檔案館基建檔案保密工作探析

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會檔案意識日漸增強，檔案利用需求不斷增長。檔案館不斷提升工作水平，積極改善工作環(huán)境，加強檔案館新館建設(shè)，在此過程中形成了數(shù)量龐大的基建檔案?；n案對于檔案館建筑的維護和設(shè)備設(shè)施的使用與保養(yǎng)等具有重要作用，對這些檔案要高度重視并確保安全利用。

1 科學劃分檔案密級

根據(jù)《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密級劃分暫行規(guī)定》及《建設(shè)工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》要求，基建檔案密級可劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。絕密級檔案包括黨政軍首腦機關(guān)、黨和國家主要領(lǐng)導人寓所和經(jīng)常活動場所的地下專業(yè)工程的規(guī)劃設(shè)計和管線綜合圖文資料。機密級檔案包括不對外開放的國防科研生產(chǎn)、試驗訓練基地的城市現(xiàn)狀圖、規(guī)劃總圖的圖文資料；國防工程、國家級科研工程（課題）的關(guān)鍵部位的勘察、設(shè)計、施工資料；國家重點工程對外發(fā)包及其設(shè)備、技術(shù)、材料進口談判的計劃和底數(shù)資料。秘密級檔案包括城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業(yè)工程的整體規(guī)劃、現(xiàn)狀圖及管線綜合圖文資料；省、自治區(qū)、直轄市重點工程對外發(fā)包及其設(shè)備、技術(shù)、材料進口談判的計劃和底數(shù)資料。檔案館在確定基建檔案的密級時，需要依據(jù)這些規(guī)定，結(jié)合檔案館的實際，有的放矢地開展工作。

2 明確保密工作的具體要求

一要加強基建檔案保密教育。針對檔案館工作人員開展基建檔案保密教育，是加強基建檔案保密工作的有效途徑。要加強思想政治教育，使工作人員樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀、職業(yè)觀，進一步認識到肩負的使命與責任，能夠自覺做好保密工作；還要組織工作人員學習《保密法》以及保密工作要務(wù)，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

二要完善檔案保密工作的各項制度。必須建立健全基建檔案保密工作制度，應(yīng)當對檔案保管、檔案信息傳輸、檔案鑒定與銷毀、檔案利用等方面的工作予以明確規(guī)定。以檔案保管為例，應(yīng)規(guī)定工作人員要認真保管好基建檔案資料，未經(jīng)批準不得攜帶檔案出館，不得將檔案資料私自外借他人；存放基建檔案的庫房要做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等“八防”工作，并定期檢查防護設(shè)備，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備失效要及時更換；建立嚴密的基建檔案計算機管理系統(tǒng)，嚴防檔案泄密情況發(fā)生。以檔案利用為例，應(yīng)規(guī)定如果因維修、保養(yǎng)基建設(shè)施設(shè)備需要調(diào)用基建檔案，要嚴格履行審批借閱手續(xù)，檔案借閱者還要簽訂保密協(xié)議。

三要強化對檔案保密工作的監(jiān)管。要對重點工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，如，開展基建檔案數(shù)字化工作時需要指派專人進行監(jiān)管，如果采取數(shù)字化外包形式，必須嚴格審查外包公司的資質(zhì)、與公司簽訂嚴格的保密協(xié)定、對外包人員加強保密教育。強化工作監(jiān)管還包括對檔案館工作人員進行權(quán)限控制，可采用合理的權(quán)限分類管理機制規(guī)定工作人員權(quán)限，明確工作人員不得越權(quán)操作；要及時更換網(wǎng)絡(luò)口令和服務(wù)器、電子郵件口令，并完整記錄工作人員查訪與使用基建檔案的整個過程。

3 明確保密工作的重點內(nèi)容

第一，要確保保密工作貫穿于基建檔案工作的整個流程。一是指派專人負責檔案接收以及整理和數(shù)字化工作，確保檔案得到妥善保管；二是由指定的工作人員按規(guī)定程序和要求把數(shù)字基建檔案信息導入專門的計算機系統(tǒng)之中，并負責數(shù)據(jù)的上傳、下載和維護管理，同時做好數(shù)據(jù)的使用或維護登記；三是定期備份基建檔案數(shù)據(jù)，并定期查驗數(shù)據(jù)的可讀性、安全性和可遷移性。

第二，要做好解密基建檔案的開放工作。根據(jù)規(guī)定，絕密級檔案保密年限不得超過30年、機密級檔案保密年限不得超過20年、秘密級檔案保密年限不得超過10年。開展基建檔案保密工作不能盲目“保密”，要認識到做好解密檔案開放工作也是保密工作的組成部分。開放基建檔案應(yīng)當以不泄漏國家機密、維護黨和國家的根本利益為原則，利用電子政務(wù)平臺、檔案館門戶網(wǎng)站向社會開放，以滿足社會日益增長的檔案利用需求，并推動檔案館基建工作不斷發(fā)展。