人力資源檔案管理問題與對策分析

張敏

摘要：檔案管理記錄著重要的人力資源信息，受到用人單位擇才錄用時的重視，當前人力資源中的檔案管理中存在著很多問題，需要進一步改革和加強，提升人力資源管理的質量和水平，更好地彰顯單位的實力和競爭力。

關鍵詞：人力資源 檔案管理

檔案管理是人力資源管理的核心部分，對企業(yè)完善人才結構，充分發(fā)揮人力資源有著重要的作用。隨著經濟改革的快速發(fā)展，人才流動速度的加快，人事管理的作用愈來愈重要。人力資源是單位持續(xù)發(fā)展的基礎，也是企業(yè)技術力量、競爭能力的體現(xiàn)，在當前人才急需的大背景下，必須從管理制度和管理手段上予以提高，加強變革和更新，適應時代的發(fā)展和單位人事改革的需要。

一、當前人力資源檔案管理中存在的問題

1.缺乏對人力資源檔案管理積極作用的正確認識。長期以來，人們對人力資源檔案管理的重要性認識不足，覺得只是對個人生平經歷的記錄，管理檔案只需要對資料進行整理和抄寫，管理質量的好壞與經濟效益沒有聯(lián)系，工作不被人所重視；還有一部分人認為檔案只是擺設，只要個人能力強，有關系網就可以辦成很多事情，因此，導致很多檔案資料的流失，不完備，對個人的發(fā)展帶來了很大的限制。許多企業(yè)也不重視人事檔案管理工作，對人員的檔案管理不重視，沒有設立專門的管理人員，忽視了檔案管理中潛在的人才信息價值，這些都導致當前的檔案管理發(fā)展滯后。企業(yè)的人事檔案管理記錄著一個社會人的人生歷程，其生活的不同階段都應對應著不同的歷史記錄，檔案應能夠真實反映其生活發(fā)展中各方面的具體情況，為用人單位科學調整、選拔人才提供幫助，同樣，也對個人起到鼓勵鞭策和約束限定作用。

2.人力資源檔案管理的技術手段落后。檔案管理的技術手段落后主要體現(xiàn)在沒有使用現(xiàn)代化的應用軟件和計算機技術提高管理的質量和水平，一方面是單位領導不重視這項工作，沒有開展這項工作；另一方面是管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術，沒有進行專業(yè)技能培訓，因此，都呈現(xiàn)出檔案管理水平質量遠遠落后的現(xiàn)象。許多檔案管理人員都是兼職，不能全身心的投入到管理工作中，也不愿意接受專業(yè)技能學習，只是隨心所欲地進行登記、分類管理，影響了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

3.檔案材料分散、簡單、雷同。人力資源的檔案材料應該全面、真實、客觀地反映一個人的生活經歷、歷史全貌，然而，由于種種原因，許多原始材料內容單一、抽象，不能表現(xiàn)出個人的特色。這樣的檔案資料對企業(yè)的選拔人才、使用人才沒有什么價值意義，影響到對潛在人才的挖掘和應用，對員工的提拔、晉升等都有影響，挫傷了人員的積極性，也給管理單位帶來許多不必要的工作。人力資源檔案管理的不規(guī)范使用人單位采取棄檔或重新建檔工作，都會導致人力資源內容的不規(guī)范和不完整，失去了統(tǒng)一性，不能全方位地反映員工的真實面貌，進一步增加了人力管理的成本，也降低了管理能效。

二、改變人力資源檔案管理現(xiàn)狀的措施

1.科學規(guī)范的制度管理，提高檔案工作效率。建立符合現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)則和制度是當前首要的改進工作，通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規(guī)范檔案管理程序，提高管理水平和工作質量。一方面可以使管理人員提高工作積極性，增強工作的責任感，對管理工作的提高有一定的促進作用；另一方面，通過管理制度的規(guī)范執(zhí)行，能夠強化管理工作程序和實施環(huán)節(jié)，將檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法等予以規(guī)定和強化，能夠防止過程不統(tǒng)一，程序不穩(wěn)定帶來的人力和物力的浪費。

2.信息化的檔案管理，提升管理層次。人力資源檔案管理落后的表現(xiàn)之一就是沒有采取現(xiàn)代化的計算機信息管理，使管理效率低，管理質量差。因此，應采用信息化的管理模式改變這一落后現(xiàn)象，實現(xiàn)快速查找、分類清楚、節(jié)省空間等管理優(yōu)勢。形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，將紙質資料和電子音像檔案向結合，實現(xiàn)全面、科學、高效的信息化檔案管理。首先應增加管理資金，購置信息化管理所需要的軟、硬件設施，增加新設備，如打印機、復印機、掃描儀、電腦等，滿足工作的需要；其次，應制定檔案管理信息化的執(zhí)行策略，設立監(jiān)督部門對全過程實行掌控。

3.提高檔案管理人員的職業(yè)素質。檔案管理工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平對檔案管理的質量有很大的影響，因此，應設法提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質和水平。針對不能熟練使用計算機進行網絡文件傳遞和工作管理的人員，應加強崗位培訓和培養(yǎng)；合理引進技術人才，提高檔案管理的工作模式，保證先進的管理技術能夠順利實施。采用新技術和新方法，提高檔案管理的工作效率，同時，加強管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，提高檔案管理人員的保密意識，保持檔案記錄的安全穩(wěn)定。

總之，檔案管理是人力資源部門日常工作管理中的重要內容，隨著科技的進步和人力資源管理職能的增加，檔案管理的服務性能應逐步發(fā)展，通過制度的完善、管理方法的提高和全員的共同努力，改進人力資源檔案管理的工作效率，促進企業(yè)的人才流動和經濟效益的增長。

參考文獻

[1]李珊珊.人力資源檔案管理問題的探討[J].中國管理信息化，2014（24）：89