信息時代電子檔案管理探究

張文菊

摘 要：隨著信息時代的來臨，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域，而在檔案管理中信息技術(shù)也得到應(yīng)用，使得電子檔案得以出現(xiàn)，這是時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是檔案管理中不可或缺的一部分。接下來在本文中主要針對電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，列舉電子檔案的優(yōu)勢，并提出相應(yīng)的建議，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案；特點(diǎn)；優(yōu)勢；管理

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷升級，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為社會的主流，尤其是與通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合之后，就誕生了電子檔案，有效改變了傳統(tǒng)手工檔案管理模式。這里所提到的電子檔案其實(shí)就是指社會實(shí)踐活動中形成的、具有一定保存價值、可以通過計算機(jī)技術(shù)存儲的記錄信息，電子檔案的存儲方式和管理方式都與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，這是對檔案管理的一次革命。那么電子檔案究竟具有哪些特點(diǎn)和優(yōu)勢，能夠快速取代紙質(zhì)檔案。

2 電子檔案的特點(diǎn)分析

1、文件記錄形式多樣性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，管理人員所從事的工作都是由人工完成的，工作量較大，效率較低，經(jīng)常會出現(xiàn)各種質(zhì)量和數(shù)據(jù)問題，而且在需要查閱檔案時，必須要進(jìn)行仔細(xì)翻閱，不具備查閱檢索的功能，無法將檔案的真正價值發(fā)揮出來。而電子檔案是依靠了計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，只需要在計算機(jī)上錄入檔案信息，然后就可以實(shí)現(xiàn)分檔、存儲，文件記錄形式多種多樣，不會受到某些因素的限制。

2、非直讀性

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，具有非直讀性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以通過人眼直觀地了解到其中的內(nèi)容，而電子檔案必須要以數(shù)字編碼的形式記錄到載體上，然后通過將載體進(jìn)行播放，這樣才可以通過計算機(jī)看到電子檔案中的內(nèi)容，最為常見的就是磁帶和光盤，能夠有效壓縮檔案信息，在觀看時需要經(jīng)過解壓和解密，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的查閱。

3、依賴性

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，對數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性，電子檔案必須要依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)才能發(fā)揮作用，還原電子檔案的信息，而且電子檔案前身只是電子文件，操作者容易將其混淆，必須要對電子檔案進(jìn)行背景補(bǔ)充，這樣才可更好地對電子檔案進(jìn)行辨別，實(shí)現(xiàn)電子檔案的真正價值。

3 基于電子檔案的特點(diǎn)分析電子檔案的優(yōu)越性

1、電子檔案的使用有效提高工作效率

在現(xiàn)代社會中，每天都會有大量信息的涌入，工作人員需要對信息進(jìn)行收集、整理、存儲、分檔等工作，還要進(jìn)行檢索等程序，如果完全依靠人工操作，那將會導(dǎo)致工作人員工作量較大，出現(xiàn)各種問題。但是電子檔案的出現(xiàn)有效降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，還提高了檢索效率和速度，工作人員只需掌握相關(guān)軟件就可以完成對電子檔案的處理和管理工作。

2、電子檔案有利于對遺漏文件進(jìn)行補(bǔ)漏

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，經(jīng)常由于檔案管理人員的疏忽，導(dǎo)致文件收集不全或漏記的問題出現(xiàn)，這就需要對檔案進(jìn)行重新整理，將漏記的信息進(jìn)行填寫，增加了工作量，浪費(fèi)了大量人力資源。但是在電子檔案出現(xiàn)后，就可以通過微機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的查找，將所漏記的信息在電子文件上進(jìn)行填寫，然后就可以整理歸檔，不僅提高了工作效率，還節(jié)省了大量的人力資源，快速提升了業(yè)務(wù)水平。

3、電子檔案有利于文檔的保密

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，查閱者想要查閱相關(guān)檔案，必須要找到整卷檔案，然后逐一查找，在這個過程中就有可能造成重要信息的泄露，保密效果不好。但是電子檔案采用的是電子文件形式進(jìn)行管理，可以將整卷文件分離開，只需要檢索某一部分信息就可以，不會導(dǎo)致其他信息的出現(xiàn)，這就增強(qiáng)了文件的保密效果。

三、在信息時代背景下如何提升電子檔案管理水平

1、加強(qiáng)對電子文件統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的建立

檔案管理部門要加強(qiáng)對文件和檔案的同步發(fā)展，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，在電子文件完成后，要立刻交由檔案部門，要對文件信息進(jìn)行檢查，然后建檔，中間各個環(huán)節(jié)都需要檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督管理；其次，還要加強(qiáng)對電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，要將所有文件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，有效保證文件信息的真實(shí)性和原始性。

2、加強(qiáng)對電子檔案可轉(zhuǎn)換性的嚴(yán)格控制

由于電子文件的特殊性，可以根據(jù)載體的不同，而實(shí)現(xiàn)文字字體和簽名等方面的改變，然后只需要通過計算機(jī)的基本功能就可以實(shí)現(xiàn)還原，但是在這個過程中無法保障電子文件的原始性。不過可以通過計算機(jī)更高的功能實(shí)現(xiàn)對電子文件資料的保護(hù)，可以對文檔進(jìn)行只讀模式設(shè)置，或者對重要電子文件進(jìn)行加密處理，這樣就可以有效降低文件信息的泄露。但是在形成第一手電子文檔時，盡量要對電子文檔進(jìn)行備份，這樣即使文檔格式發(fā)生轉(zhuǎn)換，也可以檢查電子文檔內(nèi)容是否真實(shí)。

3、加強(qiáng)電子檔案使用中的控制和管理

在電子檔案歸檔時，必須要根據(jù)各個單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的電子檔案管理制度，要注重對使用過程中細(xì)節(jié)方面的管理，要做到有章可循。首先要對電子檔案的使用建立權(quán)限審核，根據(jù)不同人員的職能進(jìn)行劃分，必須要在系統(tǒng)上輸入相應(yīng)的權(quán)限才可以進(jìn)行使用。其次，當(dāng)電子檔案使用完后，要對電子檔案進(jìn)行拷貝制作，盡量不要將原檔案放在計算機(jī)上。最后，要加強(qiáng)對電子檔案的加密，主要是針對一些重要信息，根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。

4、加強(qiáng)對電子檔案專業(yè)人才隊伍的建設(shè)

目前我國在電子檔案管理方面的專業(yè)人才較好，這直接抑制了我國檔案管理水平的提升。首先，要加強(qiáng)對檔案專業(yè)技術(shù)人員的招聘，盡量選擇一些職業(yè)道德較強(qiáng)的人員。其次，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。

4 結(jié)束語

在信息時代的今天，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)被社會所淘汰，必須要加強(qiáng)對電子檔案的應(yīng)用，積極培養(yǎng)電子檔案專業(yè)管理人才，加強(qiáng)對電子檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，快速提升電子檔案的管理水平。

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