談?wù)勑聲r(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)

李銳

【摘要】現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動(dòng)了社會(huì)生活各個(gè)方面的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用和普及了，不但改變了人們的生活，也改變了生產(chǎn)管理方式。人事檔案管理是企業(yè)管理中非常重要的組成部分，人事檔案管理工作成敗直接關(guān)系到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和社會(huì)環(huán)境下，必須要充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)。本文主要通過(guò)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義、人事檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題入手進(jìn)行分析，總結(jié)出人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；意義；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）02（b）-0000-00

社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加速，使社會(huì)面貌發(fā)生了翻天覆地的變遷，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代悄悄來(lái)臨，我國(guó)不論是社會(huì)、政治還是經(jīng)濟(jì)、文化都發(fā)生著重大變革，各行業(yè)迎來(lái)了新機(jī)遇，在新的時(shí)代和社會(huì)背景下，做為管理學(xué)中重要環(huán)節(jié)的人事檔案管理，也由傳統(tǒng)的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉(zhuǎn)化，使得了檔案管理、檔案查詢(xún)。人事檔案管理信息化建設(shè)并不長(zhǎng)，會(huì)管理的不會(huì)計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)算機(jī)的不懂管理，由于溝通協(xié)調(diào)不暢通，有了技術(shù)，但還是應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)不到位、不精確，特別是在實(shí)踐操作中，有些軟件不適用，影響了管理的科學(xué)系統(tǒng)性，有些合適的軟件，由于操作人員經(jīng)驗(yàn)少，還不能熟練應(yīng)用操作，各種原因引起的問(wèn)題，在人事檔案管理中屢見(jiàn)不鮮，只有相關(guān)部門(mén)和人員不斷加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，勇于探索、不斷創(chuàng)新，才能有效地促進(jìn)人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

1人事檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理

人們生活在強(qiáng)大的信息時(shí)代，對(duì)各類(lèi)信息的挖掘并形成資源價(jià)值是時(shí)代的要求，對(duì)人事檔案管理納入信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題，只有不斷順應(yīng)時(shí)代潮流，才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。

1.2有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

信息化加強(qiáng)關(guān)聯(lián)效應(yīng)，通過(guò)不同信息的交叉管理應(yīng)用，可以轉(zhuǎn)化成不同的商機(jī)，可以說(shuō)，信息資源已經(jīng)提升為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種重要戰(zhàn)略資源。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，有利于發(fā)揮人才最大價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享、有利于為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，通過(guò)科學(xué)的管理，對(duì)人事信息進(jìn)行加密，推進(jìn)人才建設(shè)發(fā)展。

1.3有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱

以往查詢(xún)一個(gè)檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間，現(xiàn)在卻不同了，不同的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)集成處理，多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)都迎刃而解，變得簡(jiǎn)化起來(lái)。數(shù)字化和電子化極大的便利了檔案查詢(xún)流程，館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)被告高數(shù)字化取代，方便人們對(duì)人事檔案信息的隨時(shí)查閱，更好地發(fā)揮檔案使用價(jià)值。

1.4有利于開(kāi)發(fā)和利用檔案資源

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用效率大大增加，在人事檔案管理工作中起到重要作用，這種全新的管理模式，促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變，特別是推進(jìn)了人事檔案的利用率，人事檔案就是為人事工作服務(wù)的，通過(guò)對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式，這種科學(xué)的管理模式，完全滿(mǎn)足了當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求，符合社會(huì)發(fā)展，服務(wù)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

有的地區(qū)不能完全實(shí)現(xiàn)電子管理，有的地區(qū)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但卻不能聯(lián)網(wǎng)，不同的差異造成我國(guó)檔案信息還不夠健全，有的地方或單位，在現(xiàn)代信息這么發(fā)達(dá)的情況下，依然保持傳統(tǒng)的人工管理，對(duì)現(xiàn)代管理科學(xué)持懷疑態(tài)度，不重視電子信息管理，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施配備不全，特別是基礎(chǔ)設(shè)施的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等缺失。影響了人事檔案信息的發(fā)展和有效傳輸。

2.2缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

有的單位因?yàn)椴幌牍_(kāi)信息，沒(méi)有把人才信息公布出來(lái)，或者只通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行內(nèi)部管理，人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué)，實(shí)現(xiàn)信息管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，只有標(biāo)準(zhǔn)完善了，才能確保人事檔案信息的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)作用功能?，F(xiàn)實(shí)是，有些單位從自身利益出發(fā)進(jìn)行管理，并沒(méi)有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強(qiáng)大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

檔案管理的好壞關(guān)鍵在人，管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)是決定檔案管理的重要因素。我國(guó)還沒(méi)有人事檔案管理高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，許多管理人員都是臨時(shí)的，或者是不夠?qū)I(yè)，整體維持在一個(gè)較低的水平內(nèi)，在現(xiàn)代信息手段高度發(fā)達(dá)的今天，遠(yuǎn)無(wú)無(wú)法滿(mǎn)足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意，檔案輸入信息，為人事檔案資源的管理和使用帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)。

3人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

3.1配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

要想很好的進(jìn)行科學(xué)管理，就要不斷加大投入力度，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，這是人事檔案信息化管理的重要硬件設(shè)備，也是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是進(jìn)行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過(guò)科學(xué)的管理，提高人事檔案信息化管理工作的效率，推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

3.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

目前，我國(guó)各級(jí)人事檔案管理不完全是電子化的，還有紙質(zhì)材料的存在，這是我國(guó)現(xiàn)行體制決定的。檔案管理部門(mén)要同時(shí)對(duì)兩者進(jìn)行收集并形成管理系統(tǒng)，通過(guò)信息維護(hù)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī)，最終建立一個(gè)全國(guó)范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3確保人事檔案信息的安全

實(shí)現(xiàn)信息資源共享與信息安全是共存的，二者相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一。只有不斷強(qiáng)化檔案信息安全，才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實(shí)性的前提下，需要各級(jí)檔案管理部門(mén)一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè)，加大安全保護(hù)措施，對(duì)違法泄漏使用信息的情況，要做到嚴(yán)格執(zhí)法，加大打擊層面，保證網(wǎng)絡(luò)安全可靠。檔案管理人員要做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不能隨意泄漏相關(guān)人員的信息，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的安全提供多重保護(hù)。

3.4提高人事檔案管理服務(wù)水平

利用計(jì)算機(jī)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類(lèi)、提取和加工，通過(guò)不同載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲(chǔ)，形成遠(yuǎn)程傳輸和交流，滿(mǎn)足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這就需要進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平，不斷開(kāi)發(fā)創(chuàng)新各項(xiàng)環(huán)節(jié)流程，使人事檔案發(fā)揮更大的作用。

4總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)普及到了人事檔案管理工作的各個(gè)方面，已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)化，提高了管理工作效率。今后要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和軟件的應(yīng)用熟練程度，提升素質(zhì)，加強(qiáng)安全管理，提速人事檔案信息化建設(shè)步伐，使人事檔案信息管理工作能夠在社會(huì)和人們生產(chǎn)、生活中發(fā)揮更大的積極促進(jìn)作用。

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