淺談對高校教學秘書工作的幾點認識

張蓉

【摘要】教學秘書是高校最基層的教學管理人員。負責學校日常教學運行的各個方面，工作繁雜瑣碎。本文結合作者自身的工作體會，淺談對高校教學秘書工作的幾點認識。

【關鍵詞】教學秘書 ?教學管理 ?高校

【中圖分類號】G657 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標識碼】A ? ? ?【文章編號】2095-3089（2015）11-0247-02

教學工作是高校的核心工作，教學秘書作為高校教學管理的組織者和服務者，其工作成效直接影響到教學管理的質量和水平。了解教學秘書的工作內容和工作特點，探討做好教學秘書工作的職業(yè)要求，對提高教學管理的效率和水平具有十分重要的意義。

一、教學秘書的主要工作

1.日常教學的運行管理

教學秘書要根據學校的教學進度安排處理日常的教學事務性工作，具體到每學期每個月每一周甚至每一天都有不同的工作內容。教學運行管理包括教師授課計劃的安排，教學檢查，考試的組織安排等。日常教學管理是否順暢，是保障教學秩序能否良好運行的基礎。

2.文件通知的上傳下達

教學秘書是鏈接學校教學部門與所屬學院教師和學生的橋梁。教學秘書通過學校校內網和QQ工作群接收來自教務處及其他教學相關部門發(fā)布的文件和通知。然后將這些文件通知按照提交時間順序、任務緊急程度、涉及部門和對象等進行整理分類。有的文件通知可以直接傳達，有的則需要請示主管教學的院長，結合本學院實際情況把通知內容重新調整后，再發(fā)布給相關的部門和人員。文件通知都有嚴格的時間限制，容不得半點失誤和拖延。

3.教學材料的整理匯總

教學材料是教學活動的文字檔案，能反映出教學過程的質量效果。教學材料包括與教學相關的有價值的文字、數據、圖表、證書、照片、視頻等紙質和電子資料。教學材料在收集整理后，有些作為教學資料留檔保存，有些匯總上報學校相關部門。上報的材料都有時間要求，教學秘書必須細致、準確、及時地完成。

4.教學建設工作的組織實施

教學秘書的工作既要把好日常的教學關，還要協助教學院長組織推進教學建設，提高學校教書育人的能力和水平。目前，高校教學建設的各類評價指標和規(guī)范化建設標準的出臺，給教學秘書工作增加了新的內容。概況起來主要分為兩類：一類是基礎性教學建設，包括專業(yè)建設、課程建設等;另一類是提升性申報工作，包括教學質量工程項目申報、教學改革項目申報等。這些是教學秘書更深層次的工作內容，是教學改革和發(fā)展更迫切需要完成的任務。

二、教學秘書的工作特點

1.服務保障

教學秘書的工作歸根結底是為教學服務，為教師和學生服務。教學秘書要為教師安排教學任務、編制開課計劃、核對工作量等;要為學生建立學籍檔案、安排課程學習、組織實踐實習等。同時，教學秘書還要組織教學檢查和各類考試?？傊虒W秘書工作就是以服從于教學、服務于教學為目的的綜合性服務工作。

2.組織協調

教學秘書一方面要將教學職能部門下達的通知要求分類處理，按照涉及主體的不同，分別傳達給教學院長、系主任、教師或學生;另一方面教學秘書要根據不同的工作任務，組織相關人員按時保質保量的完成。因此，教學秘書既是組織者，同時又要運用有效地溝通手段，在服務對象和各部門之間發(fā)揮好協調作用。

3.監(jiān)督檢查

教學秩序是否正常運轉，教學質量是否穩(wěn)步提高，教學過程中是否存在需要改進的方面，教學環(huán)節(jié)中是否存在沒有被及時發(fā)現的問題，這些都是教學秘書應該時刻關注的內容。教學秘書的監(jiān)督檢查既是督促教學的手段，更是維持教學秩序良好運行的保障機制，目的是能隨時掌握教學活動的各種情況，為教學院長的教學決策起好參謀作用。

三、教學秘書的職業(yè)要求

1.高度的責任意識

高度的責任意識是教學秘書最基本的職業(yè)操守。教學秘書工作雖然龐雜瑣碎，但涉及的具體內容卻關乎教學秩序的正常運行，而有的工作甚至較為敏感，需要有高度的責任心作為保障。做到工作認真細致，保證不出差錯。

2.到位的服務意識

教學秘書的工作是一項服務性的工作，服務意識的強弱，服務態(tài)度的好壞，直接關系到服務效果的優(yōu)劣。教學秘書除了提供服務外，還有監(jiān)督管理的職責，在多重角色之間轉換，容易忽視或降低作為服務者的要求。教學秘書每天要接待教師和學生的咨詢，當接待咨詢者的次數太頻繁，或手頭正在處理緊要的工作而不停的被打斷時，能否做到態(tài)度平和、耐心細致的解答，是對教學秘書服務意識的考驗。

3.良好的業(yè)務素養(yǎng)

具有良好的業(yè)務素養(yǎng)是對教學秘書工作的核心要求。業(yè)務素養(yǎng)是指“從事業(yè)務的人員在完成業(yè)務活動的過程中所具備的綜合能力體現。通常包括主觀心理特征，專業(yè)業(yè)務技巧等”。教學秘書的業(yè)務素養(yǎng)即包括態(tài)度和能力兩方面。態(tài)度就是工作熱情度，即愿不愿意干和想怎么干。能力就是能順利完成教學秘書工作的個人綜合業(yè)務水平，包括學習能力、溝通協調能力和信息技術應用能力等。

要想干好教學秘書工作，積極的心態(tài)和工作熱情是前提。同時，要善于在工作中不斷學習和總結好的經驗和做法。教學秘書作為教學職能部門與教師和學生之間的紐帶，高效的協調與溝通能力必不可少。隨著信息技術的廣泛應用，計算機和網絡處理著繁雜的教務工作。因此，熟練掌握信息化知識是教學秘書必須具備的業(yè)務能力。

4.適度的創(chuàng)新精神

教學秘書所從事的工作絕大部分是常規(guī)性的，能夠創(chuàng)新的內容很少。但這并不代表教學秘書工作就只能是重復性的勞動。現代教育理念需要教學秘書更新老舊觀念，不斷發(fā)現可以改進的內容，勇于嘗試和創(chuàng)新，使教學秘書工作常干常新。當然，創(chuàng)新必須遵循客觀的教育教學規(guī)律，產生的效果是能給領導的決策提供科學的依據，使教學管理和服務更加合理化、規(guī)范化和人性化。

教學秘書是高校教學活動的管理者，協助者，服務者和反饋者，教學秘書隊伍素質的高低，直接影響到教學管理質量的優(yōu)劣。因此，重視高校教學秘書隊伍建設，使教學秘書能細致高效的開展工作，對維護高校正常的教學秩序，保證教學活動的順利開展和運行起著至關重要的作用。

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