檔案資料管理信息化發(fā)展趨勢分析

文/秦皇島市山海關(guān)區(qū)檔案館 李秀紅

作為各個單位不可或缺的信息資源，檔案資料有著無可替代的重要性，起著考察利用、科學(xué)研究和歷史憑證的重要作用。由此可見，做好檔案資料管理工作意義重大。隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會領(lǐng)域的各個角落，傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已經(jīng)明顯落后于時代發(fā)展的步伐。在當前形勢背景下，實現(xiàn)檔案資料管理信息化已經(jīng)成為不可阻擋之勢，這是檔案資料管理的必然發(fā)展趨勢。

一、檔案資料管理信息化的涵義

檔案資料能反映一個單位的歷史全貌，實現(xiàn)檔案資料管理信息化是時代賦予檔案管理部門的新使命。顧名思義，檔案資料管理信息化就是通過檔案信息資源的電子化和檔案信息管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過計算機系統(tǒng)加工和處理后，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置和有效應(yīng)用，最后實現(xiàn)檔案信息資源的共享共用，幫助單位提高工作質(zhì)量與效率。很顯然，實現(xiàn)檔案資料管理信息化對單位發(fā)展大有裨益。一方面，這是適應(yīng)時代發(fā)展的必然需要，21世紀是信息技術(shù)時代，實現(xiàn)檔案資料管理信息化，是單位保持與時俱進的最好證明。另一方面，這是保護傳統(tǒng)檔案的必然要求。一些傳統(tǒng)、珍貴的檔案資料由于年代久遠，發(fā)生自然老化或人為損害的問題，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和電子化，可以保護檔案原件，使其壽命不斷延長，降低原件受損的風(fēng)險。同時，實現(xiàn)檔案資料管理信息化還能節(jié)省單位的存儲空間，減輕管理人員的工作負擔。由此可見，實現(xiàn)檔案資料管理信息化勢在必行、刻不容緩。

二、檔案資料管理信息化存在的問題

雖然檔案資料管理信息化具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，檔案資料管理信息化進程并不盡如人意，存在一系列不容忽視的問題。

（一）信息資源建設(shè)存在“重開發(fā)、輕利用”的問題。一些檔案部門為了所謂的“面子工程”，一味強調(diào)檔案館館藏數(shù)字化的數(shù)量，沒有對館藏資源進行充分分析就盲目實施信息化工作。一方面，造成了檔案館人力物力資源的浪費，分散了工作人員的精力。另一方面，這些大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生了不必要的存儲壓力，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負擔大為增加。

（二）開發(fā)檔案信息資源存在“表層化”之嫌。不少檔案部門在開發(fā)檔案信息資源時過于“表面化”，僅僅停留在目錄錄入和數(shù)字化掃描方面。很顯然，如果開發(fā)工作只是滿足于改變檔案資料的存儲方式，而不是探索信息利用方式的轉(zhuǎn)變，那么檔案資料管理信息化很可能就成了“擺設(shè)”，沒有絲毫價值可言。

（三）信息資源開發(fā)沒有形成統(tǒng)一體系。如今，很多檔案部門已經(jīng)開發(fā)了大量的目錄信息資源，但是沒有實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通，沒有將相關(guān)資源實現(xiàn)共享。由于各館的信息資源無法滿足跨平臺、跨系統(tǒng)的信息化應(yīng)用需求，所以導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)各自為政、無法共享的現(xiàn)象，這不利于檔案信息的價值發(fā)揮。再加上檔案資料的機密性，更是加劇了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。

三、促進檔案資料管理信息化的策略

實現(xiàn)檔案資料管理信息化是一項系統(tǒng)工程，需要從多個方面入手，具體而言，要做到以下幾點基本工作：

（一）牢固樹立信息化管理意識。思想影響行動。21世紀是一個全新的時代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會領(lǐng)域的各個角落。各行各業(yè)都要看到信息技術(shù)給自己帶來的影響，檔案部門亦要如此。誠然，在新時期背景下，檔案資料管理工作發(fā)生了前所未有的變化，檔案資料管理人員要保持與時俱進的眼光，改變傳統(tǒng)的管理思想，樹立信息化管理意識，這樣才會在實際工作中積極落實信息化目標。

（二）配置專業(yè)、統(tǒng)一的軟硬件設(shè)備。如今，不少單位各自為政，采用的信息化手段和設(shè)備沒有協(xié)調(diào)性，從而導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)不兼容，為實現(xiàn)檔案資料管理信息化設(shè)置了人為障礙。由此一來，單位應(yīng)該配置專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)，要實現(xiàn)字符自動識別、自動編目和檢索、自動轉(zhuǎn)化、自動上載、自動存儲、自動標引等。只有使用專業(yè)統(tǒng)一的電腦設(shè)備，才能為檔案資料管理信息化提供必要保證。

（三）規(guī)范信息化管理機制。在檔案資料管理機構(gòu)中，所有的檔案信息都存在著統(tǒng)一的邏輯關(guān)系，將它們錄入計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)后就會成為數(shù)據(jù)字段與運行程序之間、數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間彼此依賴的邏輯關(guān)系，以此構(gòu)成計算機檔案資料管理信息化的重要依據(jù)。在這種情況下，規(guī)范管理機制、統(tǒng)一管理標準就成了必須解決的問題，這樣可以為應(yīng)用檔案信息提供方便。否則，要是各單位的檔案部門沒有遵循統(tǒng)一制度，不按照統(tǒng)一標準去處理檔案信息，就會導(dǎo)致檔案網(wǎng)絡(luò)資料無法暢通，無法實現(xiàn)資源共享的目的。

（四）拓寬檔案資料信息化的服務(wù)對象。毫無疑問，檔案資料實現(xiàn)信息化的主要目的就是最大程度地滿足社會對檔案信息的需求。然而從目前來看，我國在確定檔案信息服務(wù)對象時，比較重視為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者服務(wù)，在一定程度上忽視了基層和大眾的需求，另外，采取的服務(wù)方式稍顯落后，服務(wù)理念相對保守。有鑒于此，檔案資料管理信息化要努力拓展服務(wù)對象，為信息找到合適的使用者，同時也為社會大眾找到所需要的檔案信息提供方便。

（五）提高管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，要提高檔案資料管理人員的事業(yè)心和責任心，促使他們在崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績。另一方面，要對檔案資料管理人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們熟知計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)知識，了解電子文件的基本特征，掌握電子檔案管理的全部流程，以此從容有余地開展檔案信息化管理工作。檔案部門可以邀請專家為管理人員開設(shè)講座，為他們介紹最前沿的檔案業(yè)務(wù)知識，還要促使管理工作人員多交流、多溝通，查缺補漏，一起進步。也可以安排專職檔案干部為工作人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，接受他們的業(yè)務(wù)咨詢，竭力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。

四、結(jié)束語

在信息技術(shù)時代背景下，實現(xiàn)檔案資料管理信息化已是重要趨勢。單位的檔案部門要正視這股時代潮流，采取多種措施積極落實信息化進程，這樣才能讓檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。同時，面對信息化進程中存在的種種問題，檔案部門要利用各種手段予以解決，這樣才能讓檔案資料信息化進程走上正軌，緊跟時代發(fā)展的步伐。

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