)導(dǎo)干部要對各部門目標實現(xiàn)的情況進行有效評估，同時提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，提高員工的知識、經(jīng)驗和能力。同時檔案管理工作人員對檔案工作在血站管理中的重要性和必要性理解不深刻，往往只專注于自己的本職工作，對于各種檔案材料的收集以及歸檔卻有所忽視。因此在檔案的管理方面存在很多問題，檔案信息并不能充分發(fā)揮其作用［6］。

2.2人才隊伍專業(yè)素質(zhì)亟待提高，相對薄弱

目前全國多數(shù)血站并未設(shè)置獨立的檔案管理部門，從事檔案管理的工作人員也往往不是檔案專業(yè)畢業(yè)。檔案部門缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，而且這些人員在上崗前未接受過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，使得這些從事檔案工作的人員在專業(yè)素質(zhì)及理論水平等方面存在較大的提升空間。同時檔案管理員大多數(shù)為兼職人員，年齡往往偏高，工作責任心不足，容易發(fā)生檔案遺失的情況，這在一定程度上影響了檔案的系統(tǒng)性。此外，直接產(chǎn)生檔案資料的部門往往沒有專人負責檔案的收集、整理和移交工作，既影響了歸檔的質(zhì)量，也增加了檔案管理部門的工作量［7］。

2.3缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準

檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準，對歸檔文件的鑒定、整理和利用，難以實現(xiàn)規(guī)范化。血站檔案管理相對分散，缺乏信息資源的整體性，因此難以達到資料的齊全和完整的歸檔的程度，這在一定程度上影響了檔案的系統(tǒng)性［8］。對于檔案具體的整理方法、保管期限等都沒有給出明確的、可供參考執(zhí)行的標準，導(dǎo)致全國各地區(qū)血站的檔案管理工作水平參差不齊［9］。

2.4檔案信息資源開發(fā)利用程度較低

目前血站的檔案管理往往局限在檔案的收集、整理、保管過程，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。一些有價值的文獻資料得不到及時的收集、整理。或者有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的有效利用。查閱、借閱檔案少，編研選題范圍小，對采供血業(yè)務(wù)工作具有參考和指導(dǎo)作用的編研成果不多，檔案信息不能充分發(fā)揮其作用［10］。

3　思路與對策

3.1加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作

作為血站要加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，進而實現(xiàn)檔案信息的全文檢索。將現(xiàn)存的檔案資料通過掃描等手段轉(zhuǎn)化到光盤或磁盤上，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息化，同時做好圖片、錄像、錄音及多媒體資料的存儲、記錄、保存工作。通過檔案資源數(shù)字化，使使用者能夠通過簡單可行的信息平臺實現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢和查閱等工作［11］。

3.2加強專業(yè)人才隊伍培養(yǎng)

要不斷加強對血站檔案信息化管理人才和技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進，同時培養(yǎng)好兼職人員隊伍。①加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，定期開展檔案教育培訓(xùn)，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和基礎(chǔ)理論，使之掌握數(shù)字化辦公、檔案管理軟件應(yīng)用等基本知識和技能。血站業(yè)務(wù)檔案管理涉及多學(xué)科，主要包括臨床醫(yī)學(xué)、檢驗、信息統(tǒng)計、計算機應(yīng)用及檔案管理學(xué)等方面，要在各業(yè)務(wù)科室中選拔工作責任心強、業(yè)務(wù)能力突出的工作人員作為檔案管理的兼職檔案員，加強這些工作人員檔案基本管理知識的培訓(xùn)，同時通過參加各級檔案行政、培訓(xùn)管理機構(gòu)舉辦的學(xué)習(xí)班、培訓(xùn)班進行學(xué)習(xí)，不斷提高他們的專業(yè)水平。另外，要求全體血站工作人員必須掌握原始記錄書寫規(guī)范，并按“規(guī)范”要求標準進行自查原始資料質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時補充更改；科室成立以科主任為組長、兼職檔案員為成員的檔案質(zhì)量控制小組，采取定期或不定期的方式對科室的原始資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時修改，避免不合格原始記錄資料的出現(xiàn)；站級質(zhì)量控制小組共同參與，定期抽查，并實行檔案室終末質(zhì)量把關(guān)的形式，發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋科室并令其限期整改，以保證入庫檔案的質(zhì)量；每月對各科檔案進行檢查，建立檔案質(zhì)量與血站績效獎懲制度掛鉤的制度；②為適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展步伐，招聘血站檔案管理所需的復(fù)合型人才，為檔案管理信息化建設(shè)提供充分的人才保障。為血站檔案管理信息化工作的快速持續(xù)發(fā)展提供強有力的人力資源保障［12］。

3.3建立健全血站檔案管理工作質(zhì)量標準，規(guī)范歸檔范圍，制定保管期限，嚴格按密級實行檔案管理

根據(jù)國家檔案管理相關(guān)要求及血站實際情況制訂血站檔案管理工作標準。包括歸檔制度、保管制度、檔案保密制度和檔案利用制度。把檔案管理納入法制軌道，對檔案的歸檔范圍、歸檔要求，檔案的保管、保密，以及利用都加以規(guī)范，把血站的檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來［13］。在檔案管理體系的建立上，尤其重要的是檔案歸檔范圍的確定規(guī)范，同時歸檔范圍的完善也必將進一步促進和提高檔案信息資料的利用成果。在我國《血站管理辦法》中明確要求業(yè)務(wù)類檔案，包括獻血、檢測和供血的原始記錄檔案的保存期是至少10年，但從證據(jù)學(xué)的角度分析，同時結(jié)合我們在處理具體涉血輸血醫(yī)療糾紛案例的體會。如果僅保存獻血、檢測、供血的記錄顯然是不夠的，保存期限為10年也是不夠的。在《民法通則》中規(guī)定“訴訟時效期間從知道或者應(yīng)當知道權(quán)利被侵害時起計算。但是，從權(quán)利被侵害之日起超過20年的，人民法院不予保護，有特殊情況的，人民法院可以延長訴訟時效期間?！庇纱丝梢?，每種記錄都是證據(jù)的組成部分，血站采供血過程中形成的業(yè)務(wù)檔案如果只保存10年，如果需要舉證倒置時，證據(jù)類檔案銷毀往往無法成為免除舉證責任的充分理由，而且血液的整個采供血流程中也存在交接環(huán)節(jié)多、流動性強，質(zhì)量記錄數(shù)量多且涉及面廣、利用頻繁等特點。因此能夠證明血站采供血工作的合法性、條理性、規(guī)范性的業(yè)務(wù)類檔案都應(yīng)當保存，而且為適應(yīng)民事訴訟20年除訴期間的規(guī)定，建議保存期限規(guī)定為血液有效期滿后20年以上。同時為確保檔案的完整性、真實性，應(yīng)嚴格規(guī)定采供血業(yè)務(wù)檔案外借制度，任何機構(gòu)和個人不得未經(jīng)主管部門批準擅自查閱采供血業(yè)務(wù)檔案，嚴禁任何人隨意涂改、偽造、銷毀、隱匿、竊取采供血檔案。如因業(yè)務(wù)需要查閱檔案的必須經(jīng)血站有關(guān)部門同意，并于現(xiàn)場查閱后立即歸還。

4　著力加快、加大對血站檔案管理的投入

在單位重視的基礎(chǔ)上，要不斷加大投入力度，確保血站檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。要切實保障檔案類庫房用地，配備到位檔案庫房內(nèi)必備的設(shè)備設(shè)施。盼望各級衛(wèi)生計生委、財政等重視血站檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠在政策支持和資金保障上加大對血站的支持投入力度［14］。加快引進計算機管理軟件，為血站檔案管理配置電腦、掃描儀、打印機、復(fù)印機等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，加大檔案信息化管理的硬件投入。

5　加快血站檔案管理的信息化進程

目前國家采供血行業(yè)的信息化進程發(fā)展到今天，要求我們借助現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，加強工作人員的操作流程記錄檔案與相關(guān)血液制品的信息管理結(jié)合，以求促進血站標準化處理系統(tǒng)發(fā)展健康、有序進行，以便更好地為社會服務(wù)，同時使血站獲得管理效益、經(jīng)濟效益和社會效益等多方面共贏的結(jié)果。信息化是檔案管理工作的必然趨勢。在數(shù)字化資料的基礎(chǔ)上，建設(shè)血站檔案管理的信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案信息作用，提高血站檔案管理效率是目前工作的重中之重。對業(yè)務(wù)性強、重要性突出、利用頻率高的血站檔案要率先建立數(shù)據(jù)庫。同時必須嚴格遵守國家及檔案行業(yè)內(nèi)頒布的各級各類信息化建設(shè)標準及規(guī)范，總結(jié)國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，抓住機遇，推進血站檔案管理的信息化進程。

6　提高血站檔案的利用率

加大對血站檔案管理工作的宣傳力度，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，加快現(xiàn)代科技的運用，盡可能地建立起完善的理論系統(tǒng)。積極營造“愛護檔案、利用檔案”的良好氛圍，以網(wǎng)絡(luò)為依托，結(jié)合政務(wù)公開加大檔案信息資源的開發(fā)利用［15］。著力推進血站檔案的文化建設(shè)，揭示血站檔案管理的本質(zhì)，對檔案進行系統(tǒng)研究，從而建立起系統(tǒng)的管理模式。管理人員應(yīng)保持良好的服務(wù)態(tài)度，優(yōu)化工作制度，改善服務(wù)方式，從而實現(xiàn)檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。

綜上所述，在血站檔案的管理工作中還存在很多問題，這需要我們與時俱進，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗教訓(xùn)。我們應(yīng)充分把握機遇，依靠科技進步，建全血站信息管理系統(tǒng)，加快血站檔案管理工作信息化進程。

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［報紙］作者.文章題目［N］.報紙名，出版年月日（版）.

Study on Information Construction of File M anagement Work in Blood Station in the New Period

LIPeng，WENWu，ZHANG Jun
Kaifeng Central Blood Station，Kaifeng，Henan Province，475000 China

R197

A

1672-5654（2016）07（a）-0124-04

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.19.124

李鵬（1980.11-），女，河南開封人，本科，主管技師，研究方向：血液質(zhì)量控制與管理。

2016-04-07）