淺談醫(yī)學(xué)編輯在word文檔中的編輯加工方法和技巧

甘望農(nóng)

(湖北科技學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，湖北 咸寧 437100)

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淺談醫(yī)學(xué)編輯在word文檔中的編輯加工方法和技巧

甘望農(nóng)

(湖北科技學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，湖北 咸寧 437100)

高等醫(yī)學(xué)院校的學(xué)報(bào)作為醫(yī)學(xué)知識(shí)和信息傳播的媒介，不僅是廣大科研人員獲取和交流醫(yī)學(xué)信息的平臺(tái)，而且是反映院校最新成果及學(xué)術(shù)水平的窗口，在醫(yī)學(xué)的發(fā)展和傳播中起著重要的作用。編輯工作是一種枯燥的重復(fù)勞動(dòng)，文字工作比較繁瑣，責(zé)任編輯容易對(duì)編輯工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。醫(yī)學(xué)編輯只有從工作中找到樂(lè)趣，培養(yǎng)對(duì)醫(yī)學(xué)的興趣，在編校實(shí)踐中逐步提高醫(yī)學(xué)專業(yè)及編輯加工水平，提高工作效率，才能成為一名優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)編輯，推動(dòng)醫(yī)學(xué)期刊的發(fā)展。

醫(yī)學(xué)期刊；醫(yī)學(xué)編輯；word文檔

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，當(dāng)今世界已進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代[1]，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)改變了人們的生活方式，作者投稿從以前的文字手稿到現(xiàn)在的word文檔電子稿，相應(yīng)的也改變了醫(yī)學(xué)編輯的工作方式；新媒體時(shí)代的醫(yī)學(xué)編輯不僅要具有醫(yī)學(xué)教育背景，還必須掌握計(jì)算機(jī)的一些基本軟件的應(yīng)用，如：microsoft word、Excel、windons XP等，并將這些軟件功能運(yùn)用到自己的日常工作中去。

近年來(lái)，湖北科技學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部緊跟時(shí)代的步伐，已采用電子平臺(tái)投稿，稿件的處理都是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)操作，稿件初審后送專家審稿，審稿通過(guò)后轉(zhuǎn)入期編。筆者在期編的過(guò)程中編輯加工word文檔電子稿，減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。下面談?wù)勎以趙ord文檔中的編輯加工方法和技巧。

一、語(yǔ)言文字加工

醫(yī)學(xué)期刊同其它科技期刊一樣，文字容易出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、多字、漏字等，如漏字“妊娠高血壓病”應(yīng)為“妊娠高血壓疾病”、“心動(dòng)速”應(yīng)為“心動(dòng)過(guò)速”等，醫(yī)學(xué)編輯對(duì)文稿中的專業(yè)名詞要特別注意，對(duì)常用的詞語(yǔ)尤其要關(guān)注。作者在論文中容易出現(xiàn)不規(guī)范的口語(yǔ)表達(dá)，如將“患者”表達(dá)為“病人”，此時(shí)我們可以利用word的功能輕易解決，具體操作為：打開(kāi)word文檔，點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單，點(diǎn)擊“編輯”中的“替換”，在“查找”框中輸入“病人”，在“替換”框中輸入“患者”，然后點(diǎn)擊“全部替換”就完成了文中的所有替換了。編輯要熟悉常用醫(yī)學(xué)名稱的英文縮寫(xiě)，對(duì)文中的名稱第一次出現(xiàn)時(shí)一定要寫(xiě)全稱，如：血管緊張素轉(zhuǎn)換酶抑制劑(ACEI)、急性冠脈綜合征(ACS)等，在文中有縮寫(xiě)出現(xiàn)時(shí)，一定要逐一查找全文，第二次以后出現(xiàn)時(shí)一律替換成縮寫(xiě)。對(duì)容易出錯(cuò)的如“側(cè)支循環(huán)(誤為側(cè)枝循環(huán))”、“心源性或肺源性疾病(誤為心原性或肺原性疾病)”、“甘油三酯(誤為甘油三脂)”、“膠原纖維蛋白原(誤為膠元纖維蛋白元)”、“綜合征(誤為綜合癥)”、“心律失常(誤為心率失常)”[2]、“適應(yīng)證(誤為適應(yīng)癥)”、“黏膜(誤為粘膜)”、“禁忌癥(誤為禁忌征)”、“壓瘡(誤為褥瘡)”、“抗生素(誤為抗菌素)”、“梗死(誤為梗塞)”、“影像學(xué)征象”等應(yīng)注意，若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，利用word的“替換”功能查找全文，發(fā)現(xiàn)時(shí)及時(shí)替換正確的。

二、加工插圖和表格

凡用文字能夠解決說(shuō)明的問(wèn)題，盡量不用圖和表。如用表和圖，則文中不需重復(fù)其數(shù)據(jù)，只需強(qiáng)調(diào)或摘述其主要發(fā)現(xiàn)。插圖不但可以更加形象和直觀的使某些內(nèi)容的描述簡(jiǎn)潔、清晰、準(zhǔn)確，而且有利于節(jié)約版面及美化版面。用圖要合理，圖序和圖例應(yīng)完整，圖片要保持原樣，不能在word文檔中編輯時(shí)隨意縮放，以免圖片失真[3]；對(duì)于有些作者在臨床上拍的皮膚病圖片選擇范圍不是很合理的，我們可以用最簡(jiǎn)單也最快捷的來(lái)自Windows的自帶軟件“畫(huà)圖”將所需圖片裁剪到合適范圍，然后復(fù)制到word文檔中。醫(yī)學(xué)論文的表格用得較多，要檢查表格應(yīng)用是否合理，能用簡(jiǎn)單概括的文字?jǐn)⑹銮宄木筒挥帽砀瘢砀駪?yīng)該具有典型性。醫(yī)學(xué)論文的表格一般使用三線表，檢查三線表的格式：表序和表題、欄頭、欄目、共用單位、表注、數(shù)字等是否規(guī)范。比較容易出錯(cuò)的是表中的單位，共用一個(gè)單位時(shí)一定要把單位提出來(lái)，通表是一個(gè)單位的放在表題的尾部；同一列欄單位相同的要放在欄目上。三線表要注意作者主謂語(yǔ)的表達(dá)，若作者不是按照規(guī)范的表達(dá)，在編輯加工的過(guò)程中應(yīng)加以改正。如作者原文表格(見(jiàn)表1)：

表1 兩組基線資料比較

我們需要把作者的原表(表1)改成規(guī)范的表達(dá)方式(見(jiàn)表2)

表2 兩組基線資料比較

作者不是用三線表的，在編輯加工時(shí)要轉(zhuǎn)換為三線表來(lái)表達(dá)。在編輯過(guò)程中，編輯平時(shí)可以在word中把常用的統(tǒng)計(jì)報(bào)表預(yù)先制成特定格式保存下來(lái)作為模版，在以后編輯的過(guò)程中需要轉(zhuǎn)換成三線表時(shí)，只要把相應(yīng)數(shù)據(jù)填寫(xiě)進(jìn)去就行了。作者原文中表格(見(jiàn)表3)

表3 兩組患者血壓的晝夜動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)結(jié)果比較

在word文檔中將表3修改為規(guī)范的三線表(見(jiàn)表4)，復(fù)制各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)到相應(yīng)的部位。表格做成后可以復(fù)制做成備用的文檔，然后編輯全選表中所有數(shù)據(jù)，按“Delete”鍵刪除所有數(shù)據(jù)保留空白表格，以后編輯相同的表格時(shí)就可以直接復(fù)制空白表格到論文中就可以直接用了，這樣可以降低勞動(dòng)強(qiáng)度及業(yè)務(wù)差錯(cuò)幾率，提高了工作效率[4]。核對(duì)表中數(shù)據(jù)時(shí)，可以在word文檔中插入Excel電子表格，把word文檔表格中的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到Excel電子表格中，從而把word表格即時(shí)轉(zhuǎn)化成大家熟悉的Excel表格計(jì)算[5]，再核對(duì)作者數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

表4 兩組患者血壓的晝夜動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)結(jié)果比較

三、加工數(shù)字用法、數(shù)值修約、化學(xué)式、法定計(jì)量單位及其符號(hào)的正確使用等

檢查數(shù)字的用法、參數(shù)和偏差范圍(如“～”、“—”)等的表示是否規(guī)范，如不規(guī)范，利用word的“替換”功能查找全文替換就行；數(shù)值的修約是否遵循“4舍6入5看右，右邊有數(shù)應(yīng)進(jìn)位，右邊無(wú)數(shù)再看左，奇進(jìn)偶不進(jìn)”的規(guī)則；化學(xué)分子式要注意上下標(biāo)，結(jié)構(gòu)式、試驗(yàn)式、示性式是否規(guī)范，若有不規(guī)范的，在word文檔中只要標(biāo)注一個(gè)正確的就可以查找替換了。

法定計(jì)量單位及符號(hào)要遵循科技期刊的規(guī)范，常用的如“°”、“℃”、“%”在數(shù)值范圍內(nèi)不能省略，如“35℃～36℃”，不能寫(xiě)成“35～36℃”。

四、檢查論文的寫(xiě)作格式是否規(guī)范

醫(yī)學(xué)類的論文一般前瞻性研究類的較多，格式順序：文題、署名、摘要、關(guān)鍵詞、引言、材料和方法、結(jié)果、討論、參考文獻(xiàn)?？搭}名是否準(zhǔn)確、精煉、便于檢索及容易認(rèn)讀?；痦?xiàng)目及通訊作者要在文中用不同的符號(hào)標(biāo)注，把光標(biāo)放在頁(yè)腳雙擊，然后把基金項(xiàng)目的名稱、編號(hào)，通訊作者的E-mail信息剪切粘貼在頁(yè)腳。在全文修改結(jié)束，對(duì)內(nèi)容有很好的把握后再修改摘要，關(guān)鍵詞表達(dá)主題概念，數(shù)量3～8個(gè)。結(jié)果要正確有意義，討論部分結(jié)合文中的結(jié)果得出結(jié)論。英文摘要中的文題每個(gè)實(shí)詞首字母要大寫(xiě)，作者全姓及名的首字母，摘要全稱，目的、方法、結(jié)果、結(jié)論的首字母大寫(xiě)，關(guān)鍵詞全稱及每個(gè)關(guān)鍵詞的首字母大寫(xiě)，由于文檔中作者書(shū)寫(xiě)不是太規(guī)范，通常需要頻繁地在英文大小寫(xiě)之間來(lái)回切換，而且容易發(fā)生錯(cuò)誤，往往導(dǎo)致操作者心煩意亂，事倍功半，這時(shí)可以選用全部大寫(xiě)、句首字母大寫(xiě)、全部小寫(xiě)及切換大小寫(xiě)鍵一次轉(zhuǎn)換成功[6]。

核對(duì)參考文獻(xiàn)是否規(guī)范。參考文獻(xiàn)部分作者三個(gè)以內(nèi)全部寫(xiě)出，三個(gè)以上保留前三位，用“等”代替省略的作者，英文作者姓及名的首字母大寫(xiě)，檢查文中參考文獻(xiàn)是否標(biāo)注齊全，利用word的查找功能查找“[”，逐一查找是否有遺漏，若有缺失需補(bǔ)齊，核對(duì)參考文獻(xiàn)是否與文中引用相一致。

對(duì)作者的論文提出的修改意見(jiàn)，可以利用網(wǎng)絡(luò)媒體，如E-mail、QQ、微信等工具與作者及時(shí)溝通[7]，發(fā)給作者的稿件可點(diǎn)開(kāi)word文檔“審閱—修訂”，此時(shí)文檔就設(shè)置成為修訂的顯示狀態(tài)[8]。告訴作者下載附件完善傳回，提示作者在編輯部提供的模版上修改，可以給作者一個(gè)編輯提示(編輯提示：請(qǐng)作者對(duì)審改稿件的修訂，務(wù)必在編輯部提供的審稿格式模板上完成，勿另行格式編排，以免增加不必要的重復(fù)編排工作量。謝謝！)。這樣，作者修回的稿件上每一個(gè)修改的部分都有顯示，校對(duì)修回稿時(shí)，點(diǎn)擊“接收”，在下拉菜單中選擇是否接受修訂。利用修訂模式可以避免很多重復(fù)的工作量，提高工作效率。

編輯工作是一種枯燥的重復(fù)勞動(dòng)，文字工作比較繁瑣，容易對(duì)編輯工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠感[9]。這種消極情形出現(xiàn)時(shí)，大腦不是充分清醒，此時(shí)加工編輯就校對(duì)格式、參考文獻(xiàn)及可以用查找替換功能編輯的部分，在word文檔中編輯加工后再排版，可以將錯(cuò)誤降到最低，且可以減少排版人員的工作量，在我們校對(duì)紙質(zhì)稿時(shí)可大大提高編校質(zhì)量和工作效率。

[1] 程翠，王靜，洪清源.論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)期刊編輯的素質(zhì)[J].今傳媒，2015，(6)：130～131.

[2]燕鳴.醫(yī)學(xué)期刊文字差錯(cuò)剖析[J].編輯學(xué)報(bào)，1996,8(1)：31～34.

[3]干嶺，游蘇寧，徐靜，等.提高醫(yī)學(xué)編輯專業(yè)素質(zhì) 促進(jìn)學(xué)術(shù)論文的發(fā)育和成熟[J].編輯學(xué)報(bào)，2012，24(1)：86～88.

[4]項(xiàng)小強(qiáng)，項(xiàng)逸婧，姚從奎.一種快速生成word格式統(tǒng)計(jì)表的方法[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2013，(20)：17～18,34.

[5]鄧滿英.word表格計(jì)算方式的優(yōu)勢(shì)探討[J].湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012,12(6)：24～26.

[6]王水成，王敏.WORD應(yīng)用中的四種技巧[J].辦公自動(dòng)化應(yīng)用，2012，(12)：48,60.

[7]張衛(wèi)民，丁濱，孟慶義.“微”時(shí)代，醫(yī)學(xué)編輯工作的“微”轉(zhuǎn)變[J].科技與出版，2013，(7)：108～110.

[8]紀(jì)宏偉.word文檔保護(hù)策略及其修改痕跡保留的方式[J].辦公自動(dòng)化，2011，(8)：33～34.

[9]艾茜.高校醫(yī)學(xué)期刊質(zhì)量與醫(yī)學(xué)編輯素質(zhì)關(guān)系探微[J].湖北民族學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2015,33(4)：172～176.

2016-07-28

2095-4654(2016)11-0142-03

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