淺析醫(yī)院人事檔案資源的信息化管理

年慶娟

【摘 要】改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法，推進(jìn)辦公自動化、實(shí)現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享和知識管理。管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通，做好人事檔案管理工作為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 人事檔案 信息化 管理

【Abstract】Change the traditional personnel file management method， and promote the office automation， information resource network sharing and knowledge management. Management mode from static management to dynamic management， to achieve the file management information， strengthen communication between personnel and service agencies， to do a good job in the management of personnel files to provide a reliable basis for decision-making.

【Key words】Hospital； Personnel file； Promotion of information technology； Administration

引 言

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復(fù)雜的人員構(gòu)成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，醫(yī)療部門、財(cái)價(jià)、設(shè)備管理等主干網(wǎng)絡(luò)也相繼實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。

1、目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個(gè)人信息狀況。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，其局限性日益明顯。

1.1 檔案管理意識淡薄

長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因而在實(shí)際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。

1.2 人工操作歸檔，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確性難以保證

醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員2 000余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學(xué)習(xí)進(jìn)修等），許多材料需要同時(shí)歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。

當(dāng)前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時(shí)歸檔，遇到檔案信息查詢時(shí)，則檔案信息的準(zhǔn)確性不高。同時(shí)在個(gè)人考查、核定工資、家庭調(diào)查等情況時(shí)需調(diào)閱個(gè)人檔案對原始資料進(jìn)行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確性難以保證的情形。

1.3 檔案資料管理困難，利用率低下

目前的檔案管理，因?yàn)檫€沒有完全實(shí)行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時(shí)，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關(guān)人事資料，極大地影響了工作效率。

1.4 檔案管理人員自身素質(zhì)較低

人員配備不齊，在有些領(lǐng)導(dǎo)眼里，認(rèn)為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有70多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結(jié)構(gòu)及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。

2、醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點(diǎn)

2.1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（1） 提高檔案管理工作的效率。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計(jì)時(shí)既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

（2） 提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者知人、認(rèn)人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以及時(shí)給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調(diào)整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。

（3） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹?，減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。

2.2 檔案信息化管理的不足

醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也認(rèn)識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實(shí)性問題。由于原始信息是經(jīng)管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因?yàn)殇浫脒^程中的手誤而出錯(cuò)，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強(qiáng)的機(jī)密性，所以信息資源共享必須嚴(yán)格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權(quán)限，只有檔案管理人員和主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查閱個(gè)人檔案材料。增強(qiáng)人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價(jià)值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。endprint

3、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系

3.1 建立健全醫(yī)院人事檔案管理體制

信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院人事檔案部門要積極創(chuàng)造條件， 建立健全人事檔案信息化管理體制，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

（1） 提高檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識。重視人才培養(yǎng)，加強(qiáng)對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、自學(xué)等形式提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，逐步地建立檔案管理人才梯隊(duì)。 使他們成為掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的檔案管理專業(yè)人員。

檔案信息資源的開發(fā)和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應(yīng)用和交流的基礎(chǔ)，開發(fā)信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進(jìn)行深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內(nèi)容和更好的服務(wù)給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠(yuǎn)程診、網(wǎng)絡(luò)傳遞、文件載體等，進(jìn)行醫(yī)院檔案的電子化管理。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)是檢索方便、快捷，并適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)傳輸有傳統(tǒng)傳輸方式無法比擬的優(yōu)勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴(kuò)大，易于保管。它的占用空間小，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。以檔案信息的開發(fā)利用，帶動豐富檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中得到持續(xù)、健康發(fā)展。

結(jié) 論

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。人事檔案管理它在醫(yī)院發(fā)展中所處的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性地位不容忽視，它的這種地位和作用將隨著醫(yī)院的發(fā)展而逐漸凸顯。當(dāng)前，隨著以知識、信息、服務(wù)為特征的新時(shí)代的到來，一方面我們必須更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、方法，迎接新挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)新局面；另一方面，加快人事檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更替?zhèn)€人最新信息，保證人事檔案的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)人的信息化管理，同時(shí)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)人才資源共享，使人事檔案管理逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，在深化醫(yī)院改革、促進(jìn)人才發(fā)展、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用。只有重視和加強(qiáng)人事檔案管理工作，樹立科學(xué)的發(fā)展觀，才能讓人事檔案管理工作盡快駛?cè)诵畔⑸鐣目燔嚨?，才能使人事檔案工作及時(shí)有效地為用人單位的領(lǐng)導(dǎo)者提供決策服務(wù)，為推動醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院的快速發(fā)展，加快改革步伐，在醫(yī)療、科研、教學(xué)及選拔人才等方面發(fā)揮更大作用。

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