干部人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與思考

宋淑芹

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441）

干部人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與思考

宋淑芹

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441）

干部人事檔案管理工作存在諸多問題，影響其作用的發(fā)揮。干部人事檔案管理應(yīng)創(chuàng)新工作制度、創(chuàng)新工作方法、建設(shè)管理隊伍。

干部人事；檔案管理；發(fā)展；思考

干部人事檔案是我們黨選人用人和正確使用干部的重要依據(jù)。干部人事制度改革的深化、干部工作的規(guī)范化、公務(wù)員管理的法制化，為干部人事檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，如何提高干部人事檔案管理工作水平，更快更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作的一個重要課題。

一、當(dāng)前干部人事檔案管理的問題不容忽視

1.內(nèi)容充實性問題。干部人事檔案管理的基本任務(wù)是收集有價值的材料和信息，只有不斷完善充實檔案內(nèi)容，才能夠全面、客觀地反映干部的情況。目前，干部人事檔案中重要材料差缺現(xiàn)象普遍存在，一些無使用價值的檔案材料卻歸入到檔案中來。干部履歷表、入黨志愿書、工資套改表、學(xué)歷、培訓(xùn)、獎懲、晉升、職稱等反映干部基本情況、使用率較高的材料沒能及時收集歸檔，特別是近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德才表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料，如測評分數(shù)、定編定崗批文、聘用合同書等等沒能及時補充到干部人事檔案中來。傳統(tǒng)的干部人事檔案材料收集范圍與新時期人事信息資料的形成已不相適應(yīng)。

2.材料真實性問題。干部人事檔案管理的核心就是確保檔案材料的真實性、嚴肅性和可靠性，只有真實可靠的檔案信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。當(dāng)前，干部人事檔案中出現(xiàn)涂改、造假現(xiàn)象屢見不鮮，年齡越填越小、工齡越填越早、黨齡越填越長、學(xué)歷越填填高，假姓名、假職稱、假獎勵多處可見。

3.信息利用率問題。信息資源開發(fā)利用的成效是衡量干部人事檔案工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有加強信息綜合分析和預(yù)測研究，提供專題信息、咨詢意見、政策建議，才能更好的發(fā)揮干部人事檔案管理的作用。據(jù)調(diào)查，絕大多數(shù)干部人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料，翻閱紙質(zhì)文本，干部檔案信息處于單一的紙質(zhì)檔案信息，檔案信息服務(wù)也處于一種被動的、落后的等客上門服務(wù)狀態(tài)，有的管檔單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構(gòu)建一套完整科學(xué)的電子檔案，充分實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)檢索。目前，困擾干部人事檔案信息開發(fā)利用的難點是在整合干部人事信息，實現(xiàn)資源共享上缺乏可操作性、實用性強的干部信息管理系統(tǒng)軟件。

二、干部人事檔案管理存在問題的原因分析

1.工作機制不夠健全。一是管理體制不夠健全，檔案管理混亂。據(jù)調(diào)查一些干部人事檔案由各主管部門管理，而且沒有專用的檔案庫房，有的檔案堆放在陰暗潮濕的旮旯里，有的檔案鎖在領(lǐng)導(dǎo)或人事干部的抽屜里，少數(shù)干部人事檔案由干部本人保管，甚至有些干部對自己的人事檔案存放何處都不知道，沒有形成統(tǒng)一的管理體制；二是制度落實不到位，管理不嚴格。各管檔單位都制定了檔案管理制度，但在實際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時回復(fù)回執(zhí)單、不準(zhǔn)時歸還檔案等。由于制度落實不到位，管理不嚴格，涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料時有發(fā)生。三是制度有些滯后，不夠完善。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部信息形態(tài)、檔案的整理、保管和利用手段以及業(yè)務(wù)范圍也隨著發(fā)生了變化，有些舊的管理制度已不適應(yīng)新的社會發(fā)展的要求，需要進一步修訂完善。

2.思想認識不夠到位。在干部工作中，干部人事檔案管理工作一直處于幺門，用起來重要，抓起來次要，忙起來不要，思想認識不夠到位。一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠到位。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠，認為檔案管理工作既不能為單位扛牌子，爭位子，相反地還要花人力物力搞投入，因此對干部檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入不重視、不研究、不解決，當(dāng)作可有可無的工作。二是人員配備不到位。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，配備專職人員很少。這些兼職人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事比較多，無法集中精力做好檔案管理工作，檔案材料收集不齊全、不按時歸檔，甚至將干部交給的歸檔材料弄丟了等現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、規(guī)范干部人事檔案管理的著力點

1.創(chuàng)新工作方法和手段。要加大干部人事檔案工作信息化建設(shè)的力度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進工作方式，優(yōu)化工作流程，逐步實現(xiàn)干部檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。要進一步利用好現(xiàn)有的《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》軟件程序，建立起內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確可靠的人員信息庫。要建立干部信息適時更新制度，使干部信息及時得到維護，隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供最新最實的信息。要提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

2.創(chuàng)新工作制度。要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、干部人事檔案質(zhì)量通報登記等檔案管理制度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問題，確保檔案內(nèi)容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強干部檔案管理部門與紀(jì)檢、監(jiān)察、政法、教育、審計等形成干部檔案材料部門的協(xié)調(diào)配合，加強組織人事部門內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。要建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度，保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時。3.創(chuàng)新思想觀念。要提高思想認識，加強對干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把干部人事檔案工作列入重要議事日程，長期有目標(biāo)、年年有計劃、季季有活動、月月有落實。要從信息資源的角度管理干部檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作，加強對干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)干部人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把干部人事檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。