新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的思考與實(shí)踐

梁愛榮

摘 要：人事檔案管理在確保人事工作穩(wěn)定、有序發(fā)展方面具有重要的作用。隨著時(shí)代發(fā)展與社會進(jìn)步，人們對于人事檔案管理工作也越來越重視。與此同時(shí)，社會與科技的發(fā)展也使得傳統(tǒng)的人事檔案管理工作受到了沖擊。人事檔案管理工作如果再不求改變的話必將在今后的人事工作中寸步難行。論文結(jié)合筆者研究，從新時(shí)期人事檔案管理的重要作用分析入手，探討了當(dāng)前形勢下人事檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題提出了有效的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；問題；建議

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們越來越認(rèn)識到人力資源的重要性。人事管理工作與人力資源密不可分，是充分保障人力資源發(fā)揮作用，保障企事業(yè)單位正常運(yùn)行與進(jìn)一步發(fā)展的重要推動(dòng)力。新時(shí)期，隨著社會變革與科技發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的需求。當(dāng)前時(shí)期的人事檔案管理必須以開發(fā)人力資源、培養(yǎng)高素質(zhì)人才為己任。但是長期以來人事檔案管理工作形成的慣性導(dǎo)致人事檔案管理改革阻力較大，工作中存在較多的問題。所以說，探討當(dāng)前形勢下人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展具有明顯的現(xiàn)實(shí)意義。

1 新時(shí)期人事檔案管理的重要作用分析

（一）人事檔案是科學(xué)選拔、任用干部的重要依據(jù)

干部的選拔與任用必須有依據(jù)，確保能夠知人善任、選賢任能。在人事檔案中記錄了干部在各個(gè)時(shí)期的基本情況，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員以及決策者提供重要的參考價(jià)值，確保其能充分了解將要任命的干部。因此人事檔案則為干部的選拔與人用提供了重要的依據(jù)。

（二）人事檔案關(guān)系著每個(gè)人的切身利益

做好人事檔案管理工作，必然能增強(qiáng)企事業(yè)單位員工的歸屬感。并且隨著社會福利制度的不斷深入發(fā)展，今后人事檔案將會作為個(gè)人參加社會保障的重要憑證。所以人事檔案關(guān)乎每個(gè)人的切身利益。

（三）人事檔案有利于促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展

從人事檔案的內(nèi)容來說，它記載了一個(gè)人的成長與發(fā)展，是一個(gè)人社會經(jīng)歷的真實(shí)反映。與此同時(shí)，人事檔案也較為客觀的記錄了一個(gè)人的能力與素質(zhì)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，未來的人力資源流動(dòng)將更加頻繁，而人事檔案則可以作為衡量一個(gè)人能力重要憑證，將會面臨更多的需求。因此不斷完善與推動(dòng)人事檔案工作的發(fā)展，就可以促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

2 新時(shí)期人事檔案管理中存在的主要問題

（一）由于人為或歷史原因等，人事檔案存在失真、內(nèi)容不全等問題

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種企事業(yè)單位人員的選拔、任免等都離不開人事檔案管理。人事檔案數(shù)量越來越多，給管理帶來了嚴(yán)重的困難。尤其是認(rèn)識電感的多樣性與載體方式的變化等，導(dǎo)致人事檔案管理問題越來越多。具體表現(xiàn)為人事檔案內(nèi)容不全面，甚至存在失真的現(xiàn)象。這就導(dǎo)致人事檔案無法提供較為全面的參考，使得人事檔案失去了意義。究其原因不外乎兩種，一是人事檔案管理人員意識不強(qiáng)，人為一些信息沒有必要填寫；另一原因則是人事檔案管理人員不專業(yè)，導(dǎo)致人事信息丟失。

（二）人事檔案的多頭非制度化管理，束縛了人才的自由流動(dòng)

傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)椴煌晟频臋n案管理制度導(dǎo)致人事檔案多頭非制度化管理。這樣一來就為各單位互相推諉、扯皮留下了空間，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率。與此同時(shí)，這種管理制度還導(dǎo)致人事檔案使用的范圍縮小，其利用率不高。

（三）人事檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提升

人事檔案管理工作內(nèi)容眾多，勞動(dòng)符合高，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前不斷加快的生活與工作節(jié)奏。但是人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)展仍然緩慢，比如說一些管理人員仍然使用手工抄寫的方式。一方面，一些工作人員能力較低，無法使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，另一方面一些人事管理軟件無法做到互相兼容，嚴(yán)重降低了工作效率。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍需提高

人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，急缺高素質(zhì)的人事管理人才是當(dāng)前人事檔案管理工作中最為嚴(yán)重的一個(gè)問題。一些從事人事檔案管理的工作人員并非專業(yè)人員，或者專業(yè)的人事檔案管理人員在其他工作方面有所欠缺。當(dāng)前人事檔案管理最為迫切需求的是復(fù)合型人才。但是因?yàn)樵摴ぷ鞯奶攸c(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案管理人員無較大的發(fā)展空間，因此流動(dòng)性較大，工作人員工作積極性不高。

3 加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作的對對策與建議

（一）加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、制度化與法制化

今后在開展人事檔案管理工作時(shí)，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化與法制化。為此，筆者認(rèn)為首先應(yīng)該根據(jù)檔案收集制度，構(gòu)建完善的人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。在此基礎(chǔ)上充分發(fā)揮人事檔案工作的特性，確保工作的順利開展。其次，要健全完善人事檔案的鑒別與歸檔制度，確保工作人員嚴(yán)格落實(shí)，便于人事檔案管理補(bǔ)缺查漏。第三，嚴(yán)格加強(qiáng)對人員的管理，避免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)?shù)热藶樵驅(qū)е氯耸聶n案的損害事故。

（二）建立培訓(xùn)機(jī)制，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作工作繁多，任務(wù)較重，這就要求工作人員必須有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，確保其能耐得住人事檔案管理工作的寂寞與清貧。為此，就必須建立科學(xué)、完善的培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容必須全面，一方面要從工作能力與責(zé)任意識入手，打造一支工作作風(fēng)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力精的隊(duì)伍；另一方面也要實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的多維度、多廣度，為人事檔案管理工作培養(yǎng)更多的復(fù)合型人才，從而不斷提高人事檔案管理的效率。

（三）加強(qiáng)宣傳教育，提高全員的檔案意識

通過宣傳教育，不斷提高全員的檔案意識是新形勢下加強(qiáng)人事檔案管理工作的主要措施。要采用廣播、電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等多種形式進(jìn)行宣傳，引導(dǎo)人們充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，從而形成良好的工作氛圍。

（四）不斷推動(dòng)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化

要進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，促使認(rèn)識檔案館里工作不斷向信息化與現(xiàn)代化邁進(jìn)。為此要將人事檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，借助信息化的手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率。與此同時(shí)，要推動(dòng)人事檔案管理軟件的開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)多種功能的整合，做好軟件間的相互兼容工作，這樣一來人事檔案管理就能夠借助先進(jìn)的工作平臺實(shí)現(xiàn)新跨越，在提高工作效率的同時(shí)不斷拓寬應(yīng)用領(lǐng)域。

結(jié)語：綜上所述，我們要認(rèn)識到我國的人事檔案管理工作已經(jīng)步入了一個(gè)嶄新的階段，逐步趨于成熟。在這一個(gè)階段中因?yàn)槭袌鰧θ瞬刨Y源的配置，導(dǎo)致人事檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。再加上傳統(tǒng)的人事檔案管理理念與方法與高速發(fā)展的信息化社會脫節(jié)，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在諸多弊端。這就要求人事檔案管理人員要進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作的制度與體系。要加大培訓(xùn)，不斷提高工作人員的能力，并要提高他們的檔案管理意思。與此同時(shí)還要將人事檔案管理與信息化相結(jié)合，推動(dòng)人事檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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