論高校學(xué)生檔案管理工作

周懷瑞

摘要：高校學(xué)生檔案管理是高校管理的重要組成部分，是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要依據(jù)。本文針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，分析了檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了提高學(xué)生檔案管理工作水平的相應(yīng)方法。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；學(xué)生檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）06-0021-02

目前在高校畢業(yè)生中很多人的心里存了“大學(xué)畢業(yè)后檔案沒(méi)什么用了”的想法，“棄檔”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，這其實(shí)是錯(cuò)誤的，而且對(duì)以后的工作生活埋下了非常大的隱患。學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，2008年9月1日頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》首次把學(xué)生類(lèi)檔案列入高等學(xué)校文件材料的歸檔，它真實(shí)地記載了每位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的情況。它反映了學(xué)生在德、智、體、美等方面的綜合素質(zhì)及學(xué)生的家庭及社會(huì)關(guān)系，是學(xué)生在走向社會(huì)后就業(yè)部門(mén)及各級(jí)組織選拔任用學(xué)生的主要依據(jù)[1]。

但是，由于很多學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面的制度不夠健全，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不全或者丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。筆者認(rèn)為有必要對(duì)現(xiàn)時(shí)高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，以提高學(xué)生檔案管理工作的成效。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

筆者認(rèn)為，當(dāng)前高校學(xué)生的檔案管理主要存在以下三個(gè)問(wèn)題：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理的制度不夠完善。學(xué)生檔案雖然重要，目前卻并不為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層所特別關(guān)注和高度重視，學(xué)校大部分領(lǐng)導(dǎo)和同志認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，沒(méi)有多大作用，在人員配備和資金投入上不是很重視。大部分高校檔案管理水平不高，沒(méi)有健全和完善的管理制度，多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度，檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心決定檔案管理水平。而大部分的檔案管理人員都是半路出家，很少有機(jī)會(huì)參加專(zhuān)門(mén)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，對(duì)檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，因此大多高校缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。

2.檔案管理技術(shù)落后，網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)不強(qiáng)。很多的高校仍然停留在傳統(tǒng)的手工整理、檔案袋存放的層次，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸檔工作滯后。學(xué)生檔案材料具有原生性，一般應(yīng)該在產(chǎn)生時(shí)歸檔，但很多高校都是在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理，然后倉(cāng)促傳遞，極易造成學(xué)生檔案不能及時(shí)歸檔、缺失等現(xiàn)象。即使不少高校近年來(lái)采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，但程度化不高，僅停留在用計(jì)算機(jī)管理信息，將學(xué)生檔案管理輸入計(jì)算機(jī)中保存，不重視對(duì)檔案的優(yōu)化管理，完全把檔案管理看作是“保管型”工作，這并沒(méi)有發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。面對(duì)檔案收集與整理的過(guò)程中存在的工作量大、操作煩瑣、易出錯(cuò)等問(wèn)題缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段解決問(wèn)題的能力。

3.學(xué)生檔案信息量不足，利用率不高。當(dāng)前各高校日益擴(kuò)大的招生規(guī)模加劇了學(xué)生檔案管理的技術(shù)難度與操作難度，大部分高校學(xué)生檔案材料只注重對(duì)學(xué)生智育的記載，而忽略了學(xué)生日常教育考查、考核材料的收集，檔案材料中只裝有高考檔案、畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、成績(jī)單等幾項(xiàng)材料；而對(duì)學(xué)生在校的處分、檢查材料要么在畢業(yè)前給予撤銷(xiāo)，要么就干脆不裝，從而影響了學(xué)生檔案材料的真實(shí)性、完整性，很難全面、準(zhǔn)確地反映學(xué)生在校期間的生活經(jīng)歷及學(xué)習(xí)情況。學(xué)生檔案常常從入校建檔到離校調(diào)檔過(guò)程中，除了必要的資料補(bǔ)充，連起碼的歸類(lèi)整理可能都沒(méi)有，使學(xué)生檔案的參考價(jià)值大打折扣，達(dá)不到學(xué)生檔案的完整性這一基本要求，失去了檔案的本意[2]。

二、高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

1.建立健全的學(xué)生檔案的管理制度。高校學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人各方面情況的綜合反映，對(duì)于學(xué)生今后的成長(zhǎng)進(jìn)步具有重要的作用。因而學(xué)校一定要把學(xué)生檔案工作當(dāng)作一件大事來(lái)抓，盡可能地投入資金和人力，改善學(xué)生檔案管理的條件。要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校具體實(shí)際，制定出適合學(xué)校自身發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度；要配備專(zhuān)職檔案管理員，確立檔案管理人員的崗位管理制度，明確工作人員和職責(zé)范圍，確保學(xué)生檔案的收集、鑒別、整理、保管和傳遞等環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)明確。

另外要注意院、處、系之間相互協(xié)作，力爭(zhēng)管理規(guī)范化，切實(shí)抓好平時(shí)檔案材料的收集、歸檔工作。例如可以成立學(xué)生檔案管理委員會(huì)，把校領(lǐng)導(dǎo)確定為學(xué)生檔案管理委員會(huì)的主任或副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為委員，各院系輔導(dǎo)員為成員等。這樣一方面提高了學(xué)生檔案在高校檔案工作中的地位；另一方面把全校涉及到學(xué)生檔案管理的人員聚集在一起，為今后學(xué)生檔案工作的開(kāi)展搭建起一個(gè)互相配合指導(dǎo)與監(jiān)督的平臺(tái)。這樣必將有力促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理水平的提高，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理整體水平的提高[3]。

2.提高檔案工作者的素質(zhì)修養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體拓展到現(xiàn)代電子載體，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化已勢(shì)在必行。因此，高校必須加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理力度，提高檔案管理人員的能力，改善學(xué)生檔案管理水平，加大學(xué)生檔案管理手段的信息化改革力度，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的社會(huì)效益。

要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，關(guān)鍵在于檔案工作的自身素質(zhì)。當(dāng)務(wù)之急是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案工作者隊(duì)伍，很多學(xué)校原有的檔案管理人員原來(lái)的工作能力及水平只限于一般檔案的整理、編目、查閱等，對(duì)如何優(yōu)化檔案資源、提高服務(wù)功能等方面還有待加強(qiáng)。因此，應(yīng)該采取多種形式加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如通過(guò)參加各種在職培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平、外語(yǔ)水平等，特別是應(yīng)加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用和針對(duì)現(xiàn)有檔案資料的利用與開(kāi)發(fā)等能力的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì).使大學(xué)生檔案管理規(guī)范、有序、準(zhǔn)確、完整[2、4]。

3.增加檔案材料收集渠道，保證檔案材料準(zhǔn)確及時(shí)地更新。提高全校師生員工對(duì)學(xué)生檔案重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而自覺(jué)地參加到這項(xiàng)工作中去，從而保證學(xué)生檔案材料收集的準(zhǔn)確、完整。一方面，檔案管理人員要及時(shí)收集學(xué)生各個(gè)階段形成的檔案材料，將檔案材料收集的責(zé)任落實(shí)到人。可以以班級(jí)為單位設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助輔導(dǎo)員做好檔案管理工作[5]，以便實(shí)現(xiàn)檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，同時(shí)也有助于檔案管理意識(shí)的提高。檔案材料要經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后再及時(shí)送交檔案室。要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過(guò)程中的保密與安全，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。

另一方面，各高校檔案館可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，通過(guò)開(kāi)設(shè)學(xué)生個(gè)性檔案網(wǎng)站等方式，讓學(xué)生自己將其認(rèn)為重要的圖片、視頻、參加的活動(dòng)等內(nèi)容展示出來(lái)，調(diào)動(dòng)學(xué)生參與完善自己檔案的積極性，既增加了檔案館與學(xué)生直接交流溝通的平臺(tái)，又可以廣開(kāi)檔案搜集渠道[6]。

三、小結(jié)

總之，高校檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性都非常強(qiáng)的工作，需要全校師生共同努力，不斷健全檔案管理制度，不斷更新管理手段，才能使學(xué)校的檔案案門(mén)類(lèi)和館藏更全，檔案效益更高，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案最大的功能作用。

參考文獻(xiàn)：

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