明太祖與明代地方檔案制度建設(shè)

文/李志堅(jiān) LI zhi-jian

明太祖與明代地方檔案制度建設(shè)

文/李志堅(jiān) LI zhi-jian

The First Emperor of Ming Dynasty and Its Local Filing System

明代的地方檔案制度主要建立于明太祖時(shí)期。洪武年間的地方檔案制度主要包括存放和管理兩方面，地方檔案的存放制度主要為架閣庫制度。管理方面的制度主要有統(tǒng)一檔案制式、定期檢查嚴(yán)懲檔案管理不善的行為、將檔案管理視為地方官員的重要職責(zé)等。洪武時(shí)期的地方檔案制度對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)治理起了積極的作用，但后來卻演變?yōu)槲臓┲髁x。

明太祖；地方檔案制度；架閣庫

明洪武年間，地方檔案制度建設(shè)取得了很大的發(fā)展，對(duì)明代社會(huì)及后世的地方檔案制度都有重要影響。明代地方檔案制度大部分與中央一致，但在具體的形成、管理等方面也有自己的特色。目前學(xué)界對(duì)于明代檔案的研究主要是整體式闡述，側(cè)重于中央層面檔案制度的有關(guān)內(nèi)容，對(duì)洪武時(shí)期的地方檔案制度方面的研究還較為薄弱，本文主要就明太祖對(duì)明代地方檔案制度的建設(shè)進(jìn)行描述，以利于明代檔案研究。

一、洪武時(shí)期地方檔案的形成

明太祖將檔案看做治理國家的重要手段。洪武三十年（1380），他對(duì)其治國基本經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了概括：“朕有天下，仿古為治，明禮以導(dǎo)民，定律以繩頑，刊著為令，行之已久?！保?］（p3650）也就是繼承“文治”傳統(tǒng)，施行“右文”、“教化”政策，同時(shí)也強(qiáng)調(diào)“立法”，這直接催生了地方檔案的快速形成。

洪武時(shí)期，地方檔案主要有三類：一是為保障上下言路的暢通而形成的檔案。明太祖曾諭中書省臣：“廣言路以求直言，其有言者，朕皆虛心以納之。尚虞微賤之人，敢言而不得言，疏遠(yuǎn)之士，欲言而恐不信，如此則所知有限，所聞不廣。其令天下臣民，凡言事者，實(shí)封直達(dá)朕前?！保?］（p57）這些上下往來而形成的檔案、文獻(xiàn)，地方都有保存。二是法律、政策等的通俗化解說及教化文獻(xiàn)。明太祖奉行禮法并用的策略，認(rèn)為禮法并用，才能形成“上下相安、和氣充溢、天地清寧”［1］（p3019）的社會(huì)局面。因此，洪武時(shí)期，形成了大量的法律和教化文獻(xiàn)。明太祖曾命人編撰《禮制集要》、《公子書》、《農(nóng)工技藝商賈書》等通俗讀物，這些也作為地方檔案而收藏。三是賦稅檔案。此類檔案主要包括戶籍檔案和黃冊(cè)。洪武十四年，明太祖下詔令各府州縣編纂賦役黃冊(cè)，“每里編為一冊(cè)。冊(cè)首總為一圖……冊(cè)成，一本進(jìn)戶部。布政司及府州縣各存一本”。［3］（p357）

二、洪武時(shí)期地方檔案的存放制度

明代地方上的檔案庫房一般稱架閣庫或黃冊(cè)庫，主要存放黃冊(cè)副本和各類案牘。在明人看來，黃冊(cè)庫具有十分重要的意義，與國家政治密切相關(guān)。何喬新曾言：“惟王者，以民為天而黃冊(cè)所以紀(jì)民數(shù)也?！婕撸魏鏊狄?。”［4］

架閣庫作為存放檔案的機(jī)構(gòu)，自宋代已在全國范圍內(nèi)普遍設(shè)立，元明因之。明代各地架閣庫的設(shè)立時(shí)間前后不一，部分地方的架閣庫繼承于元代，時(shí)間較早，有的為后來新建。洪武二十四年八月明太祖下令“置天下諸司架閣庫，以庋案牘，仍設(shè)吏掌之”。［1］（p3134）此后，五府、六部、都察院、通政司、大理寺等以及地方州縣相繼置架閣庫以庋案牘，形成了全國性的架閣庫體系，保存文書和檔案。明林鉞的《太平府架閣庫記》對(duì)太平府架閣庫檔案的存放有較為具體的描述：“建庫三連各五楹，左藏黃冊(cè)，右藏卷牘。”［5］（p95958）此為明代地方檔案存放的一般情形。

明代檔案機(jī)構(gòu)分布在各級(jí)政府機(jī)構(gòu)中，總計(jì)檔案機(jī)構(gòu)240座，其中架閣庫（包括案牘庫和文卷庫）220座，黃冊(cè)庫（包括冊(cè)庫和圖籍庫）20座。［6］

明代地方的架閣庫大多位于縣治或州治中軸線以西，亦即大堂之西及西南方向。如清流縣“國朝洪武三年，知縣朱仲恭重建，中為正廳，……西則架閣庫附焉?！保?］（p56）

明代地方檔案庫房一般都有一個(gè)不斷建設(shè)的過程。如江西布政司“所統(tǒng)郡縣既廣，版籍尤多，庫不能容，則別藏于章江門之城樓，及廣積倉之別室……天順八年，建庫房五十間，廳事三間，作門以謹(jǐn)啟閉，鑿池以防郁攸之災(zāi)?！保?］

為了保障檔案的安全存放，明代地方檔案庫房形成了一些保護(hù)檔案的簡(jiǎn)易方法，如屋內(nèi)鋪沙以防鼠，鋪設(shè)地板以防潮濕。庫房多設(shè)窗戶，傍晚開窗通風(fēng)，使庫房?jī)?nèi)常燥不濕。

三、洪武時(shí)期地方檔案的管理制度

（一）管理機(jī)構(gòu)

明太祖參考元代地方檔案管理制度，在地方設(shè)立經(jīng)歷司、照磨所和承發(fā)司。經(jīng)歷司主要掌理往來文移之事；照磨所是官府衙門下屬辦事機(jī)構(gòu)，主管文書和卷宗；承發(fā)司主要掌發(fā)送文書，凡公文信札，皆在編號(hào)后分發(fā)各處轉(zhuǎn)辦。

州、縣不設(shè)照磨所，檔案類文獻(xiàn)以六房、架閣庫等機(jī)構(gòu)掌管、保存，以吏目、典吏等司其事。如“黃冊(cè)。戶房吏掌其事，架閣吏專管收冊(cè)籍。”［8］（p302）庫子或典吏下屬有數(shù)人到一二十人不等。如天順間，江西布政司的架閣庫“幕職一員，吏一人，卒徒二十人，責(zé)以典守”［4］。有的地方將架閣庫和黃冊(cè)庫合二為一，有的地方將架閣庫和黃冊(cè)庫分別建之。［9］（p21）

（二）統(tǒng)一檔案制式

明太祖借鑒唐宋文書檔案定制，為明朝的檔案制式建立了規(guī)范，規(guī)定了具體的文書類別。明太祖于洪武十五年頒布《行移署押體式》、《行移往來事例》等規(guī)定，對(duì)各級(jí)衙門的往來文書進(jìn)行程式、使用范圍及行文關(guān)系等進(jìn)行規(guī)范。

明太祖還制定了《建言格式》以對(duì)公文的具體行文進(jìn)行規(guī)定，在其序文中明太祖說：“若官民有言者，許陳實(shí)事，不許繁文，若過式者問之。”［10］（p305）這種規(guī)定主要因當(dāng)時(shí)的刑部主事茹太素上書言事而用一萬七千字，這引發(fā)了明太祖的感慨，由此規(guī)定嗣后言事不允許繁文，提倡簡(jiǎn)潔。

明太祖對(duì)其他如抬頭避諱、字體、用紙等方面，也都有具體而明確的規(guī)定。

（三）定期檢查、嚴(yán)懲檔案管理不善等行為

明太祖為了保障地方檔案的正常存放，曾多次派遣人員到地方進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，督促地方檔案的妥善存放。洪武二十六年明太祖規(guī)定：“凡監(jiān)察御史，并按察司分司，巡歷去處，先行立案。令各該軍民衙門抄案，從實(shí)取勘本衙門，并所屬有印信衙門，合刷卷宗，分豁已未照刷?！保?］（p2810）這些巡查地方的御史在巡查過程中具有很大的權(quán)威，他們對(duì)檔案的監(jiān)察是地方檔案管理的有效督促。

對(duì)于檔案管理不善的行為給予嚴(yán)懲。洪武時(shí)期，明太祖還在國家法律層面對(duì)檔案的保護(hù)進(jìn)行了明確規(guī)定：“若棄毀官文書者，杖一百，有所規(guī)避者從重論。……凡遺失制書、圣旨、符驗(yàn)、即信、巡牌者，杖九十，徒二年半，若官文書，杖七十?！糁魇毓傥镞z失簿書，以致錢糧數(shù)目錯(cuò)亂者，杖八十，限內(nèi)得見者亦免罪。其各衙門吏典考滿替代者，明立案驗(yàn)，將主管之案交付接管之人，違者杖八十。首頒官吏不候交割符同給由者，罪亦如之?！保?1］（p54）

另外，對(duì)于檔案的轉(zhuǎn)遞、保存等諸多方面都有具體的規(guī)定。洪武二十三年，明太祖命所在布政司、都司如式備榜刊文，“紅牌專字懸于公座之上，朝夕目擊，所在咸知，毋違是令”。上刊圣旨曰：“今后敢有簿書不清，卷宗不明，……前后錯(cuò)亂，字樣差訛，杖一百還役；若棄毀訛謬內(nèi)務(wù)貼黃、戶口黃冊(cè)及棄毀錢糧、刑名、造作、孳牧草、供給軍需軍餉者，斬，家遷化外。”［12］（p510）榜文后開列十五起因不遵守檔案保管制度而犯罪受罰的案例。

（四）檔案管理為地方行政長(zhǎng)官的重要職責(zé)

明太祖還將檔案管理納入行政長(zhǎng)官職責(zé)之中。明王朝將檔案管理列為各級(jí)長(zhǎng)官職責(zé)之一。新官到任時(shí)，屬吏要及時(shí)向新任官員如實(shí)報(bào)告有關(guān)的檔案情況，“凡新官到任，其先任首領(lǐng)官、六房吏典限十日以里，將各房承管應(yīng)有事務(wù)，逐一分豁依式攢造文冊(cè)，從實(shí)開報(bào)。如有隱漏不實(shí)、及故不依式、繁文紊亂、并十日以里遷延不報(bào)者，該吏各以違制律論罪，有所規(guī)避從重論。”［3］（p173-174）同時(shí)，《明會(huì)典》也規(guī)定，新任官員需要詳細(xì)驗(yàn)收前任官及六房所存檔案，并督察下屬妥善管理、保存好相應(yīng)的檔案。“六房吏典、各將節(jié)次承受上司來文、及照行事件、分豁已完若干。已作施行未曾完結(jié)若干。未作施行若干。各另開報(bào)。除已完外。未完事件、要分事體急緩重輕先后、催併完結(jié)。其未施行者，即作施行。毋致沈匿稽遲、以致耽誤公事?！保?］（p170）

結(jié)語

明太祖對(duì)明代的地方檔案制度進(jìn)行了較為全面的建設(shè)，對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)治理起到了一定的積極作用，為后世地方檔案制度的發(fā)展也有積極意義。限于時(shí)代限制，明太祖所設(shè)計(jì)的明代地方檔案制度還沒能形成具體的技術(shù)性檔案制度，而是與整個(gè)國家政治混在一起。明太祖建立地方檔案制度的基本目的在于加強(qiáng)中央集權(quán)，隨著時(shí)間的推移，其弊端也不可避免地日漸顯現(xiàn)。一是制度的惰性。林鉞曾在《太平府架閣庫記》中描述嘉靖間太平府的檔案管理的實(shí)際：“首詢民數(shù)，吏以冊(cè)籍對(duì)，究之則浥腐什三矣；繼詢利弊，吏以卷牘對(duì)，究之則損匿十五矣。”其原因有三：“庫址卑污腐以漸也，椽員數(shù)易損于懈馳，矧夫地隱而究之者鮮也?！保?］（p95958）二是文牘主義。明人謝肇淛曾言：“至于文移之往來，歲時(shí)之申報(bào)，詞訟之招詳，官評(píng)之冊(cè)揭，紛沓重積，徒為鼠蠢、薪炬之資，而勞民傷財(cái)不知紀(jì)極。噫！弊也久矣！”［13］（p278）文牘主義已十分嚴(yán)重，這些問題亦應(yīng)為今天檔案工作之注意。

（責(zé)任編輯：仝建平）

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1005-9652（2016）04-0111-03

李志堅(jiān)（1977—），男，河南濮陽人，信陽師范學(xué)院歷史文化學(xué)院副教授，碩士。