淺析如何提高高校內(nèi)勤工作能力

張連君

摘要：高校辦公室是高校教育團(tuán)體中領(lǐng)導(dǎo)班子的輔助部門，在行政管理組中溝通上下、協(xié)調(diào)左右，是較重要的一級，在校、系、師、生的聯(lián)系中起到紐帶與中樞作用?？平膛d國戰(zhàn)略背景下，高校為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制教育不斷進(jìn)行創(chuàng)新管理。高校辦學(xué)規(guī)模呈現(xiàn)擴(kuò)大趨勢，不同高校根據(jù)自身的辦學(xué)理念，不斷改善科研教學(xué)設(shè)施、強(qiáng)化辦學(xué)特色，同時還要隨著人們生活水平的提高，不斷改善高校師生的生活和學(xué)習(xí)條件，提升高校辦公室服務(wù)能力勢在必行。本文結(jié)合自身經(jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)，分析了高校院系辦公室在行政管理工作中的作用。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；內(nèi)勤工作；辦公效率；管理水平

中圖分類號：G451.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）40-0027-02

高校的院、系辦公室部門的職能，集管理與服務(wù)于一體，在高校的行政管理與教學(xué)管理中發(fā)揮著溝通和橋梁紐帶作用。內(nèi)勤則是辦公室的內(nèi)部勤務(wù)人員，主要的任務(wù)為：負(fù)責(zé)管理辦公室內(nèi)部事務(wù)、起草文件、處理文書、填寫報表等日常工作，是辦公室工作的直接組織者和承擔(dān)者，保證高校各項(xiàng)的教學(xué)管理工作能夠按照計劃順利落實(shí)。本人在吉首大學(xué)辦公室工作崗位工作多年，深諳高校辦公室工作的職能和特點(diǎn)，高校教師與其他行政職能部門對于辦公室崗位的依賴性較強(qiáng)。因此，提高高校辦公室與辦公室內(nèi)勤工作的辦公效率和管理水平，既是順應(yīng)高校發(fā)展的需要，又可以保證高校教學(xué)順利開展。

一、著眼于工作實(shí)踐，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室工作繁而雜，包括“上情下達(dá)、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)”。作為一名辦公室內(nèi)勤工作人員，需要不斷學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)相關(guān)的學(xué)校規(guī)章制度和相關(guān)的政策和法規(guī)，而且要不斷挖掘自己的潛在的能力，使自己在決策和服務(wù)能力上有較大的提升。筆者在從事辦公室的內(nèi)勤工作中，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的政治理論知識、文化專業(yè)知識，為提高自己的管理水平，經(jīng)常下院系基層中，了解學(xué)生和教師和相關(guān)部門工作人員的訴求，聽取他們對本校工作上的意見和建議，將本院校教職工的建議和智慧進(jìn)行總結(jié)和歸納，結(jié)合當(dāng)前提出的黨的群眾路線教育實(shí)踐活動，把“照鏡子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的總要求，貫穿在自己的工作實(shí)踐中來。在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，認(rèn)真做好每項(xiàng)政策出臺前的調(diào)查研究，在每項(xiàng)決策做出前進(jìn)行立體多維度比較，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的一手信息。在日常工作中，需要自己找好占位，只有擺正自己的位置，才能為學(xué)校做好參謀。在工作中，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，時刻提醒自己根據(jù)“參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦”等幾大職能展開工作，做到不越權(quán)，自己的任務(wù)是提出建議而不是做出最后的決策。

二、延伸工作視角，提升自己的辦事能力

作為辦公室的內(nèi)勤人員，在落實(shí)院校領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，需要找出決策的著力點(diǎn)，找出問題的癥結(jié)點(diǎn)，明確工作中存在的空白點(diǎn)。遇到問題不能怕，要根據(jù)自己的責(zé)任范圍，延伸督查視角，主動落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策，既要落實(shí)全面，又要落實(shí)準(zhǔn)確，打通問題的梗阻點(diǎn)。辦公室工作無小事，需要每位工作人員強(qiáng)化責(zé)任意識，尤其是對一些群眾的來訪，需要自己在工作中拿出耐心、熱情聽取來訪者的意見，想問題于領(lǐng)導(dǎo)之前，善于將工作中出現(xiàn)的新情況、新問題化解在萌芽狀態(tài)之中。高校的教學(xué)工作的正常開展，需要高校辦公室出臺一些文件來保證，對于文書的處理，就可以顯示出一個辦公室工作人員的基本技能高低和是否合格。如今，這個信息社會，辦公室工作需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對信息進(jìn)行駕御處理，提高信息寫作水平，保證信息反饋的全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、及時，保證信息的時效性的生命力。開發(fā)利用局部信息與全局信息，抓住重點(diǎn)，書寫的文字要能夠經(jīng)得起實(shí)踐操作，要能夠經(jīng)得住院校師生的檢驗(yàn)。在面對本校出現(xiàn)的新情況與新問題時，做到實(shí)事求是，把這些新出現(xiàn)的矛盾和本校的突發(fā)事件，原原本本地向領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)地反映，不能只報喜不報憂。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，做到“三快”，即耳聰目明反應(yīng)快，分秒必爭節(jié)奏快，跟蹤督察反饋快，提供有針對性的信息。

三、加強(qiáng)溝通協(xié)作，提升自己的協(xié)調(diào)能力

任何一項(xiàng)工作的圓滿完成，都離不開集體的智慧和力量。在開展辦公室工作過程中，筆者注重發(fā)揚(yáng)民主、協(xié)調(diào)、溝通精神，尤其是對院校一些大事、棘手的事項(xiàng)的處理，筆者都會主動與大家商討和協(xié)調(diào)，既做到領(lǐng)導(dǎo)布置的事情按時、保質(zhì)、保量地完成，又能夠讓急文不積壓，在辦理中不出絲毫錯誤，提高高校在上級、師生和校外群眾中的良好的影響。領(lǐng)導(dǎo)提出的信息需求，要盡可能地及時滿足。明確時間就是效益，時間就是我校的聲譽(yù)，為院長騰出時間精力抓全局、謀大事。辦公室人員時刻要樹立既然工作就要認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨為院校服務(wù)、為師生服務(wù)的思想。高校辦公室是協(xié)調(diào)院校各部門、連接校領(lǐng)導(dǎo)和師生基層的樞紐，辦公室的服務(wù)受眾也很多，應(yīng)酬無處不在。在日常的工作中，要保證基礎(chǔ)工作扎實(shí)，不斷開拓創(chuàng)新，發(fā)揮辦公室的整體效能，采用互聯(lián)網(wǎng)辦公手段、利用多媒體等現(xiàn)代技術(shù)整合辦公業(yè)務(wù)，提高高校的辦公室的工作效率；與各院校部門做好協(xié)調(diào)和溝通，推進(jìn)本校各項(xiàng)工作健康有序地進(jìn)行。在工作中不怕艱苦，甘當(dāng)無名英雄，為全校教職工和廣大學(xué)生提供全方位的服務(wù)。

四、把握度的標(biāo)準(zhǔn)，處理好工作中的矛盾

高校的辦公室，是學(xué)校的一個服務(wù)性性質(zhì)的綜合部門，內(nèi)勤工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是“服從大局，服務(wù)大局”。在院校的局部利益與本院校大的全局利益出現(xiàn)分歧時，高校辦公室的內(nèi)勤工作人員需要做好矛盾的處理，在合理范圍內(nèi)，既要維護(hù)大部分人的利益，還要讓小部分人能夠服從本院校的大局利益，最終使局部服從集體利益。在符合高校領(lǐng)導(dǎo)工作思路基礎(chǔ)上，把問題想在前，靈活機(jī)動的把矛盾解決掉，保證本校健康有序地發(fā)展。辦公室工作一是政務(wù)，即決策參謀、研究調(diào)查、政務(wù)信息、處理政務(wù)文電、督促檢查政務(wù)、保密等工作；一是事務(wù)，即，接待應(yīng)酬，處理吃住行、安全衛(wèi)生的行政后勤工作。如果事務(wù)工作搞得出色，政務(wù)工作才能有效開展。政務(wù)好不好，要看事務(wù)處理的怎么樣。高校的辦公室內(nèi)勤工作，沒有層次的高度之分，事無巨細(xì)，哪一項(xiàng)任務(wù)都是不能疏忽，更不能懈怠的。在高校辦公室問題的處理中，需要工作人員把握好“度”，注意過與不及，處理好兩者之間的矛盾，既要能夠想在領(lǐng)導(dǎo)之前，又千萬不能越俎代庖，該屬于自己職責(zé)范圍的就主動積極地去做，如果不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事，可以積極建言獻(xiàn)策，但是不能指指點(diǎn)點(diǎn)。

五、與時俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)

學(xué)院辦公室部門是院系和教職員工的紐帶，在學(xué)院的發(fā)展建設(shè)中，承擔(dān)學(xué)院黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生管理等重要職能。為高校師生服務(wù)，就是要提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，在學(xué)院辦公室日常工作的開展中，需要動手動腦地去做，需要在宗旨意識、工作作風(fēng)、廉潔自律上，查找是否存在“理想信念動搖，宗旨意識淡薄，精神懈?。回潏D名利，弄虛作假，不求實(shí)效；脫離群眾，脫離實(shí)際，不負(fù)責(zé)任；鋪張浪費(fèi)，奢靡享樂，甚至以權(quán)謀私、腐化墮落”的現(xiàn)象。作風(fēng)是一個人在思想、工作、學(xué)習(xí)、生活等方面表現(xiàn)出來的態(tài)度和行為，以黨章為鏡，結(jié)合黨的紀(jì)律、全校師生的期盼、結(jié)合身邊的先進(jìn)典型對照自己找不足，擺問題。辦公室人員首先要不遲到，不早退，嚴(yán)肅辦公室紀(jì)律，嚴(yán)格遵守辦公室的各項(xiàng)制度。院里的指示要謹(jǐn)慎認(rèn)真地付諸于實(shí)際，在向院領(lǐng)導(dǎo)匯報材料時，要做到嚴(yán)謹(jǐn)不啰嗦；在日常工作中禮貌待人，同事之間出現(xiàn)小的意見分歧在所難免，但是要學(xué)會坦誠包容；工作期間，不管紀(jì)委部分是否查，都做到不聊天、不玩游戲、與工作無關(guān)的事回家做；高標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格要求自己，以領(lǐng)導(dǎo)為榜樣，學(xué)習(xí)其為人處事的方法；積極維護(hù)本院校在社會上的形象，維護(hù)自己作為院校辦公室人員在師生中的良好形象，提升高校文明與進(jìn)步程度。辦公室工作全力以赴從事的是培養(yǎng)高素質(zhì)現(xiàn)代化社會所需人才的教育教學(xué)服務(wù)的保障工作。辦公室工作人員要掌握最基本的服務(wù)技能，牢固樹立為學(xué)院發(fā)展服務(wù)的意識，為本院校師生員工服務(wù)地意識，通過服務(wù)意識來推動內(nèi)勤工作方式和工作方法的轉(zhuǎn)變。

總之，高校辦公室工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)新的管理知識、業(yè)務(wù)知識，認(rèn)真學(xué)習(xí)當(dāng)前新出臺的政策法律法規(guī)；完善管理理念，探索創(chuàng)新管理方式；進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識，為本校的長遠(yuǎn)發(fā)展務(wù)實(shí)清廉；在本部門的職權(quán)范圍內(nèi)，要著力解決突出問題。辦公室工作的細(xì)節(jié)服務(wù)，可以體現(xiàn)出本院校的特色。每位辦公室工作人員都做到“從自己做起、從小事做起”，自覺接受廣大師生的監(jiān)督，積極維護(hù)高校辦公室服務(wù)到位的良好形象。全院校教職工團(tuán)結(jié)主動、爭先創(chuàng)優(yōu)、眾志成城，才能創(chuàng)建和諧的校園。

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