淺談如何做好會計檔案鑒定銷毀工作

文/中船重工集團公司726 所 吳春紅

一、正確認識會計檔案鑒定銷毀工作的重要性

會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，主要包括：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他應當保存的會計資料。會計檔案是各單位的重要檔案，長期以來，各單位都重視接收歸檔工作，對會計檔案鑒定銷毀工作的開展存在著一定的滯后性，“存而不鑒，鑒而不銷”的現(xiàn)象普遍存在，導致越積越多，成為會計檔案管理中的瓶頸問題。以本單位為例，一年接收會計憑證約600 多卷，會計賬簿100 多卷、財務報表50 多卷，如果一味重接收歸檔，輕鑒定銷毀，導致館藏數(shù)量不斷膨脹，給庫房設備和存儲空間造成很大的浪費，所以一定要正確認識鑒定銷毀工作的重要性。

近年來，國家也越發(fā)重視優(yōu)化館藏檔案資源問題，把鑒定銷毀工作作為檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容來對待。如年初國家和上級機關(guān)下發(fā)檔案工作計劃時，都強調(diào)各單位要制定鑒定計劃，定期開展鑒定銷毀工作。集團公司對各成員單位檔案工作進行考評時，在考評細則中明確指出鑒定工作的分值為必得項。所以，必須重視并及時開展會計檔案鑒定銷毀工作，進一步完善會計檔案的管理和利用工作，優(yōu)化檔案資源配置，使各單位的人、財、物得到合理分配和使用。

二、做好會計檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）規(guī)范管理，建立健全會計檔案管理制度。根據(jù)《會計法》《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）等各項規(guī)章制度，本所建立了一整套會計檔案管理制度，及時完善會計檔案鑒定銷毀制度，引導鑒定工作按程序進行，規(guī)范銷毀流程，使鑒定工作從組織領(lǐng)導到銷毀檔案都有章可循，增強鑒定工作的科學性和可操作性，使檔案工作更加規(guī)范化和標準化。會計檔案鑒定銷毀工作是一項慎重而復雜的工程，只有建立一套完備的鑒定銷毀機制，并持之以恒地貫徹執(zhí)行，才能不斷提高會計檔案鑒定工作質(zhì)量，使會計檔案鑒定銷毀工作開展得更加有條不紊。

（二）加強管理，有序開展鑒定銷毀工作。按照《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）規(guī)定，會計檔案保管期限從會計年度終了后的第一天算起，總賬、明細賬、日記賬、憑證等保管期限為15 年；月度、季度、半年度財務會計報告等保管期限為5 年，年度財務會計報告、會計檔案移交、保管、銷毀清冊等保管期限為永久。為保證鑒定銷毀工作按時、有序開展，本所成立會計檔案鑒定小組，由主管領(lǐng)導和檔案部門、財務部門、審計部門等組成。年初由檔案部門按照鑒定工作有關(guān)規(guī)定，對照“會計檔案保管期限表”，對庫存保管期滿的會計檔案，進行逐份鑒定和嚴格審查，對沒有保存價值，需要剔除銷毀的檔案，編制《會計檔案鑒定銷毀計劃》和《銷毀清冊》，詳細列出需要銷毀的會計檔案名稱、卷數(shù)、起止日期等內(nèi)容，向鑒定工作小組提交鑒定銷毀意見，征得同意并簽署后，將銷毀計劃、銷毀清冊等文件以正式紅頭文件形式，向上級主管部門提出銷毀申請。經(jīng)上級主管部門批準后，由單位檔案部門、會計部門、審計部門共同負責組織銷毀工作，共同派員監(jiān)銷；如果電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統(tǒng)管理機構(gòu)派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，對需要銷毀的會計檔案進行認真整理、清點核對，準確無誤后封箱，共同送造紙廠銷毀；銷毀后，監(jiān)銷人在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。最終將會計檔案銷毀清冊及鑒定銷毀過程中形成的文件組卷歸檔，以留存查。

（三）強調(diào)謹慎、穩(wěn)妥原則，正確鑒別存毀問題。會計檔案鑒定銷毀工作是一項政策性很強的工作，必須強調(diào)謹慎、穩(wěn)妥原則，用歷史的、辯證的眼光去鑒別會計檔案的存毀，準確無誤地判定檔案的價值，切實做到不錯銷一份檔案，保證館藏檔案的質(zhì)量。根據(jù)《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）規(guī)定，保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明?？傊?jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀。

（四）加強培訓，提高檔案人員鑒定銷毀工作能力。要加強檔案鑒定工作人員的選拔和培養(yǎng)工作，指定專人負責此項工作，職責明確，措施到位。會計檔案鑒定銷毀人員不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，而且要掌握一些財務方面的基礎知識，并具備較強的計算機操作能力。平時要加強與財務部門的業(yè)務溝通和交流，鼓勵鑒定人員參與檔案標準的制訂工作，提高業(yè)務水平和管理能力。加強對鑒定工作的檢查和指導，使其熟練掌握鑒定銷毀工作管理規(guī)定和相關(guān)流程，提高會計檔案法制意識，鞏固鑒定工作的成果，把好檔案銷毀關(guān)，切實做到不錯銷一卷檔案，真正將有價值的檔案保存好，將失去保存價值的檔案銷毀掉，避免良莠不分，造成管理浪費。

[1]財政部會計司.會計檔案管理辦法(征求意見稿)[Z].2014.