淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作思路

李亮對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案館

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淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作思路

李亮
對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案館

[摘要]呼嘯而至的大數(shù)據(jù)時(shí)代正在悄然改變?nèi)藗兊纳睢⒐ぷ?、思維方式，高校檔案工作在此時(shí)代背景下迎來了機(jī)遇也迎來了挑戰(zhàn)。本文旨在分析大數(shù)據(jù)和高校檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)上，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作的新思路。

當(dāng)人們剛剛適應(yīng)信息時(shí)代的工作生活方式時(shí)，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)以其山呼海嘯的速度改變著人們的生產(chǎn)、生活和思維方式。大數(shù)據(jù)是近年來隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新的科技名詞，他已經(jīng)在商業(yè)、學(xué)術(shù)、科技等領(lǐng)域得到了應(yīng)用。作為真實(shí)記錄學(xué)校在教學(xué)、科研等活動(dòng)并且是各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)終點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)，也迎來了檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作也面臨新的變革。面對大數(shù)據(jù)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，將“大數(shù)據(jù)”與高校檔案工作有機(jī)結(jié)合，滿足師生、社會(huì)的需求，提升檔案利用價(jià)值，是高校檔案管理部門應(yīng)該面臨的重要任務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)特性

“大數(shù)據(jù)時(shí)代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來越多的人提起與應(yīng)用，人們用它來描述信息爆炸時(shí)代的海量數(shù)據(jù)，近年來已經(jīng)在商界、科技界廣泛應(yīng)用。但是理論界尚未對“大數(shù)據(jù)”形成統(tǒng)一的定義，但是一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)不是簡單的對數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)種類龐雜的信息中通過數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析來獲取有效信息的一種觀念、技術(shù)和方法的統(tǒng)稱。

與“大數(shù)據(jù)”定義不同，大數(shù)據(jù)的特征普遍得到業(yè)界共識，即大數(shù)據(jù)一般歸納為4V：數(shù)據(jù)量巨大（Volume），從TB級躍升到PB級甚至ZB級，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)流和大數(shù)據(jù)移動(dòng)性，此特性要求必須在第一時(shí)間處理數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)種類繁多（Variety），數(shù)據(jù)種類不僅包括文檔、圖片等傳統(tǒng)類型，還包括視頻、音頻、網(wǎng)頁、電子郵件等；數(shù)據(jù)價(jià)值高（Value），此特性是大數(shù)據(jù)運(yùn)用的真實(shí)意義所在，其價(jià)值具有稀缺性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新特性

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，使人們對信息資源的認(rèn)識更進(jìn)一步，同時(shí)也提出了新的需求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的大環(huán)境下，學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門均上線各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)也有了新的變化，同時(shí)對檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。

1、檔案數(shù)據(jù)量巨大

高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種活動(dòng)中直接形成的、清晰的原始信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（例如公文系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生成績系統(tǒng)）每時(shí)每刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)量，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生一切的具有保存價(jià)值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數(shù)據(jù)量將大的驚人。同時(shí)，科技的進(jìn)步直接導(dǎo)致各種數(shù)碼設(shè)備的普遍使用，形成各部門各種活動(dòng)的照片視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。

另外，檔案數(shù)據(jù)還包括檔案本身的數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)，人工方式生成的數(shù)據(jù)。最普遍的就是將館藏實(shí)體檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，例如掃描、拍照，近幾年檔案數(shù)字化成都不斷增強(qiáng)，此部分檔案數(shù)據(jù)也在呈幾何級的速度增長。

2、檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)

高校檔案涉及高校內(nèi)的眾多業(yè)務(wù)，包括教學(xué)、科研、活動(dòng)等，這些業(yè)務(wù)部門的不同業(yè)務(wù)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)是各不相同的，形成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的態(tài)勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在的現(xiàn)象，而這些數(shù)據(jù)之間也并非毫無關(guān)聯(lián)，存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。

3、利用檔案需求多樣化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，在利用檔案數(shù)據(jù)方面設(shè)計(jì)教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個(gè)方面。首先，廣大師生對學(xué)校的政策、規(guī)定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發(fā)展的高校，高校的宣傳活動(dòng)必不可少，而宣傳活動(dòng)中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代不同使用者對各種類型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢。

4、高校檔案價(jià)值更加高精尖

大數(shù)據(jù)真正價(jià)值在于對海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘，得出真實(shí)可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的的信息。并且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是利用者可利用數(shù)據(jù)，因此，在對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案數(shù)據(jù)變得數(shù)量巨大、多源異構(gòu)、需求增多、數(shù)據(jù)高精尖化，給檔案發(fā)展帶來了機(jī)遇，同時(shí)也給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

1、大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)挑戰(zhàn)

檔案大數(shù)據(jù)化，使得高校檔案的數(shù)據(jù)必須具備大容量的存儲(chǔ)。對如此海量的檔案數(shù)據(jù)首先要將其保存下來，同時(shí)考慮到數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的特性，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同類型的數(shù)據(jù)中，另外存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不是簡單的存放，應(yīng)該彼此有關(guān)聯(lián)有機(jī)的進(jìn)行融合，因此不同存儲(chǔ)空間應(yīng)該有合理“連接器”。

2、檔案服務(wù)內(nèi)容、方式需革新

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案利用，走向了結(jié)論化、知識化和智能化，應(yīng)該改變以往簡單查閱、復(fù)制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數(shù)據(jù)中經(jīng)過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學(xué)人員的日益增多，學(xué)生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復(fù)印。

3、檔案信息安全受到威脅

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全受到了很大的威脅。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線，并未遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但是均需要與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對接；同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計(jì)；另外，在對結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)進(jìn)行融合時(shí)，可能會(huì)對傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來較大沖擊。

4、對檔案從業(yè)人員提出較高要求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時(shí)代特征，新的檔案管理業(yè)務(wù)對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業(yè)務(wù)，更要具備計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，并且具備較高的學(xué)習(xí)能力，才能不斷跟隨時(shí)代發(fā)展，做好檔案工作。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作思路

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務(wù)為宗旨，不斷改進(jìn)工作方式，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

1、建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合資源

高校各業(yè)務(wù)部門間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能采用不同的數(shù)據(jù)庫，而產(chǎn)生不同格式的數(shù)據(jù)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首要解決的數(shù)據(jù)問題。

對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用才能成為可能，分析挖掘海量數(shù)據(jù)才能成為可能。

2、改善工作模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，對傳

統(tǒng)的收、管、用，均提出了新的要求。

檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研，要針對不同數(shù)據(jù)類別采取不同的處理方法，與檔案系統(tǒng)建立接口；檔案的“管”要做到全技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已經(jīng)不可避免的涵蓋了計(jì)算機(jī)知識，同時(shí)海量的檔案數(shù)據(jù)處理也需要計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統(tǒng)日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是簡單的存放在那里的“死”數(shù)據(jù)，應(yīng)該“活”起來，而“活”即是對數(shù)據(jù)的分析與挖掘，應(yīng)該具備智能化的服務(wù)，真正為檔案利用者服務(wù)。

3、增強(qiáng)檔案信息安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強(qiáng)調(diào)檔案信息安全。首先要以技術(shù)為支撐，加強(qiáng)檔案信息安全全程管理。包括身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、密碼技術(shù)給數(shù)據(jù)加密、設(shè)置權(quán)限、做好備份機(jī)制、保留操作日志等。其次，要建立安全規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。特別要做好檔案開放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，在信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。

4、建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作，已經(jīng)不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復(fù)印，檔案從業(yè)人員應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案。這就對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要具備專業(yè)的檔案知識，還要有數(shù)據(jù)分析能力、數(shù)據(jù)建模分析能力和處理數(shù)據(jù)能力，最重要的是要具備較高的自學(xué)能力，緊跟不斷出現(xiàn)的時(shí)代要求，才能更好的做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作。

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