淺談企業(yè)檔案鑒定工作

文·趙洋

淺談企業(yè)檔案鑒定工作

文·趙洋

企業(yè)檔案是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營管理以及服務性活動的真實記錄，是一種寶貴的財富和重要的信息資源，它在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營活動中具有重要作用。為了保護和開發(fā)利用企業(yè)檔案這一信息資源，必須加強企業(yè)檔案管理的力度，尤其要做好企業(yè)檔案的鑒定工作。

一、企業(yè)檔案鑒定的必要性

（一）有利于保護有價值的檔案，更好地發(fā)揮其作用

我們是個老企業(yè)，隨著部分基建設施的改建或拆除，設備的更新?lián)Q代，我們保存的檔案的價值也必然發(fā)生變化，甚至有一部分逐漸失去保存價值。通過鑒定，把那些不必歸檔的材料和失去保存價值的檔案剔除銷毀，對那些有保存價值的檔案正確劃分保管期限，提高庫藏檔案的質(zhì)量。這樣，就可以對有重要保管價值的檔案進行重點保護，充分發(fā)揮其作用。

（二）有利于保證檔案的完整、準確、提高庫藏檔案質(zhì)量

維護檔案的完整、準確，是檔案管理工作的基本要求。檔案不完整、不準確，就不便于利用，會給我們?nèi)粘９芾砉ぷ鲙砺闊?，造成損失。所以，必須按照檔案的形成規(guī)律，定期對檔案進行鑒定。我們通常是通過兩個階段來實現(xiàn)對檔案的鑒定。

第一階段是在歸檔之前進行的，即在業(yè)務部門和檔案部門的配合下，對需要歸檔的文件材料進行鑒定。這種鑒定主要解決以下問題，即審查文件材料的完整性、準確性，對那些不完整、不準確的文件材料進行必要的修改補充；鑒別文件材料有無保存價值，確定科技文件材料的取舍；判斷文件材料價值的大小，對每個歸檔的案卷劃出保管期限；審查和確定文件材料的機密等級，并根據(jù)不同密集分別組成案卷等。經(jīng)過這樣的鑒別，確定了文件材料的留存、銷毀，又補齊了短缺、糾正了差錯，從而提高歸檔材料的質(zhì)量。

第二階段的鑒定是在檔案管理中進行的，這個階段的鑒定主要任務是，對已過保管期限的檔案，重新進行審查，把失去利用價值的檔案剔除銷毀；對原劃保管期限不當?shù)臋n案，重新進行價值鑒定，調(diào)整期保管期限，鑒別核對檔案的完整性、準確性，做好相應的更新、補充工作。這是對庫藏檔案的又一次篩選和補充，通過這一過程，進一步提高庫藏檔案的質(zhì)量。

（三）有助于減輕負擔，緩解庫房和設備的緊張情況

對檔案進行價值鑒定，無疑會出現(xiàn)兩種情況，一是確定有保存價值的檔案，并劃分不同的保管期限；二是剔除不必歸檔或已過保管期限的檔案予以銷毀。經(jīng)過鑒定，檔案的質(zhì)量提高了，數(shù)量相對減少了。這樣就減輕了庫房和裝具的負擔，使用價值的檔案得到更好的保管，一旦發(fā)生水、火、地震等自然災害，便于重點進行搶救，如若不然只能玉石俱焚，給國家造成不可彌補的損失。

（四）有利于為計算機存儲創(chuàng)造條件

檔案管理現(xiàn)代化是以計算機存儲為標志的，但要實現(xiàn)計算機存儲，首先遇到的問題是存儲哪些檔案，如果檔案不分巨細、玉石混雜，不管有無利用價值，都要計算機存儲，會造成很大的浪費。因此，對檔案進行鑒定勢在必行。

二、企業(yè)檔案鑒定的原則和方法

（一）鑒定檔案的原則

鑒定檔案，必須從企業(yè)的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點，確定檔案的保存價值。

檔案的產(chǎn)生和存在不是孤立的。各個全宗之間，或一個全宗內(nèi)的檔案之間都是有聯(lián)系的。因此，必須全面地分析相關(guān)的檔案材料，判斷它可能發(fā)揮的作用，而不能孤立地就某份文件或某部分檔案，就簡單地判定它的保存價值。要把檔案放在一定的歷史條件下，去分析它的內(nèi)容和形式，以及文件之間的相互關(guān)系，以此判斷它的社會作用。社會是發(fā)展的，需要利用檔案的因素也是變化的，現(xiàn)在用的檔案，將來可能沒有用處；現(xiàn)在尚未用到的檔案，將來也可能有用。因此，鑒定檔案的保存價值需要從長遠考慮，既要分析檔案對當前的作用，又要考慮到檔案對未來的作用。

（二）鑒定檔案的方法

在檔案鑒定工作中，我們本著嚴肅認真的精神，采用直接鑒定法，以檔案保管期限為依據(jù)，直接審查文件材料的內(nèi)容，逐卷逐件地評定其保存價值。在進行檔案鑒定中主要分兩個步驟進行。

第一步，個人初步鑒定，即先由鑒定小組的成員根據(jù)自己的分工，具體審查檔案的內(nèi)容，然后根據(jù)每一個案卷的實際情況，分別擬出保管期限并填寫檔案鑒定表。在填寫鑒定意見時要反映出檔案的形成背景；檔案內(nèi)容所反映的科技水平和歷史、現(xiàn)實價值；卷內(nèi)文件材料的完整、準確情況；存毀意見和對原劃保管期限的意見等。

第二步，集體審查，鑒定小組全體成員對個人鑒定的意見進行逐個審查，分析比較，發(fā)揮集體的智慧，形成集體意見，由鑒定小組負責人在鑒定表上填寫鑒定意見，并簽字蓋章。鑒定小組集體審查主要是對鑒定表的分析討論，如在討論中有分歧意見，可把原卷調(diào)出進行集體復核。

三、建立健全檔案鑒定工作制度

為了保證鑒定工作的質(zhì)量和防止有意破壞檔案，使檔案的鑒定工作和銷毀工作有組織、有監(jiān)督地進行，必須建立和健全檔案鑒定工作制度。

（一）鑒定檔案的標準

由黨和國家及其檔案事業(yè)管理機關(guān)制定統(tǒng)一的鑒定標準。我們在鑒定工作中執(zhí)行冶金部頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》《科學技術(shù)檔案保管期限表》《會計檔案保管期限表》等為指導性文件。

（二）鑒定工作的組織領導

檔案的鑒定工作必須有組織有領導地進行。應成立檔案鑒定領導小組，鑒定小組組長由總工擔任，在辦公室主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門共同進行。鑒定工作結(jié)束后，應寫出鑒定工作報告。

（三）銷毀檔案的批準制度和監(jiān)銷制度

經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續(xù)，對確無保存價值的檔案應編制銷毀清冊，經(jīng)機關(guān)領導人批準后銷毀。為了防止錯銷，對已批準銷毀的檔案除特殊情況外，一般均應緩期執(zhí)行，暫時保存一段時間，到適當時候，確認已無利用價值時再行銷毀。

總之，檔案鑒定工作的目的是為了分清玉石，去粗取精，優(yōu)化庫藏，提高檔案的質(zhì)量。通過鑒定，可以檢驗文件材料歸檔時收集得齊全不齊全，案卷整理的質(zhì)量高不高，還可以發(fā)現(xiàn)檔案的準確程度以及整理分類、保管、利用等工作中存在的問題，以便有計劃、有目的地改進和提高管理水平，促進檔案管理工作整體水平的提高。

（作者單位：山東省萊蕪市萊鋼集團粉末冶金有限公司）