關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)建設(shè)的若干思考

高校教學(xué)檔案是反映高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要資料。目前高校教學(xué)管理重心下移，其二級(jí)學(xué)院成為高校最基本的教學(xué)管理單位，承擔(dān)著一線教學(xué)任務(wù)，在其教學(xué)工作中產(chǎn)生了大量教學(xué)檔案。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來，高校普遍開始應(yīng)用智能系統(tǒng)管理教學(xué)檔案。目前，這樣的智能系統(tǒng)主要有四類:一是教務(wù)教學(xué)管理平臺(tái)，涵蓋學(xué)生管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、考試管理、成績(jī)管理、畢業(yè)生管理等功能；二是全校性的檔案管理信息系統(tǒng)，涉及全校教、學(xué)、研、學(xué)工、黨政等方面的檔案管理；三是面向全國高校的教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)；四是少數(shù)面向二級(jí)學(xué)院的檔案管理信息系統(tǒng)。前三類雖然都涉及教學(xué)檔案管理，但或不是專門的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，或服務(wù)面非常寬泛，不能為二級(jí)學(xué)院提供有針對(duì)性的服務(wù)；第四類雖然面向二級(jí)學(xué)院提供教學(xué)檔案管理服務(wù)，但在內(nèi)容設(shè)置上較為簡(jiǎn)單，且功能單一。在這樣的情況之下，建立專門的高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)就顯得很有必要了。下面，筆者就高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)建設(shè)談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)建設(shè)

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)是基于LAMP平臺(tái)架構(gòu)開發(fā)的管理系統(tǒng)，其主要服務(wù)對(duì)象是教師，為教師提交教學(xué)材料、共享和利用學(xué)院教學(xué)檔案提供服務(wù)。平臺(tái)需要擁有信息存儲(chǔ)量大、數(shù)據(jù)處理快捷、檔案查詢方便、檢索統(tǒng)計(jì)便捷、所需成本低廉、資料打印方便等諸多優(yōu)點(diǎn)。

1.1 平臺(tái)主要功能設(shè)計(jì)

平臺(tái)的8個(gè)子系統(tǒng)包括教學(xué)管理子系統(tǒng)、教學(xué)建設(shè)子系統(tǒng)、實(shí)踐教學(xué)子系統(tǒng)、教學(xué)監(jiān)控子系統(tǒng)、專業(yè)建設(shè)子系統(tǒng)、考試管理子系統(tǒng)、學(xué)籍管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)在集成環(huán)境下完成相應(yīng)功能，實(shí)現(xiàn)院系教學(xué)檔案信息化管理，且子系統(tǒng)之間可共享檔案信息。每個(gè)子系統(tǒng)下可根據(jù)需求開發(fā)多個(gè)附加模塊，如學(xué)籍管理子系統(tǒng)下開發(fā)了“培養(yǎng)效果”模塊，包含學(xué)科競(jìng)賽、論文科研、創(chuàng)新項(xiàng)目、質(zhì)量跟蹤、考試通過率、畢業(yè)就業(yè)率等條目。

1.2 平臺(tái)主要技術(shù)設(shè)計(jì)

1.2.1 關(guān)鍵技術(shù):平臺(tái)的開發(fā)采用web技術(shù)，其中系統(tǒng)整體采用B/S結(jié)構(gòu)，前端使用最新的html5，服務(wù)器端使用PHP技術(shù)以及MySQL數(shù)據(jù)庫，同時(shí)運(yùn)用Laravel框架提高運(yùn)行速度。

1.2.2 用戶類型和需求:用戶主要分為普通教師、專業(yè)負(fù)責(zé)人、教學(xué)院長、系統(tǒng)管理員、其他；主要實(shí)現(xiàn)八類需求，即管理用戶:對(duì)用戶的基本信息進(jìn)行添加、刪除、更新；管理課程:對(duì)理論課程、實(shí)驗(yàn)課程、實(shí)習(xí)課程進(jìn)行添加、刪除、更新；文檔上傳:為各種需要以文檔形式保存的文件提供統(tǒng)一上傳功能，并增設(shè)基本信息，為以后文檔搜索提供方便；資料錄入:為需要手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)再進(jìn)行保存的文件提供相應(yīng)的表格，同時(shí)支持刪除、更新操作；管理通知:對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的通知信息進(jìn)行添加、刪除、更新；提醒系統(tǒng):發(fā)送信息提醒用戶及時(shí)處理需要處理的任務(wù)，例如教師填寫好的教學(xué)日歷提交后若審核不通過，就會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的審核未通過的提醒信息，教師應(yīng)及時(shí)修改并重新提交；查詢系統(tǒng):系統(tǒng)提供條件查詢功能，包括單一條件的查詢、復(fù)合條件的查詢、排序等。

1.2.3 系統(tǒng)維護(hù):包括數(shù)據(jù)庫備份、服務(wù)器軟件維護(hù)和硬件維護(hù)，其中系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份包括自動(dòng)備份和人工不定時(shí)備份。

2 明確高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)的主要特點(diǎn)

2.1 實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與檔案工作齊頭并進(jìn)

學(xué)院和專業(yè)通過平臺(tái)提出教學(xué)管理的相關(guān)要求，專業(yè)和教師利用平臺(tái)完成相關(guān)教學(xué)任務(wù)，并提交完成的教學(xué)材料，這些材料通過審核后就成為教學(xué)檔案。在此基礎(chǔ)上，平臺(tái)管理員通過對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行整合、挖掘和分析，形成編研成果，并將成果上傳至平臺(tái)共享，使每位教師都能隨時(shí)查閱利用，也使學(xué)院能夠及時(shí)掌握教學(xué)情況，形成教學(xué)工作與檔案工作齊頭并進(jìn)的良好局面。

2.2 切實(shí)將工作質(zhì)量監(jiān)管貫穿始終

平臺(tái)突出了ISO9001質(zhì)量管理體系的理念和教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)的觀念。平臺(tái)設(shè)計(jì)了“教師提交—專業(yè)審核、提交—學(xué)院審核、提交—資料進(jìn)入共享頁面”和“專業(yè)提交—學(xué)院審核、提交—資料進(jìn)入共享頁面”的工作流程，增加了學(xué)院、專業(yè)審核資料的過程，如出現(xiàn)不符合要求的，可以直接退回給教師或?qū)I(yè)，并發(fā)送提醒短信，可以減少資料格式不規(guī)范、上交時(shí)間不統(tǒng)一等問題，以便有效提升教學(xué)檔案質(zhì)量、提高檔案管理效率。