政府集中采購(gòu)檔案的歸集與保管

金國(guó)輝

洮南市人民政府采購(gòu)中心，吉林　洮南　137100

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政府集中采購(gòu)檔案的歸集與保管

金國(guó)輝

洮南市人民政府采購(gòu)中心，吉林洮南137100

政府集中采購(gòu)檔案是我國(guó)重要的檔案資源，對(duì)政府招標(biāo)采購(gòu)分析、處理招標(biāo)采購(gòu)糾紛、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等有重要意義。因而，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管工作的重視，嚴(yán)格遵循歸集、保管規(guī)定，采取有效的歸集、保管措施，從而實(shí)現(xiàn)政府集中采購(gòu)檔案的良好管理及應(yīng)用。本文就政府集中采購(gòu)檔案的歸集與保管進(jìn)行了研究分析。

政府集中采購(gòu)檔案；歸集；保管

政府集中采購(gòu)檔案中包含了政府采購(gòu)部門(mén)的日常采購(gòu)活動(dòng)信息、部門(mén)決策等內(nèi)容，在政府采購(gòu)部門(mén)的工作中發(fā)揮著重要的借鑒性作用。為實(shí)現(xiàn)政府集中采購(gòu)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，還應(yīng)不斷完善政府集中采購(gòu)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的歸集與保管，為政府采購(gòu)工作提供可借鑒依據(jù)，提高政府采購(gòu)工作管理水平。

一、政府集中采購(gòu)檔案內(nèi)容

我國(guó)《政府采購(gòu)法》中對(duì)政府采購(gòu)檔案的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)闡述，主要包括政府采購(gòu)活動(dòng)記錄、評(píng)估報(bào)告、合同文本等。以公開(kāi)招標(biāo)下的政府集中采購(gòu)檔案為例，其采購(gòu)檔案內(nèi)容可以劃分為九部分。第一部分為政府集中采購(gòu)檔案目錄。第二部分為政府集中采購(gòu)準(zhǔn)備階段文件，有政府采購(gòu)計(jì)劃文件資料，如采購(gòu)人預(yù)算用款計(jì)劃申報(bào)表、采購(gòu)公告、采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算等，還有確定采購(gòu)方式文件、采購(gòu)人及代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)協(xié)議書(shū)、招標(biāo)文件論證資料等。第三部分為招標(biāo)階段檔案，包含招標(biāo)公告、招標(biāo)文件發(fā)售資料、澄清修改資料、招標(biāo)人員名單等。第四部分為開(kāi)標(biāo)階段文件，包括開(kāi)標(biāo)全過(guò)程的詳細(xì)記錄、投標(biāo)文件正本、投標(biāo)人對(duì)相關(guān)文件的補(bǔ)充、修改內(nèi)容、招標(biāo)人資料等。第五部分為評(píng)標(biāo)檔案。包括評(píng)標(biāo)人員資料、評(píng)標(biāo)委員會(huì)工作文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)過(guò)程記錄、評(píng)標(biāo)人員簽到表等[1]。第六部分為中標(biāo)文件，包含中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果審定意見(jiàn)、相關(guān)事宜處理、資料等。第七部分為采購(gòu)合同文件，包括政府集中采購(gòu)合同、采購(gòu)合同終止記錄、采購(gòu)合同備案記錄、采購(gòu)中標(biāo)方擅自中止合同記錄等。第八部分為合同履行檔案，主要包括采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)算憑證、采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收方案、采購(gòu)物品維護(hù)記錄等。第九部分為其它相關(guān)性檔案，包括采購(gòu)項(xiàng)目的完成及反饋報(bào)告、效益評(píng)估書(shū)等。

二、政府集中采購(gòu)檔案的歸集與保管措施

(一)強(qiáng)化政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管認(rèn)識(shí)

目前，一些采購(gòu)人員及代理機(jī)構(gòu)對(duì)于政府集中采購(gòu)檔案的管理工作并沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，在采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行中，僅重視對(duì)采購(gòu)程序規(guī)范的遵循，而忽略了檔案的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法獲取充足的檔案資源，管理基礎(chǔ)過(guò)于薄弱。同時(shí)，一些單位由于對(duì)檔案管理工作的不重視，未能構(gòu)建完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致政府集中采購(gòu)檔案缺乏良好的歸集、保管設(shè)備與環(huán)境，出現(xiàn)了檔案損壞、遺失的情況，嚴(yán)重威脅著檔案的安全性及保密性。在檔案管理人員的配置上，也往往要求業(yè)務(wù)員對(duì)自己所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，未能配置專(zhuān)門(mén)的管理人員。另外，一些檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，未能?chē)?yán)格執(zhí)行檔案登記、歸集、保管等工作，嚴(yán)重阻礙了政府集中采購(gòu)檔案管理水平的提升。

因而，應(yīng)強(qiáng)化這些部門(mén)及人員對(duì)政府集中采購(gòu)檔案歸集與管理工作的認(rèn)識(shí)。首先，應(yīng)加大《政府采購(gòu)法》、《檔案法》等法律制度的宣傳力度[2]。要求各單位組織學(xué)習(xí)相關(guān)法律制度，提升部門(mén)及人員的檔案管理意識(shí)。其次，應(yīng)落實(shí)管理責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管工作相關(guān)法律制度。從而使檔案管理人員自覺(jué)依法工作，規(guī)范自身檔案管理行為，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案歸集、保管工作。最后，應(yīng)建立完善的政府集中采購(gòu)檔案管理制度，結(jié)合本單位特點(diǎn)及相關(guān)法律規(guī)定，制定符合當(dāng)前檔案管理要求的《檔案管理制度》、《檔案查閱使用制度》、《檔案人員工作準(zhǔn)則》等制度，要求管理人員嚴(yán)格落實(shí)，使檔案歸集、保管工作每一環(huán)節(jié)都有規(guī)章制度可以遵循，為這一工作的順利開(kāi)展提供保障。

(二)優(yōu)化政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管方法

在以往的政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管工作中，管理人員缺乏科學(xué)的工作方法，在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸集混亂、不合理分類(lèi)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的使用效率，甚至導(dǎo)致商業(yè)機(jī)密泄露，引發(fā)嚴(yán)重糾紛。

針對(duì)這一問(wèn)題，管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案日常歸集與保管工作的重視，并明確各部門(mén)及人員在這一工作中的責(zé)任分工。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)要求，在草果項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行全面收集，建立詳細(xì)的采購(gòu)檔案。檔案管理人員則應(yīng)按照檔案內(nèi)容的不同，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，定期制作歸檔明細(xì)表。而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員要在確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整后，再將檔案移交給管理人員。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)保證檔案保存環(huán)境的整潔明亮，做好防蟲(chóng)、防潮、防火等工作。并嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、銷(xiāo)毀制度，避免商業(yè)機(jī)密泄露。

(三)增強(qiáng)政府集中采購(gòu)檔案歸集與保管人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)水平與檔案歸集、保管效果有重要聯(lián)系，為確保檔案管理質(zhì)量，政府集中采購(gòu)檔案的歸集與保管工作應(yīng)配備高素質(zhì)檔案管理人員。對(duì)于當(dāng)前在職的管理人員，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的教育培訓(xùn)，拓寬其知識(shí)面，培養(yǎng)其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及先進(jìn)設(shè)備操作水平，并強(qiáng)化其思想政治及職業(yè)素養(yǎng)教育，確保采購(gòu)檔案的良好管理和合理利用。

三、結(jié)論

政府集中采購(gòu)檔案與其他檔案資源一樣，具有重要的參考、借鑒作用，其歸集與管理工作也異常重要。相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這一工作的認(rèn)識(shí)，構(gòu)建完善的制度體系，優(yōu)化管理方法，提升管理人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案的有效利用，促進(jìn)政府采購(gòu)工作水平的進(jìn)一步提升。

[1]張為超，張健芬.淺談?wù)少?gòu)檔案的規(guī)范管理[J].科技資訊，2011，2(2)：140-141.

[2]李廷忠.如何加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理[J].黑龍江科技信息，2011，11(22)：104-267.

[3]王艷萍.政府采購(gòu)檔案管理研究[J].黑河學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，2(2)：121-122.

G271；F812.45

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