如何加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理

高愛(ài)紅

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人類(lèi)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實(shí)性和有效性等功能也逐步為人們所重視。本文就當(dāng)下行政事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的問(wèn)題，同時(shí)結(jié)合理論與實(shí)踐，針對(duì)性的為加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理工作提出幾點(diǎn)看法和建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 檔案管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實(shí)性和有效性等功能也逐步為人們所重視。而行政事業(yè)單位檔案是國(guó)家檔案管理的主要組成部分，是整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保障，同時(shí)也是行政事業(yè)單位科學(xué)性與規(guī)范化管理工作的真實(shí)有效記錄。

一、行政事業(yè)單位檔案管理目前存在的問(wèn)題

1.檔案室條件簡(jiǎn)陋。通過(guò)走訪了很多行政事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)有一部分單位的檔案室條件簡(jiǎn)陋，其硬件設(shè)施達(dá)不到規(guī)劃化、科學(xué)化的管理?xiàng)l件。還有一些行政事業(yè)單位將雜物室或倉(cāng)庫(kù)房作為存放檔案的地點(diǎn)，其雜亂無(wú)章，現(xiàn)場(chǎng)凌亂不堪，給檔案查閱帶來(lái)非常大的困難。尤其是人事檔案的保管與調(diào)檔，都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案柜存放，有的還用廢舊的櫥柜來(lái)存放檔案，灰塵與動(dòng)物到訪痕跡非常明顯，給檔案管理帶來(lái)極大的不便，基本直接導(dǎo)致檔案的流失和損壞。

2.檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)性較差。當(dāng)前很多行政事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，就是從事檔案管理的工作人員安排方面存在一個(gè)非專(zhuān)業(yè)性和人員養(yǎng)老安置等方面。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)資金上屬于財(cái)政撥款性質(zhì)，很多行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)赤字本身就存在問(wèn)題，根本沒(méi)有富余資金去聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員；這就導(dǎo)致現(xiàn)人現(xiàn)用，讓單位一些不能勝任現(xiàn)有崗位的，或準(zhǔn)備“退二線”的工作人員去充當(dāng)檔案管理員工作。使得單位檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)度不高，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，其責(zé)任心、服務(wù)態(tài)度和水平上也會(huì)存在著很大的問(wèn)題。

二、完善行政事業(yè)單位檔案管理的建議

1.建立和完善檔案管理制度體系。行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)貼近本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度更應(yīng)注重實(shí)用性原則，制度建立后要有可操作性，讓檔案管理工作人員在執(zhí)行過(guò)程中更加的簡(jiǎn)便和操作，這樣可以更有效的發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)性和規(guī)范性。而檔案管理工作人員選拔任用的關(guān)鍵因素還是在領(lǐng)導(dǎo)的喜好，從某種意義上看，檔案管理工作就是一個(gè)閑職，一個(gè)可以非常舒服，而工作壓力較小的崗位。從傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位的檔案管理用人角度來(lái)看，通常都是快內(nèi)退人員或閑置無(wú)實(shí)際工作崗位安置的人員。從某種意義上看，制度的制定與完善不僅需要對(duì)工作人員進(jìn)行約束，而領(lǐng)導(dǎo)層也需要有一定的約束力，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理制度執(zhí)行過(guò)程中的嚴(yán)肅性。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視度，提高檔案管理工作整體水平。在當(dāng)前信息化時(shí)代，行政事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)成為深化公共服務(wù)、實(shí)現(xiàn)資源共享的重要窗口與平臺(tái)。而領(lǐng)導(dǎo)的重視程度則是行政事業(yè)單位檔案管理的重要影響因素，也是提高檔案管理工作整體水平的重要環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)層角度，要不斷落實(shí)檔案管理工作的重要性，并且在百忙之余抽時(shí)間對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，從而影響檔案管理工作人員更加努力做好本單位的檔案管理工作。

3.落實(shí)檔案管理信息化與現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。由于行政事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)大多是非盈利性單位，財(cái)務(wù)資金均由上級(jí)主管部門(mén)撥付，甚至資金緊張時(shí)，還需要融資性自籌以解決困境。因此，大多數(shù)行政事業(yè)單位檔案管理部門(mén)由于經(jīng)費(fèi)緊張，以及機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的影響，目前行政事業(yè)單位檔案網(wǎng)站資源建設(shè)在發(fā)展程度上還不夠成熟，且建設(shè)方向比較模糊，概念化傾向嚴(yán)重，沒(méi)有創(chuàng)新和實(shí)用方面的考量。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的發(fā)展已進(jìn)入了人們生活的各個(gè)領(lǐng)域。這也為檔案由紙質(zhì)界面向數(shù)字化界面管理模式過(guò)渡提供了軟件等技術(shù)方面的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位檔案實(shí)行信息化管理，將更有利于提高檔案管理的工作整體效率。

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實(shí)性和有效性等功能也逐步為人們所重視。行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)貼近本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。同時(shí)，注重合理性與可操作性，以及科學(xué)性，充分體現(xiàn)民主原則，并切實(shí)監(jiān)督檔案管理制度的落實(shí)情況。行政事業(yè)單位檔案信息化管理也日益被提上重要的日程，完善管理制度有利于檔案管理的資源優(yōu)化配置，有利于檔案管理內(nèi)部各方面的均衡發(fā)展，有利于調(diào)動(dòng)職工積極性，有利于支持行政事業(yè)單位檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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