國有企業(yè)檔案管理中保密工作的實踐與思考

馮軼雯

摘 要：國有企業(yè)涉密檔案事關(guān)國家利益和安全，隨著辦公自動化普及和信息公開化程度增高，保密工作的難度也隨之增加，因此在檔案管理工作中，要從人員、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)三方面加強保密工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密

一、檔案管理人員在檔案利用過程中的保密工作

（一）檔案保密工作的宣傳。國有企業(yè)檔案管理和利用過程中，檔案法制宣傳是一項重要工作。企業(yè)員工在享受檔案信息資源的同時，必須依法履行對秘密信息保密的義務(wù)。在日常使用檔案過程中，正確處理好使用與保密二者的關(guān)系是其關(guān)鍵所在。檔案管理人員開展面向本企業(yè)全體員工保密工作的宣傳，是加強檔案保密建設(shè)的客觀要求，可使檔案利用者知曉檔案法規(guī)，明確法律責(zé)任與違法行為界限等，從而做到遵規(guī)守法，避免違法行為。

（二）檔案利用過程的監(jiān)督。具體來說，開展檔案利用監(jiān)督可從兩方面實施：（1）抓好制度建設(shè)。企業(yè)檔案管理制度一般包括保密、借閱、利用、數(shù)據(jù)維護等內(nèi)容，根據(jù)實際情況，可對不同職務(wù)層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作有章可循，確保不失密不泄密。（2）執(zhí)行監(jiān)督措施。在利用過程中，檔案管理人員要根據(jù)利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護，防止利用者損毀、涂改、偽造檔案。

（三）檔案保密與利用的關(guān)系。檔案是一種信息資源，最終目的就是利用，保密檔案也不例，如果檔案管理人員對保密檔案的認識模糊不清，只為圖省事而對保密檔案嚴防死守，將會使企業(yè)中很多具有較高社會使用價值的檔案長期被束之高閣，造成了檔案息資源的浪費。其實，檔案的開放利用與保密是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，對檔案而言，保密并非完全不開放利用，而是有時間、地點、范圍限制的開放利用。因此企業(yè)的檔案保密工作，要以依法管理為主要手段，以服務(wù)企業(yè)重點工作為最終目的，在確保不失密、不泄密的前提下切實做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的價值。

二、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房管理中的保密工作。庫房管理是檔案保密的重點。檔案庫房應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，面積應(yīng)有一定的發(fā)展余地，配備滅火器、空調(diào)、去濕機等設(shè)備，庫房門等應(yīng)專門加固以防盜竊，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開。

（二）檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是根據(jù)本企業(yè)工作需要，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實和歷史作用，全面確定檔案的保存價值，最終準確判定保管期限。而保密期限的確定，則是根據(jù)秘密事項在一定時間內(nèi)如被泄露，將對社會或本單位的安全和利益造成的危害來確定的?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中明確：“絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年?！庇纱丝芍?，企業(yè)在保密期限未到前，應(yīng)當采取有效保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（三）涉密檔案的科學(xué)管理。由于企業(yè)的涉密檔案數(shù)量一般不多，且多以秘密級為主，因此，在日常工作中容易將密級與非密文件混合組卷、保管或提供，造成秘密擴散。對此，可以采取分段治理的辦法，對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件保持原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對外單位人員查檔時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。在今后工作中，對密級文件應(yīng)當單份盒裝保存，以徹底解決密級與非密文件混卷以及涉密檔案文件調(diào)密不便等問題。

三、檔案技術(shù)防范在電子檔案保管過程中的保密工作

（一）加強監(jiān)督檢查。現(xiàn)在企業(yè)用于辦公的計算機大多配置較好，而有的工作人員貪圖方便，不愿意使用專門用于處理機密信息的計算機，直接在上互聯(lián)網(wǎng)的計算機上處理涉密信息，給保密檔案埋下了嚴重安全隱患，因此，在電子檔案的使用和保管過程中，要接受技術(shù)部門和保密部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期或不定期進行檢查，及時堵塞安全漏洞。

（二）規(guī)范維護和維修。保密檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)及時備份，如出現(xiàn)硬件損壞或數(shù)據(jù)丟失等故障，必須由技術(shù)部門和保密部門指定的單位和人員進行維護和維修，不得自行維修或交由社會上的計算機公司進行維修。

（三）制訂技術(shù)防護措施。首先，存儲涉密文件應(yīng)采用密碼保護，重要的涉密文件應(yīng)采用專業(yè)加密軟件或硬件進行加密保護，密碼應(yīng)經(jīng)常更換。其次，要安裝正版殺毒軟件和防火墻，對計算機系統(tǒng)實時進行掃描和檢測，阻止計算機病毒進入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，經(jīng)常對服務(wù)器和客戶端查殺病毒。第三，處理涉密信息時，要打開視頻干擾儀，對網(wǎng)線等數(shù)據(jù)線實行屏蔽，防止電磁波輻射泄密。

（四）嚴格落實銷毀措施。涉密數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)報廢時，必須進行清點、登記并建立銷毀檔案，不得自行簡單處理后進行捐贈或當廢品出售。對涉密的存儲介質(zhì)，即使在保修期內(nèi)，也不要“以舊換新”，而應(yīng)另外購買新的存儲介質(zhì)，以消除隱患。檔案管理中保密工作是一項必須長期堅持的工作，要層層把關(guān)，環(huán)環(huán)相扣，認真落實保密制度，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，不斷完善檔案保密各項工作，以更好地促進國有企業(yè)又好又快向前發(fā)展。

參考文獻：

[1] 李中華.如何在利用中加強檔案保密工作[J]. 陜西檔案. 2006（04）