農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及對策建議

文/中國農(nóng)業(yè)科學院油料作物研究所；農(nóng)業(yè)部油料作物生物學與遺傳育種重點實驗室 殷艷

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學研究和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動的真實記錄和反映，是指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的主要依據(jù)。目前，農(nóng)業(yè)科技檔案以其強大的信息資源功能在我國 “三農(nóng)”工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，不論是科研還是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)等都離不開它，并且已成為農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的巨大推動力量。農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是一種潛在的生產(chǎn)力，如何做好其管理與利用工作則是促進這種潛在生產(chǎn)力向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的有效途徑。本文結(jié)合筆者所在單位中國農(nóng)業(yè)科學院油料作物研究所(以下簡稱油料所)，對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理進行探析，以期能促進農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源更好地開發(fā)利用,充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在我國農(nóng)業(yè)建設(shè)中的作用。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理日益規(guī)范化。近年來，國家和相關(guān)省市都制定并印發(fā)了系列檔案管理方面的制度，嚴格對檔案進行規(guī)范化管理，按照國家和省市檔案管理規(guī)定，依據(jù)《檔案法》，結(jié)合工作實際，各級部門也相應(yīng)建立健全了檔案管理各項工作制度，如檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案移交接收制度、檔案歸檔制度等，進一步完善了對于檔案的保管、使用、保密、歸檔的管理，將檔案工作進一步推上了規(guī)范化的管理軌道。

（二）管理任務(wù)越來越繁重。近年來，隨著我國對農(nóng)業(yè)科技的大力投入，農(nóng)業(yè)科技事業(yè)發(fā)展迅速，農(nóng)業(yè)科研經(jīng)費成倍增長，各類縱向、橫向科研課題在逐年增加，新興學科領(lǐng)域不斷涌現(xiàn)，大量新購各類科研儀器設(shè)備，各類實驗室、研究中心、試驗示范基地等不斷增加，國際交流與合作擴大，課題研究成果成倍增長，所有這些都大大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔內(nèi)容，增加其管理任務(wù)。同時，隨著電子檔案的大量出現(xiàn)和國家對檔案管理工作要求的日益規(guī)范化，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作任務(wù)日趨繁重，壓力越來越大。

（三）管理工作從屬化。由于長期以來對農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作缺乏高度的重視，在很多領(lǐng)導(dǎo)眼里，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作是一個毫無技術(shù)含量的工作，只是存存取取放放，檔案管理工作人員只是起到一個資料保管員的作用，因此檔案管理工作在許多單位處于從屬地位，對檔案管理工作資金投入不足，檔案管理工作人員處于邊緣化狀態(tài)，在職稱晉升、工資晉級、評優(yōu)、獎金分配等方面基本處于弱勢地位。甚至有些單位沒有專門的檔案室和檔案員，而是掛靠辦公室或其他相關(guān)部門，由辦公室人員兼任。這些嚴重影響了新型檔案管理模式的發(fā)展，使得檔案管理工作機制停滯不前。另外，由于檔案管理部門在各單位處于從屬地位，行政權(quán)限有限，造成在收集檔案的過程中，檔案部門很難對其他部門采取相應(yīng)的處罰措施，真正發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理對策

（一）把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中。把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，提高大家的歸檔意識。實行項目主持人（或項目首席專家）歸檔責任制，建立項目完成與檔案完卷一體化的“捆綁式”責任制，使項目（課題）責任人視建檔為自身業(yè)務(wù)的一部分，關(guān)注項目（課題）文件材料的齊全完整與系統(tǒng)化，從而保證科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)。把文件材料的形成、積累和歸檔作為有關(guān)人員職責和工作任務(wù)目標之一，用制度把它明確規(guī)定下來，檔案管理部門深入到各職能部門、課題組中去，了解工作情況，并為科技文件材料的形成、積累和歸檔創(chuàng)造方便條件，同時加強檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證科技文件材料的完整。

（二）加強制度建設(shè)，提升檔案管理水平。以建章立制為基礎(chǔ)，全面實行質(zhì)量和目標管理，用制度來規(guī)范檔案管理，并督促落實到各職能部門及課題組、兼職檔案員，實現(xiàn)檔案管理的制度化，維護農(nóng)業(yè)科技檔案的完整與安全，有效保護和利用檔案，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。在制度建設(shè)方面，油料所除了建立相應(yīng)的規(guī)章制度外，還做到了把檔案工作納入全所工作發(fā)展的軌道，堅持了“四個掛鉤”，即檔案工作與領(lǐng)導(dǎo)責任掛鉤、與單位及個人的年度工作任務(wù)掛鉤、與創(chuàng)建“文明處室”掛鉤、與評優(yōu)評先掛鉤，改變了過去僅依靠檔案人員“單兵作戰(zhàn)”的狀況，集全所工作的“合力”，促進了檔案工作的發(fā)展。

（三）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。油料所由分管所長領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，綜合檔案室隸屬信息中心領(lǐng)導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理全所各種門類、不同載體的檔案，保持了專職檔案人員的穩(wěn)定。為了把檔案工作的各項任務(wù)落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責任感，所里要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，并推薦具有一定思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力、對工作認真負責的兼職檔案員，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前所里已建立了有37 人組成的兼職檔案員隊伍，全所專兼職檔案員全部具有本科以上學歷，其中具有博士學位的有16 人，占檔案員總數(shù)的43.2%，形成了完善的所級檔案綜合管理體系，實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎(chǔ)。

（四）全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的最終目的，是為了提供利用，即充分發(fā)揮科技檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為我國農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)，科技檔案利用的社會價值，就是直接為國家創(chuàng)造財富。科技檔案能否轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。通過改革和創(chuàng)新，向收集、加工、整理、傳播、研究和利用知識的知識服務(wù)行業(yè)發(fā)展，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作成為農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要支撐體系，要在實現(xiàn)資源整合的基礎(chǔ)上，面向農(nóng)業(yè)科技工作者提供參考咨詢、定題和專題信息服務(wù)、動態(tài)信息提供、個性化信息推送、借閱等服務(wù)。通過充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案：一是提高科研項目的競爭力和獲準率，保證科研項目的順利完成。如油料所科研人員在申報項目、獎勵、專利、項目驗收等方面充分利用檔案資料，對檔案資源的充分利用，給他們的科研工作帶來了豐厚回報。油料所已主持承擔國內(nèi)外各類科研項目1400 多項，培育油料品種160 個，主持獲各類科技成果獎勵145 項，其中國家成果獎19 項，高居國內(nèi)油料科研機構(gòu)之首。部分研究成果達到國際領(lǐng)先或先進水平。油料所先后引領(lǐng)和推動了我國油菜產(chǎn)業(yè)三次跨越發(fā)展，累計為社會創(chuàng)造效益1000 億元以上。二是利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，直接指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，開展科技扶貧?？萍紮n案不被利用，扶貧工作就不會在短期內(nèi)打開局面，再好的科研成果也得不到社會的承認和支持。三是利用檔案信息資源，為成果管理服務(wù)，科技檔案在編寫參考資料方面，也是必不可少的。例如，油料所為了使更多的成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，上級要求對建所以來的科技成果進行全面清理。為此，搞成果管理的同志，調(diào)閱了建所以來的所有成果檔案，編寫了84 項科技成果目錄表，并按授獎的類別進行了歸類整理，列成簡介表，將成果管理工作分為三階段，寫出油料所科研成果及成果管理總結(jié)報告。此項編研工作摸清“家底”，又為利用成果提供了方便。

三、結(jié)束語

綜上所述，為做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，大力促進農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，切實發(fā)揮好其在我國農(nóng)業(yè)發(fā)展中的重要作用，就必須把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，加強制度建設(shè)，提升檔案管理水平，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案。

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