物資退庫管控平臺在電網(wǎng)物資管理中的應(yīng)用

謝毓瑋，陳蛟瑞

（1. 重慶市電力公司 物資分公司，重慶 401121；2. 重慶市電力公司 市區(qū)供電分公司，重慶 400080）

2011年以來，國家電網(wǎng)公司以建立現(xiàn)代物流體系為目標(biāo)，開展清倉利庫工作，整合倉儲資源，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，推進(jìn)現(xiàn)代物流技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)庫存物資“一本帳”，倉儲管理效益明顯提升。但是，受物資管理長期缺位的影響，公司倉儲管理理念落后、管理方式粗放、專業(yè)化水平不高，加之庫存資源利用機(jī)制不健全，時間一長，大量項目暫存物資、工程退庫物資、退役資產(chǎn)及待報廢等物資進(jìn)入倉庫形成積壓，占用大量倉庫資源和企業(yè)流動資金，造成庫存周轉(zhuǎn)慢，倉庫利用效率低，嚴(yán)重影響了倉儲使用效率和效益。

2013年，國家電網(wǎng)公司啟動庫存資源盤活利用工作，重慶公司吸取清倉利庫的經(jīng)驗教訓(xùn)，認(rèn)真落實、扎實開展。在清理鑒定階段，通過對庫存的資源進(jìn)行分類分析和技術(shù)鑒定，發(fā)現(xiàn)積壓物資中大多數(shù)為工程結(jié)余退庫物資，僅有少量的項目暫存物資、可用退役資產(chǎn)，以及廢舊物資等。在盤活利庫階段，部分單位雖按計劃對積壓物資進(jìn)行利庫處置，但由于前端需求計劃提報不準(zhǔn)確等原因，一旦工程竣工結(jié)算，大量工程結(jié)余退庫物資進(jìn)入倉庫，久而久之，積壓物資越累越多，“雪球”越滾越大。

1 公司退庫業(yè)務(wù)面臨的問題

公司目前物資退庫的主要原因有：項目結(jié)余退庫、需求計劃偏差、項目設(shè)計變更、項目取消、項目WBS元素變更。

退庫業(yè)務(wù)存在的問題如下所示。

（1）工程中退回的結(jié)余物資、暫時不能利用的閑置設(shè)備或部件等未進(jìn)行及時有效的利用或處置，導(dǎo)致庫存大量積壓。

（2）未建立物資退庫驗收機(jī)制，“短頭”等不可再利用剩余物資未及時進(jìn)行技術(shù)鑒定，完成報廢處置。

（3）物資退庫辦理過程中，由于工作疏漏及不規(guī)范操作，造成退庫物資帳實不符；同時，物資退庫單據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范管理，單據(jù)格式參差不齊。

（4）退庫物資信息不完整，未進(jìn)行跟蹤管控。未實現(xiàn)退庫即處置的閉環(huán)管理，“誰積壓，誰處置”機(jī)制不能有效執(zhí)行。

（5）退回倉庫的工程結(jié)余物資容易形成工程項目部門和物資部門“兩不管”狀態(tài)。同時，項目部門對退庫物資處置利用積極性不高，未做到“先利庫、后采購”，增加了企業(yè)成本。

2 退庫平臺管控理念

遵循“集中管控、嚴(yán)格把關(guān)、閉環(huán)流程”的理念，充分利用信息管理手段完善退庫審批手續(xù)，規(guī)范并優(yōu)化退庫業(yè)務(wù)流程，堅持“誰積壓，誰利庫”原則，落實退庫物資利庫責(zé)任部門，明確各層級管控職責(zé)，相互銜接，環(huán)環(huán)緊扣，高效有序地開展物資退庫業(yè)務(wù)。

集中管控：對退庫操作流程進(jìn)行集中管控，實現(xiàn)申請、審批、入庫操作、跟蹤查詢等功能操作同一平臺、同一入口；明確職責(zé)劃分，規(guī)范、優(yōu)化管理流程，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，簡化人員操作，提高工作效率。

嚴(yán)格把關(guān)：嚴(yán)格把守物資“退庫關(guān)”。退庫前先對退庫物資完成技術(shù)鑒定，在系統(tǒng)上增加退庫申請環(huán)節(jié)，由退庫部門完成退庫物資信息錄入并提交申請。按退庫原因不同，自動劃分審批層級，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批并由庫管人員核對確認(rèn)后才能進(jìn)行入庫辦理。

閉環(huán)流程：按照“退前先申請、審批多層級、退后保利庫、流程全監(jiān)控”的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相生又環(huán)環(huán)相扣。申請、審批、退庫、利庫、跟蹤查詢，形成一個良性長效的退庫利庫機(jī)制，同時在循環(huán)中不斷積累、完善和優(yōu)化退庫物資管理的思路。

3 物資退庫管控平臺的主要應(yīng)用流程

3.1 退庫管控流程

物資退庫管控平臺遵循“退前先申請、審批多層級、退后保利庫、流程全監(jiān)控”的業(yè)務(wù)流程（見圖1）。

圖1 國家電網(wǎng)重慶市電力公司物資退庫管控平臺流程

退前先申請：退庫部門先提出退庫申請，對退庫物資項目、責(zé)任部門、數(shù)量、原因、鑒定意見、利庫計劃等信息進(jìn)行維護(hù)。

審批多層級：按照退庫物資金額大小和比例的不同，分4級、5級或7級退庫審批流程，最高流轉(zhuǎn)至公司項目、物資部門，加強(qiáng)對退庫物資縱向管控。

退后保利庫：退庫部門負(fù)責(zé)按照計劃利庫時間、去向完成退庫物資的利庫處置，否則將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行績效考核。

流程全監(jiān)控：從發(fā)出退庫申請到利庫處置出庫全流程無縫跟蹤，隨時查看物資退庫時間、退庫原因以及責(zé)任部門等信息，督促退庫部門盡快處置出庫。

3.2 主要流程說明

物資退庫管控平臺主要業(yè)務(wù)流程如下：

物資退庫申請→物資退庫審批→物資信息維護(hù)→物資退庫操作→退庫物資跟蹤。

3.2.1 物資退庫申請

（1）退庫部門在確定需要退庫并組織專業(yè)部門對擬退庫物資完成技術(shù)鑒定的前提下，通過ERP系統(tǒng)退庫管控平臺找到需退庫的物料。

（2）退庫部門在ERP系統(tǒng)退庫管控平臺中維護(hù)退庫物資相關(guān)信息：數(shù)量、存儲地點(diǎn)、項目類別、責(zé)任部門、退庫原因、鑒定意見、計劃利庫去向、計劃利庫時間以及相關(guān)附件上傳等。

（3）提交物資退庫申請。

3.2.2 物資退庫審批

（1）當(dāng)退庫申請金額小于或等于50萬，或申請退庫數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例小于或等于30%時，審批流程為4級審批：退庫部門負(fù)責(zé)人→退庫部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門計劃專責(zé)。

（2）當(dāng)退庫申請金額大于50萬小于等于100萬，申請退庫數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例大于30%而小于等于50%時，審批流程為5級審批：退庫部門負(fù)責(zé)人→退庫部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→主管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門計劃專責(zé)。

（3）當(dāng)退庫申請金額大于或等于100萬，申請退庫數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例大于50%而小于等于100%時，審批過程為7級審批：退庫部門負(fù)責(zé)人→退庫部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→主管領(lǐng)導(dǎo)→市公司項目主管部門→市公司物資主管部門→物資部門計劃專責(zé)。

（4）退庫部門的單位分管領(lǐng)導(dǎo)、物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)以及主管領(lǐng)導(dǎo)都采用線下紙質(zhì)版簽字的方式進(jìn)行審批，物資部門計劃專責(zé)在審批時需將上述領(lǐng)導(dǎo)紙質(zhì)簽字的審批信息輸入系統(tǒng)中。

3.2.3 退庫信息維護(hù)

（1）庫管人員依照審批后的退庫申請單，核對物資的品名、規(guī)格、數(shù)量（含重量）、相關(guān)資料（合格證、說明書、技術(shù)資料等），并在系統(tǒng)上進(jìn)行維護(hù)。

（2）若退庫物資存在實際數(shù)量與申請數(shù)量不符、退回實物不完整、退庫物資必備資料不齊全等問題，無法進(jìn)行正常退庫時，庫管人員將拒絕退庫申請并返回退庫申請?zhí)釄笕诉M(jìn)行退庫物資信息修改。

3.2.4 物資退庫操作

庫管人員辦理實物入庫后，在ERP系統(tǒng)按原出庫單號辦理沖銷或返回交貨，打印退料入庫單，經(jīng)庫管人員、倉儲主管、移交人簽字后，由物資部門、財務(wù)部門、退庫部門留存。

3.2.5 退庫物資跟蹤

對退庫物資所有系統(tǒng)操作進(jìn)行跟蹤記錄，包括轉(zhuǎn)項目、轉(zhuǎn)批次、轉(zhuǎn)物料編碼、轉(zhuǎn)報廢、出庫等信息，實時監(jiān)控物資退庫狀態(tài)，并在計劃利庫時間前30天啟動預(yù)警功能，督促退庫責(zé)任部門盡快領(lǐng)用出庫。

4 應(yīng)用過程中存在的問題及措施

4.1 存在的問題

（1）利庫意識仍需增強(qiáng)

盤活利庫工作需要長期堅持，各單位雖按要求實現(xiàn)“零積壓”，但仍有部分單位存在物資退庫隨意性強(qiáng)、數(shù)量較多、金額較大等現(xiàn)象，對退庫物資的利用缺乏積極主動性，需要物資部門人員反復(fù)督促辦理。

（2）退庫審批流轉(zhuǎn)時間較長

物資退庫管控平臺中，退庫申請按金額大小及退庫原因分4～7級審批，涉及多部門、多崗位人員協(xié)同參與。由于系統(tǒng)操作人員不熟練，且缺乏執(zhí)行進(jìn)度工作臺提醒功能，各環(huán)節(jié)審批流轉(zhuǎn)時間相對滯后，甚至出現(xiàn)計劃利庫時間已到但還未完成退庫審批的情況，影響退庫物資利庫及時性。

4.2 采取的措施

（1）加強(qiáng)物資退庫宣貫、培訓(xùn)

針對ERP系統(tǒng)退庫物資管控平臺，結(jié)合退庫利庫相關(guān)機(jī)制及管理指標(biāo)，定期對項目部門、物資部門相關(guān)操作人員開展現(xiàn)場宣貫及培訓(xùn)。同時，定期收集各單位對物資退庫業(yè)務(wù)的意見及建議，不斷優(yōu)化調(diào)整系統(tǒng)操作。

（2）增加物資退庫進(jìn)度監(jiān)控、預(yù)警功能

優(yōu)化退庫管控平臺功能，完善物資退庫進(jìn)度監(jiān)控預(yù)警功能，在系統(tǒng)中實現(xiàn)工作臺事前提醒、事中預(yù)警、事后告警的智能化機(jī)制。同時，繼續(xù)深化、改進(jìn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報表功能，通過圖表方式的不同維度、不同量級對退庫物資部門、數(shù)量、金額等指標(biāo)進(jìn)行展現(xiàn)。

（3）積極探索總結(jié)退庫原因

通過將項目物資退庫條目數(shù)、金額與項目物資采購的條目數(shù)、金額進(jìn)行對比分析，結(jié)合項目規(guī)劃、設(shè)計、施工等多種因素，積極探索總結(jié)物資退庫原因，努力減少因需求計劃不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的退庫，逐漸強(qiáng)化物資計劃剛性，提升項目設(shè)計精度。

5 結(jié)論

本文主要介紹如何在庫存資源盤活利用過程中，借助信息手段，規(guī)范并優(yōu)化物資退庫審批及操作流程，實現(xiàn)退庫物資信息全程跟蹤閉環(huán)管理。以長效機(jī)制建設(shè)作指導(dǎo)，嚴(yán)把物資“退庫關(guān)”，通過對退庫物資“系統(tǒng)”與“機(jī)制”的雙重管控，逐漸規(guī)范前端項目需求計劃提報準(zhǔn)確性，有效減少物資退庫，避免積壓物資的形成，實現(xiàn)并保持庫存資源“零積壓”常態(tài)化。

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