高職院校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的組建與研究

肖偉杰　章秀英　董爽

摘 要 隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級(jí)，大力發(fā)展職業(yè)教育的前提下，職業(yè)教育已占高等教育的半壁江山，高職院校的資產(chǎn)也日益增多，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)合理管理這些資產(chǎn)、分配資產(chǎn)已成高職院校的迫切需要解決的問(wèn)題，本文通過(guò)對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的研究，與讀者共同探討資產(chǎn)管理系統(tǒng)的組建與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 資產(chǎn)管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) 組建與研究

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.12.009

Abstract Under condition of with the transformation and upgrading of the structure of the national economy， vigorously develop vocational education， vocational education has accounted for half of higher education， the assets of higher vocational colleges is increasing， how to use computer technology， with network platform for rational management of these assets， the distribution of assets has become a higher vocational colleges is an urgent need to solve problems. In this paper， through the study on the asset management system， readers and jointly explore establishment and application of asset management system.

Key words Asset management system； network platform； formation and research

0引言

面對(duì)種類眾多、品種繁雜的資產(chǎn)，開(kāi)發(fā)一套行之有效的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對(duì)每個(gè)高職院校資產(chǎn)管理都是十分有意義的。充分利用現(xiàn)有校園網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)與學(xué)院辦公系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理、網(wǎng)上辦公，信息共享。

1 高職院校資產(chǎn)管理系統(tǒng)構(gòu)建思路

高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)是基于校園網(wǎng)的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)多級(jí)管理人員在校園網(wǎng)上施行各資產(chǎn)增減、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)報(bào)廢等多項(xiàng)資產(chǎn)管理行為。管理內(nèi)容包括學(xué)院各類固定資產(chǎn)，包括教學(xué)儀器、辦公設(shè)備、后勤資產(chǎn)、圖書(shū)館圖書(shū)、各部門家具及文物陳列品等，根據(jù)固定資產(chǎn)物質(zhì)屬性差異進(jìn)行多樣化管理。除此之外，系統(tǒng)的功能涵蓋查詢、入庫(kù)、入賬、尋找責(zé)任人等等。具體系統(tǒng)運(yùn)行流程圖和管理拓?fù)鋱D分別如圖1、圖2。

2高職院校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能

高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完全針對(duì)高職院校固定資產(chǎn)的管理實(shí)踐活動(dòng)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)初衷注重實(shí)用、高效。基本的功能主要有以下這些方面。

2.1 三級(jí)管理機(jī)制

系統(tǒng)著眼于協(xié)助單位建立起一個(gè)完善的固定資產(chǎn)管理的帳、表、卡體系，將職責(zé)、權(quán)限落實(shí)到每一個(gè)單位和人員。建立固定資產(chǎn)清查清冊(cè)、資產(chǎn)卡片，資產(chǎn)清查人員和資產(chǎn)使用人簽字蓋章，和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致，同時(shí)建立財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)歸口管理部門、資產(chǎn)使用部門三級(jí)相互印證、相互牽制的帳表，這樣，保證了數(shù)據(jù)來(lái)源準(zhǔn)確。

新購(gòu)置資產(chǎn)添加過(guò)程中，采購(gòu)人、經(jīng)手人、驗(yàn)收人、使用人分別要在資產(chǎn)驗(yàn)收單、資產(chǎn)卡片上簽字并經(jīng)過(guò)兩級(jí)審核，登記相應(yīng)的帳表，保證新增數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

在資產(chǎn)的日常使用過(guò)程中，某些使用屬性，如使用部門、責(zé)任人、存放地點(diǎn)、使用方向、現(xiàn)狀等，可能會(huì)發(fā)生變化，由使用部門資產(chǎn)管理員填寫變動(dòng)報(bào)告單，提交審核，并同時(shí)由資產(chǎn)使用人簽字，這種實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)變動(dòng)保證了任何時(shí)點(diǎn)，固定資產(chǎn)的帳表和實(shí)物都是一致的、準(zhǔn)確的。

資產(chǎn)處置過(guò)程中，經(jīng)手人、使用人、審核人分別要在資產(chǎn)處置報(bào)告單、資產(chǎn)卡片上簽字并經(jīng)過(guò)兩級(jí)審核，登記相應(yīng)的帳表，保證資產(chǎn)處置數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。另外，定期與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)帳，起到兩個(gè)系統(tǒng)相互監(jiān)督、核實(shí)的作用，因這種兩個(gè)系統(tǒng)都是相互獨(dú)立運(yùn)行的。

這樣不僅保證了資產(chǎn)來(lái)源清，去向明，而且是一個(gè)動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的管理過(guò)程，保證了實(shí)時(shí)的帳實(shí)相符。

為了保障這樣的一個(gè)完善體系，系統(tǒng)除了建立了上面已經(jīng)介紹過(guò)的規(guī)范的業(yè)務(wù)流程外，還有一套嚴(yán)格的權(quán)限管理。

系統(tǒng)將權(quán)限劃分為三大類：操作權(quán)限、單位管理權(quán)限、資產(chǎn)管理權(quán)限。

操作權(quán)限規(guī)定了一個(gè)操作人員能操作本系統(tǒng)的哪些功能，分為資產(chǎn)日常管理權(quán)限、資產(chǎn)歸口部門審核權(quán)限、財(cái)務(wù)部門審核權(quán)限、系統(tǒng)管理權(quán)限，有些操作權(quán)限是互斥的。

單位管理權(quán)限規(guī)定了一個(gè)人能夠管理哪些單位的資產(chǎn)，缺省情況下，你只能管理本單位的資產(chǎn)，但可以通過(guò)授權(quán)讓你管理其他單位的資產(chǎn)。

資產(chǎn)管理權(quán)限，指的是通過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，普通資產(chǎn)管理員可以管理哪幾類資產(chǎn)。

2.2 具有查詢、統(tǒng)計(jì)分析功能

系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置豐富的、既能反映了固定資產(chǎn)管理方方面面的大量數(shù)據(jù)，又能反映固定資產(chǎn)當(dāng)前狀態(tài)信息，有每一件固定資產(chǎn)的歷史記錄，為了方便、高效地查詢和利用這些信息資源，系統(tǒng)提供了形式多樣、方便快捷、功能強(qiáng)大的查詢、匯總、分析的功能，成為日常管理、行政決策的有效工具。

具體查詢、統(tǒng)計(jì)功能如下：

（1）查詢。以簡(jiǎn)單、直觀、方便的操作方式，查詢到所需信息，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成使用部門、存放地點(diǎn)、使用人的查詢表。

系統(tǒng)可提供的查詢方式有：資產(chǎn)名稱查詢、資產(chǎn)類別查詢、按責(zé)任人查詢、按使用部門查詢、按條形碼查詢、存放地點(diǎn)查詢、按使用年限查詢、已處置資產(chǎn)查詢、變動(dòng)資產(chǎn)信息查詢等等。

（2）統(tǒng)計(jì)分析。利用系統(tǒng)中的各種數(shù)據(jù)，根據(jù)管理需要，設(shè)定各類統(tǒng)計(jì)、分析的條件，可以對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)與分析。

可提供資產(chǎn)購(gòu)置年代分析、資產(chǎn)分類分析、資產(chǎn)使用方向分析、資產(chǎn)現(xiàn)狀分析、資產(chǎn)價(jià)值分析、資產(chǎn)處置方式分析、資產(chǎn)增減變動(dòng)情況分析、資產(chǎn)增長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)分析等等。

3 高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用情境

高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是根據(jù)實(shí)際管理的要求，以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，綜合利用多媒體技術(shù)對(duì)高職院校固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行構(gòu)建，應(yīng)用情境如圖3所示。

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