淺析汽車企業(yè)出口業(yè)務中的單證繕制

林秋容

(昌河汽車進出口公司，江西 景德鎮(zhèn) 333002)

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淺析汽車企業(yè)出口業(yè)務中的單證繕制

林秋容

(昌河汽車進出口公司，江西 景德鎮(zhèn) 333002)

摘要:基于外貿業(yè)務中出口單證的重要性，結合汽車企業(yè)出口單證繕制的實際情況，分析單證繕制的主要內容，包括:貨物描述、數量和單位填制；價格和金額；運輸單據制作；產地證的填制。單據繕制要求具備及時性；完整性，即內容完整、種類完整和份數完整；美觀性?？樦七^程中要遵循從上到下，從左到右的處理原則。

關鍵詞:汽車企業(yè)；出口業(yè)務；單證繕制

單證繕制是外貿企業(yè)經營管理中一個非常重要的環(huán)節(jié)，單證繕制的質量直接關系到企業(yè)的經濟利益。汽車企業(yè)外貿出口常見的單證包括:形式發(fā)票PI，商業(yè)發(fā)票CI、裝箱單PL、原產地證書、報關委托書、報關單和提單B/L等。

一、單證繕制的主要內容

(一)貨物描述、數量和單位填制

貨物描述、數量和單位是單證繕制中非常重要的內容，需要符合合同規(guī)定。一般外貿公司已形成相對固定的單據模板，制單員一般都參照現(xiàn)有模板對貨物的數量和單位進行填制。如，以從事汽車整車和相關配件出口的公司為例，整車常用單位為輛(unit)；制作整車裝箱單時，須計算整車體積，常用單位為立方米(CBM)；整車凈重、毛重，常用單位為千克(KGS)。在填制整車裝箱單時，需根據合同規(guī)定，在現(xiàn)有的單據模板上修改整車數量及其對應的體積、重量等。配件裝箱單中常用單位為包(package)、箱(carton)以及千克(KGS)。制作配件報關單時，需參照《海關報關手冊》，根據配件的海關編碼查找其相應的單位，如火花塞所用的單位為個，軸承單位為套，油泵總成單位為臺等。在填制其報關單時，須更改對應數量單位，避免出現(xiàn)單位不符等錯誤。

(二)價格和金額

1.價格術語

價格術語是在長期的國際貿易實踐中產生的，用于表示商品的價格構成。汽車企業(yè)出口單證中主要涉及FOB、CFR和CIF等貿易術語。FOB代表貨物本身的價格，CFR代表成本和運費，即CFR=FOB+運費，CIF代表成本加運費加保險費，即CIF=FOB+運費+保險費。填制價格術語時，必須和合同、信用證或客戶的要求一致。

在實際業(yè)務中，進口方對清關單據可能會提出特殊要求。如業(yè)務往來通常提供進口方的形式發(fā)票PI報FOB價，簽訂的合同價格為FOB價，而業(yè)務執(zhí)行過程中，鑒于出口方所詢海運運費有價格優(yōu)勢，進口方也會選擇委托出口方代其安排船期發(fā)貨。貨物備妥后，出口根據相應的海運運費率及貨物尺寸計算出海運運費并告知進口方于貨物發(fā)運之前將其直接付給出口方。因此，出口方提供的清關單據中的商業(yè)發(fā)票的價格術語應該為CFR價格，而不是FOB價格。

2.多種支付方式結合下的操作

在實際業(yè)務中，外貿公司常用的支付方式為匯付和信用證。通常，若成交額較小時，常采用匯付，具體為OA支付或分期支付，其中分期支付要求客戶先支付部分預付款，尾款發(fā)貨前支付；若成交額較大，則采用L/C支付；部分業(yè)務也會采用匯付和信用證相結合的支付方式。如，某汽車出口公司與一也門客戶簽訂的某合同規(guī)定“28% by T/T as down payment,72% by L/C at sight before shipment，total amount is USD 52200.00”，在制作匯票時，其金額顯示為USD37400.00，與信用證上所列一致，而在商業(yè)發(fā)票上注明“USD14800.00 paid by T/T,USD 37400.00 paid by L/C, Amount is USD 52200.00”。

(三)運輸單據制作

1.托運報關單據

目前，國內大多數汽車出口公司是通過貨運代理辦理托運報關手續(xù)。業(yè)務員將報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單和代理報關委托書等單據交由貨運代理辦理托運報關手續(xù)，這些單據關系到出口清關手續(xù)和出口退稅的辦理，填制時須符合合同規(guī)定。

以某汽車出口公司的出口報關單為例，填報欄目中的“境內貨源地”一欄填寫需特別謹慎，因其直接涉及到出口退稅，地點必須與貨物增值稅發(fā)票的出票人地點一致，通常根據國內購銷合同進行填制，供方地點即為境內貨源地。如該汽車出口公司生產基地有江西九江和江西景德鎮(zhèn)兩地，出口整車為九江生產的某車型，則報關單上的“境內貨源地”應填制為九江，不能寫景德鎮(zhèn)。

2.提單

提單是物權憑證、貨物收據和運輸契約的證明。對于信用證成交的業(yè)務，提單必須與信用證要求嚴格相符。如貨物描述、收貨人名稱、地址、港口、車輛毛重和凈重等須與信用證嚴格相符，同時信用證中的特殊要求也需仔細核對。

某信用證上規(guī)定:FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILL(S)OF LADING ISSUED OR ENDORED TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK，根據此條款，業(yè)務員在確認提單時，則要注意收貨人一欄是否為“TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK”，被通知人是否是開證行。此外，信用證上規(guī)定的其他要求，如是否要求注明信用證號碼，注明運費已付等條款。

對于非信用證成交的業(yè)務，業(yè)務員在自己確認好提單后，還須和客戶確認提單，如汽車出口業(yè)務中，有的進口方對于發(fā)運的樣車，要求提單上面顯示車輛的底盤號、銘牌年份等信息。

(四)產地證的填制

實際業(yè)務中，客戶要求清關單據中出具貿促會或商檢機構出具的產地證，如一般原產地證(即C/O產地證)、普惠制原產地證(FORM A產地證)等。各產地證都有各自的出證機構和固定的格式，業(yè)務員根據不同客戶的要求可以進入各個產地證的平臺進行申領并填制，填制時，內容須符合信用證要求，對于非信用證成交的業(yè)務，在出具正式的產地證前要和進口方進行確認。

二、單證繕制的要求

(一)及時性

單據的制作需具備及時性，且各單據的出單日期必須符合邏輯。實際工作中，單據的及時制作要求業(yè)務員制定工作計劃表，避免出現(xiàn)貨物已備妥、船期已確定的情況下，相關單據還沒有制作，或者匆忙趕制出現(xiàn)錯誤導致貨物不能順利發(fā)運、通關等。汽車出口單證的制作及跟蹤具體流程為:在船期前2周，業(yè)務員須申領好許可證，準備好報檢和報關單據；待報關單據寄送給貨代后，要及時跟蹤并配合貨代報關，同時確認提單；貨物順利通關后，業(yè)務員準備議付單據或者清關單據。

各單據出單日期關系如下:商業(yè)發(fā)票日期應在各單證日期之首；箱單應等于或遲于發(fā)票日期，但必須在提單日之前；產地證不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證日期不晚于提單日期；船公司證明日期等于或早于提單日；保單的簽發(fā)日期應早于或等于提單日期(一般早于提單2天)，不能早于發(fā)票；提單日期不能超過L/C規(guī)定的裝運期，也不得早于L/C的最早裝運期；裝船通知日期等于或晚于提單日后三天內；受益人證明日期等于或晚于提單日。各種單據的日期順序為:發(fā)票>箱單>原產地證明書>商檢檢驗證書>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明。

(二)完整性

1.內容完整

內容完整包含兩方面:一是指每一種單據本身的格式、項目、簽章必須完備齊全；二是指單據之間的內容須完整一致。在單據制作過程中，通常以商業(yè)發(fā)票為全套單據的核心，其他單據如裝箱單、產地證等都參照商業(yè)發(fā)票繕制。

2.種類完整

種類完整指單據必須成套齊全。報關涉及到的單據包括:合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口許可證、報關單、報關委托書等，只有所有報關單據準備齊全，出口貨物才能順利通關。

3.份數完整

份數完整指在信用證項下的交易中，進口商要求出具的單據份數。以信用證對商業(yè)發(fā)票的規(guī)定為例:業(yè)務員在制作商業(yè)發(fā)票時，準備5份商業(yè)發(fā)票，其中正本1份和副本4份，即做到份數完整。此外，所有發(fā)票需做出聲明:貨物與形式發(fā)票上描述的一致，如GOODS ARE IN ACCORDANCE WITH PROFORMA INVOICE NO.CH10001YEN DATED APR.27.2010，即做到內容完整。需注意的是，通常簽有公司中英文條形章的發(fā)票默認為正本發(fā)票，但根據信用證要求，為區(qū)分正本和副本，對簽有中英文條形章的5份發(fā)票，其中一份需簽ORIGINAL章，另外4份需簽COPY章，即做到簽章完整。同時，對于正本發(fā)票，需經過貿促會(中國國際商會)認證。

(三)美觀性

美觀性是指單證格式的設計和繕制力求標準化和規(guī)范化，單證內容的排列要行次整齊，排版上要簡潔、大方。一份簡潔、美觀的單據不僅反映出制單員個人對業(yè)務的熟練程度，積極的工作態(tài)度及優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，更代表其公司的良好形象。如在內容完善的情況下，盡量打印在一張紙內，內容較少時，排版上盡量顯示為一張紙，而不是半張紙。

三、單證繕制的處理原則

通常在實際單據制作中，套用現(xiàn)有的固定格式時容易出現(xiàn)“應該修改的項目而沒有改過來”等錯誤。如汽車出口業(yè)務，不同車型、不同訂單批次、不同數量的出口單據，往往套用相同格式、抬頭、簽發(fā)人、收貨人的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量和車輛型號、尺寸等方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略。為

了避免上述情況發(fā)生，在制作單據中盡量遵循“從上到下，從左到右”的處理原則。從上到下，即從一張單據的最上面的項目開始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，既能有效避免漏掉需要改動的項目，又可以通過把整張單據劃分成單元小塊來制作從而提高精確度，切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤。

綜上，鑒于出口國別不同、客戶要求不同、支付方式不同等，制單人員在制作出口單證時，應始終保持謹慎的態(tài)度，嚴格控制好出單時間，做到單證相符、單貨相符和單同相符。

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(責任編輯:張彤彤)

中圖分類號:F740.44

文獻標識碼:A

文章編號:2095-3283(2016)03-0029-03

[作者簡介]林秋容(1983-)，女，漢族，經濟師，碩士，研究方向：汽車出口貿易。