基于風(fēng)險(xiǎn)管理的電子檔案管理

文/山東濰坊峽山生態(tài)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)社會綜合服務(wù)中心 曾慶凱

電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權(quán)訪問以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理研究，具有重要意義。

一、電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)

Cooper D．F和Chapman C．B對風(fēng)險(xiǎn)給出了較權(quán)威的定義：“風(fēng)險(xiǎn)是由于從事某項(xiàng)特定活動過程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)或財(cái)務(wù)的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)主要是指電子檔案文件在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中很容易被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。

二、風(fēng)險(xiǎn)管理

通過對風(fēng)險(xiǎn)控制等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的程序設(shè)計(jì)主要包括風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對三個(gè)部分。

（一）風(fēng)險(xiǎn)識別。風(fēng)險(xiǎn)識別是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估的基礎(chǔ)和前提，主要指“尋找”和“分類”風(fēng)險(xiǎn)因素這兩項(xiàng)內(nèi)容。我們希望通過風(fēng)險(xiǎn)識別對電子檔案風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個(gè)理性認(rèn)知，如果把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)列出在清單上，就能達(dá)到較好的識別效果。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)從性質(zhì)上劃分，主要有：1.電子檔案真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的真實(shí)性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時(shí)的一致。電子檔案的真實(shí)性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會價(jià)值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時(shí)遷移電子檔案也可能導(dǎo)致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。2.電子檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的完整性風(fēng)險(xiǎn)主要是指應(yīng)該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應(yīng)該有的價(jià)值。3.電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評估。風(fēng)險(xiǎn)評估是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元組完備集風(fēng)險(xiǎn)理論，即。其中，表示風(fēng)險(xiǎn)，表示第個(gè)不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標(biāo)；角標(biāo)是指是一個(gè)完備集。集合中的元素只是風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)答案，而整個(gè)集合才是全部風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評估可以按照這些步驟進(jìn)行：首先，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險(xiǎn)要素表，即把風(fēng)險(xiǎn)識別出來的風(fēng)險(xiǎn)因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率值。第三，評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，確定對應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)后果值集。最后，進(jìn)行綜合風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)，劃分出幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級。

（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避通常有三種方法：通過應(yīng)用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓(xùn)和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應(yīng)用技術(shù)來規(guī)避（如設(shè)置密碼）。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移可以通過重新考慮如何提供服務(wù)，修改配置模式，外包給其他機(jī)構(gòu)、購買保險(xiǎn)，或者與提供商簽署服務(wù)合同來實(shí)現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復(fù)雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到處理這些風(fēng)險(xiǎn)比較有經(jīng)驗(yàn)的另一個(gè)機(jī)構(gòu)中。風(fēng)險(xiǎn)緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時(shí)同時(shí)也會降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。

事實(shí)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案管理過程中，應(yīng)該從風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的源頭上就避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或者在風(fēng)險(xiǎn)來臨時(shí)，采取相應(yīng)的措施緩解風(fēng)險(xiǎn)造成的損失，具體可做到如下幾點(diǎn)：1.以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識，提升業(yè)務(wù)能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。2.建立一套合理而健全的管理制度。俗話說，“三分技術(shù)，七分管理”，組織內(nèi)電子檔案管理制度的建立，往往比購買設(shè)備、提高技術(shù)還能起作用、還重要。國內(nèi)外電子檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，大多數(shù)的威脅來自組織內(nèi)部，對內(nèi)部威脅的防范比對外部威脅的防范更困難。而防范內(nèi)部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。

[1] 李琪.電子檔案管理及其風(fēng)險(xiǎn)控制分析. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，(7): 287.

[2] 何云.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理研究(續(xù)). http://pm.csai.cn/risk/No079.htm，2003-04-21.