信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理改革探討

文/深圳市地鐵集團有限公司 張迪

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信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理改革探討

文/深圳市地鐵集團有限公司 張迪

【摘要】本文主要探討在信息化網絡時代的背景下地鐵工程檔案管理面臨的主要問題，并提出對應的改革措施。

【關鍵詞】信息化環(huán)境；地鐵工程檔案；檔案管理；改革

在信息化網絡環(huán)境的影響下，地鐵工程檔案的管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)。作為檔案管理人員，我們應當充分重視信息化環(huán)境及網絡時代帶來的地鐵工程檔案管理問題，找尋有效的改革措施。

一、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理面臨的問題

（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時。地鐵工程檔案管理跟企事業(yè)單位一般的檔案管理不同，地鐵工程檔案大多數是在建設施工過程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理過程中存在很多不確定的因素。從一條地鐵線路立項到竣工通常需要3-5年的時間，參與地鐵工程建設的單位上百家，形成的文件材料內容繁雜、涉及專業(yè)多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會出現遺漏。當下，大多數地鐵工程參建單位是在工程建設后期才會開始收集、整理文件材料，忽視檔案的及時收集工作，造成文件遺失、原件少而復印件多，原始資料嚴重缺失等，導致檔案管理工作存在不足。

（二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。信息化網絡時代里，網絡和計算機不斷普及，越來越的文件在電腦上直接產生，并通過網絡進行傳輸，在無紙化辦公快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理顯得低效、滯后，不能滿足信息化環(huán)境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單位在工期的限制下各自為陣，只在內部使用一些工程建設管理軟件，對外仍然使用紙質文件，即便一些單位具備信息化意識，也只是通過掃描把收集到的紙質文件材料轉化成電子文件的形式進行保存。

（三）地鐵工程檔案數據存在安全風險。在地鐵工程檔案管理的優(yōu)化過程中，面臨的安全風險主要體現在兩方面：一是檔案管理系統(tǒng)存在安全問題；二是網絡上面臨安全問題。地鐵工程檔案數據安全的保障依靠的主要技術需不斷升級，僅通過設置復雜的密碼、防火墻等手段并不能全面地、長久地確保數據的安全。同時，網絡的不安全性當下已經成為制約地鐵工程檔案管理改革的最大障礙之一。

二、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理的改革措施

（一）堅持地鐵工程建設跟工程檔案管理同步。地鐵工程文件材料沒能及時收集和歸檔是造成檔案管理落后的主要原因之一，而有效的解決措施之一就是堅持地鐵工程建設跟工程檔案管理的同步。例如，地鐵工程檔案管理人員應以地鐵工程施工的進度安排以及使用文件材料的實際情況為依據，及時地、有計劃地跟蹤管理各個參建單位的文件材料收集、整理工作。檔案管理人員要積極到各個參建單位、施工現場等了解文件材料的使用、流轉等情況，弄清楚文件材料的去向，明確材料的回收時間，及時解決文件材料使用、流轉環(huán)節(jié)出現的問題。又如，使用完畢的文件材料，檔案人員應做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按計劃收集，就應加強催收，盡量避免丟失原始的文件材料，確保文件材料完整歸檔。同時，地鐵工程各個階段形成的文件材料較多，收集質量的監(jiān)控顯得異常重要，檔案管理人員應認真核查應歸檔的文件材料，及時檢查材料的準確性、完整性，不符合要求的文件材料應立即返工，保障文件材料的收集質量。

（二）加強地鐵工程檔案管理的信息化建設。地鐵工程檔案管理信息化手段是實現檔案優(yōu)化管理的重要標志。例如，檔案管理人員應積極利用計算機獨有的存儲信息量大、運算速度快、自動化、精確度高、邏輯判斷力強等特征，在收集和整理地鐵工程文件材料的階段就可運用計算機編制檢索目錄，實現對檔案的收集、整理；當把文件材料整理成檔案后，再通過計算機完成接收、查找、借閱、歸還檔案的工作，對于滿足銷毀條件的檔案應自動進行判斷，并給出提示；在地鐵工程檔案管理方面，可直接管理檔案庫房，為檔案編研工作提供統(tǒng)計服務等。此外，地鐵工程檔案管理還可通過推行各種媒體形式檔案的措施提高檔案管理水平，如磁介質檔案、縮微檔案、電子文件檔案等，以提高地鐵工程檔案管理水平。

（三）全面構建地鐵工程檔案管理的安全保障體系。地鐵工程檔案管理的信息保障應全面覆蓋安全防護體系，通過采取各種保護技術和先進的管理手段，確保地鐵工程檔案管理系統(tǒng)安全、網絡安全和應用安全，以實現對地鐵工程檔案的安全管理。首先，檔案管理人員應注重地鐵工程檔案內容、載體安全，尤其要針對涉密檔案的操作人員的資格進行嚴格的審查，并根據人員的職級賦予其相應的操作權限。其次，要加強防護計算機、相關設施設備、運行環(huán)境等的安全，如采用內外網物理隔離、電磁屏蔽等手段，確保能正常使用地鐵工程檔案信息系統(tǒng)。最后，要時常對檔案人員開展保密教育，如要求檔案人員定期學習檔案保密條例，并進行學習成果考核，根據地鐵工程檔案管理的保密要求，嚴格制定并執(zhí)行地鐵工程檔案的保密管理制度，以不斷強化檔案管理人員的安全保密意識。

參考文獻：

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